Cómo crear trabajos en equipo

La teoría tradicional del diseño del trabajo propone una mirada de arriba hacia abajo en la distribución de tareas, niveles de autoridad y recursos para asegurar que las organizaciones operen de manera eficiente y al mismo tiempo que la satisfacción del trabajo esté igualmente disponible. Sin embargo, el cambios en los valores de la fuerza de trabajo actual — incluyendo el deseo de una mayor flexibilidad, propósito y autoridad en la vida laboral, han revelado limitaciones sustanciales a una mirada autocrática del trabajo.

Desde su introducción hace dos decenios, elaboración de trabajos ha intentado remediar esta situación permitiendo a los trabajadores influir en las responsabilidades de sus funciones de acuerdo con sus preferencias y pasiones. Con la competencia por el talento se intensifica, las organizaciones claman por formas de mantener a sus mejores personas motivadas. La creación de empleo ha sido una solución que las empresas han alcanzado para ayudar a optimizar la satisfacción y el rendimiento de las personas asegurándose de que sientan un sentido de propósito a través de sus contribuciones.

Ya sea promovido por recursos humanos o invitado por un gerente, la gente está encontrando cada vez más alineamiento entre sus preferencias y su trabajo. Esto es indudablemente positivo. Investigación ha demostrado que la elaboración de trabajos es realmente exitosa en mejorar rendimiento individualc e, así como la satisfacción de los empleados.

Centro de información

La Era de la Artesanía de Trabajo

Patrocinado por UpworkDiseña el trabajo que quieras.

Pero muchos expertos y líderes organizacionales critican la práctica, luchando por encontrar formas de hacer que la elaboración de trabajos sea práctica en todo un equipo u organización. El compensación entre satisfacción individual y eficiencia general se siente, para muchos líderes, como un mal trato. Hemos visto esto en nuestro trabajo una y otra vez. Más recientemente, un cliente nuestro fue abordado por alguien de su equipo pidiendo que «trabajara» su papel porque habían crecido sin desafíos e incumplidos. En privado, nos lamentó: «¿Debería dejar que todos hagan lo que quieran y se olviden de la compañía? Y si dejo que una persona lo haga, ¿tengo que dejar que todo el mundo?»

Nuestro cliente nos estaba describiendo lo que muchos líderes han descrito a lo largo de los años: que la creación de puestos de trabajo parece dar a los empleados la oportunidad de centrarse en las cosas que les importan a costa de la influencia gerencial y la eficacia del equipo más amplia.

Mientras que los líderes con los que trabajamos típicamente reconocen los beneficios de una mayor lealtad y satisfacción, lograr eso para un individuo a expensas del todo los coloca entre la roca proverbial y un lugar duro. Comprensiblemente, las personas en posiciones de liderazgo temen que al dejar que los miembros de su equipo elijan el trabajo que más les gusta, no se hará un trabajo vital que puede no ser deseable o que quede fuera de las fortalezas de un empleado.

Creemos que las tensiones entre satisfacer los deseos individuales de un trabajo significativo al tiempo que se cumplen las obligaciones de un equipo con la organización no necesitan ser enfrentadas entre sí. Nuestro enfoque de la creación de trabajo en equipo permite a los líderes vivir en esas tensiones naturales al permitir a los empleados elegir el trabajo que los cumple, al tiempo que satisfacen las obligaciones laborales de la todo el equipo. De hecho, la elaboración de trabajos como equipo da a los gerentes una ventaja decidida. Proporciona a los líderes un conjunto más amplio de habilidades y una manera de maximizar el mandato colectivo de un equipo a la organización, utilizando sus aspiraciones y pasiones reales.

En una organización con la que trabajamos, tres meses después de implementar trabajos recién hechos para su equipo, nuestro cliente dijo: «Es como noche y día. La gente me está trayendo ideas creativas, la energía del equipo se ha disparado y nuestra tasa de cierre de casos casi se ha duplicado».

La elaboración de trabajos en equipo es un proceso de tres pasos mediante el cual los líderes y sus equipos:

1. Identificar las contribuciones estratégicas que el equipo hace a la organización.
2. Definir las aspiraciones y capacidades del equipo.
3. Distribuya el trabajo a través de la combinación de pasiones, habilidades y aspiraciones profesionales de los miembros del equipo, al tiempo que garantiza que se cumplan los requisitos de la organización en general.

Este proceso hace que las compensaciones inherentes que normalmente solo ven el líder sean transparentes para todo el equipo, lo que permite a todos compartir la propiedad para gestionarlas.

Paso uno: Identifique la contribución estratégica de su equipo. Cada equipo o función agrega un valor distinto a la estrategia de la organización. Los departamentos de finanzas están vigilando las relaciones con los inversores mientras mantienen los presupuestos en buen camino. Responsabilidad Social Corporativa analiza los impactos de la cadena de suministro en empresas agrícolas internacionales. El marketing está tratando de dar forma a las percepciones de la marca mediante la participación de las plataformas de redes sociales. Dependiendo de la industria, la etapa de madurez y el entorno competitivo, cada empresa necesita algo específico de sus diversos equipos y departamentos. Comprender la contribución estratégica de su equipo es importante porque garantiza que los miembros de su equipo primero comprendan cómo contribuyen al éxito de toda la organización. Comenzando con este inventario también ayuda a priorizar las contribuciones más importantes del equipo como el mismo trabajo que les ayudará a cumplir sus mayores aspiraciones.

Un líder con el que trabajamos habló a este punto. Después de hacer un trabajo individual con un pequeño grupo de altos potenciales en su equipo, dijo: «Dejaron nuestras sesiones individuales después de revisar sus trabajos recién hechos sintiéndose empoderados, ¡pero no quedaba nadie para lavar los platos!»

Si los parámetros para la elaboración de trabajos no están situados dentro del trabajo crítico del equipo, los gerentes pueden quedarse sosteniendo una bolsa de trabajo que nadie quiere. El poder de la creación de trabajo en equipo es que crea una mayor visibilidad y visión de cómo el trabajo de todo el equipo se combina en su contribución compartida y encaja en la historia más amplia de la organización: platos y todo.

Paso dos: Mapee las aspiraciones individuales y compartidas de su equipo. Con una comprensión de lo que la organización espera de su equipo, el siguiente paso es preguntar a la gente qué quieren lograr y por qué.

Satya Nadella comenzó su liderazgo en Microsoft pidiendo a su equipo que describiera cuál era su propósito y cómo Microsoft era una plataforma para que cumplieran ese propósito. Siguiendo el ejemplo de Satya escuchando de todo el mundo, el trabajo en equipo asegura que no son solo los empleados más proactivos, vocales o favorecidos los que tienen oportunidades de alinear su trabajo y sus pasiones.

En este paso, cada persona en el equipo primero debe anotar, luego compartir lo que creen que son sus mayores dones, y qué trabajo creen que más cumple con su sentido de propósito. A continuación, pídales que identifiquen las cosas que quieren lograr juntos. Preguntas simples como, «¿Qué queremos lograr juntos en los próximos 18 meses?» o «Imagine la reunión de todas las manos a finales de este año. ¿Por qué vamos a conseguir un premio?» abre las mentes no solo a lo que se requiere del equipo, sino también a lo que es posible a través del equipo.

La elaboración de trabajos en equipo se convierte en una herramienta para aumentar el propósito individual y de equipo. A medida que cada persona comparte sus aspiraciones individuales y compartidas, los colegas hacen preguntas para comprender mejor y aprender cómo apoyarlas. Como resultado, esta parte del proceso amplifica un sentido de conexión y pertenencia, ya que todos sienten un interés personal en las aspiraciones de los demás.

También es importante recordar que cada equipo tiene algunas tareas que se sienten como «lavar los platos». Aún así, alguien tiene que hacerlas. El poder de este enfoque es que usted aumenta las probabilidades de descubrir a aquellos que pueden hacer esas tareas de manera más creativa o efectiva, o a quienes no les importa hacerlas. En algunos casos, el proceso también revela actividades superfluas que simplemente deben eliminarse, liberando capacidad que puede ser redirigida a actividades más críticas.

En otros casos, es posible que descubras desfases entre el propósito y las pasiones de un individuo y lo que el equipo está encargado de hacer. Cuando esto sucede, es importante que usted tenga una conversación privada con ellos acerca de su carrera, una dirigida a ayudarles a buscar oportunidades en un equipo, o a veces incluso en otra organización, más adecuada a sus ambiciones.

Paso tres: crear trabajos que combinen habilidades y pasiones individuales con compromisos estratégicos. Armado con una comprensión compartida de los compromisos estratégicos del equipo con la organización y un inventario de las aspiraciones individuales y compartidas del equipo, ahora puede crear trabajos que abarcan ambos. Se trata de un proceso iterativo para garantizar que el trabajo se distribuya equitativamente y que los trabajos que cree sean realistas. Manteniendo estos análisis uno al lado del otro, facilita una conversación con tu equipo para ayudarles a identificar lugares obvios donde las habilidades y pasiones individuales coinciden con sus obligaciones.

En una organización cliente con la que hicimos esto, el proceso reveló que muy pocas personas se habían dedicado a los mayores compromisos estratégicos, mientras que demasiadas se habían asignado a trabajos mucho menos importantes. Descubrieron que había más personas que querían y eran capaces de hacer el trabajo más estratégico de lo que el gerente había asumido, permitiéndoles crear trabajos que aprovecharan habilidades vitales para el trabajo de misión crítica. En última instancia, la mayor parte de cada trabajo elaborado debe conectar el trabajo estratégico con las habilidades y aspiraciones de quienes lo harán.

Necesitarás creatividad para hacer las compensaciones necesarias en lugares donde más de una persona tiene pasión y habilidad por el trabajo que necesita menos gente de la que hay que hacerlo. Los enfoques innovadores como las rotaciones trimestrales, el trabajo compartido o la sombra para aquellos que quieren aprender cosas nuevas pueden ser muy útiles en tales casos. Si hay un conjunto de tareas similares a los «platos» de su equipo, el equipo puede encontrar colectivamente formas de asumir la responsabilidad de ese trabajo. Por lo general, están mucho más dispuestos a asumir los trabajos creados por los que ahora están más entusiasmados.

También es importante que su socio de Recursos Humanos participe en el proceso para asegurarse de que se mantenga dentro de las directrices de las bandas de compensación y las calificaciones de posición de su organización. En algunos casos, es posible que sea necesario volver a clasificar los trabajos recién elaborados.

Nuestra experiencia con el trabajo en equipo es que el compromiso individual y la satisfacción se maximizan porque está directamente alineado con el éxito organizacional. Para los líderes de equipos cuyo trabajo está altamente interconectado, por lo que es difícil permitir que un miembro trabaje craft, el trabajo en equipo es una manera de gestionar prácticamente las tensiones entre el éxito individual y colectivo y el significado, logrando niveles más altos de ambos.

— Ron Carucci Jarrod Shappell Via HBR.org