Colaborar en línea es a veces mejor que cara a cara

Si está adoptando la colaboración en línea como un mal necesario (la única manera de trabajar con un equipo cada vez más disperso de trabajadores globales o remotos, por ejemplo), entonces lo está haciendo mal. La colaboración en línea no es el segundo mejor sustituto del trabajo presencial: es un complemento con sus propias ventajas y ventajas.

Sí, unir a su equipo con herramientas de comunicación online como Yammer y Slack puede ayudarle a mitigar el impacto disruptivo de las personas que trabajan desde casa y no en la oficina. Sí, las herramientas de gestión de proyectos orientadas a los equipos, como Basecamp, pueden ayudar con los desafíos de coordinación que implica trabajar con equipos repartidos por todo el mundo en lugar de por todo el edificio. Y sí, compartir conocimientos con wikis o Evernote, o ser coautor a través de Google Drive, son opciones útiles cuando no puede simplemente pasarle un documento a la persona del final del pasillo.

Pero si lo único que pide a la colaboración en línea es la magia del trabajo cara a cara, está condenado a la frustración. Al fin y al cabo, sabemos que trabajar en un lugar compartido tiene ventajas únicas ( como el poder creativo de las interacciones espontáneas) o hablar en persona ( como aprovechar la comunicación no verbal). Y ni siquiera las mejores instalaciones de telepresencia o redes sociales internas pueden reemplazar lo que perdemos cuando dejamos de trabajar codo a codo o cara a cara.

Sin embargo, en muchas circunstancias, la colaboración en línea es preferible a la colaboración en persona. Centrarse en lo que la colaboración en línea puede hacer de manera única le permitirá darse cuenta de sus beneficios e identificar los tipos particulares de proyectos, tareas y equipos que se benefician al trabajar juntos en línea.

La colaboración en línea, como la mayoría de los fenómenos digitales, es buena para resolver problemas muy específicos: problemas de tiempo, problemas de distancia y problemas de comunicación. Al resolver los problemas de tiempo, se crean las ventajas de los ciclos de producción ininterrumpidos; al resolver los problemas de distancia, se posibilitan nuevos equipos diversos; y al resolver los problemas de comunicación, nos permite trabajar juntos de manera que se aprovecha un conjunto más amplio de habilidades y capacidades. Cuando utilizamos la colaboración en línea para respaldar tareas y proyectos que aprovechan específicamente estas ventajas distintivas, vamos más allá de tratar la colaboración en línea como una curita para el problema de los equipos dispersos y la utilizamos para hacer avanzar nuestro trabajo y nuestras organizaciones.

Aproveche los ciclos de producción ininterrumpidos, sin duda la ventaja más reconocida de la colaboración en línea. Cuando trabaja con un equipo virtual, puede terminar su jornada laboral a las 5:00 o a las 6:00, enviar su producto de trabajo o pregunta a un compañero de otra zona horaria y tener una respuesta o el siguiente paso del proceso esperando para cuando vuelva a su escritorio por la mañana.

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Igual de valioso, su propia jornada laboral puede estar más repleta de acción: en lugar de esperar a la reunión o la llamada en la que se aborde su pregunta o se proporcione el dato que falta, puede ponerse en contacto con un colega mediante un mensaje instantáneo o un correo electrónico o, mejor aún, encontrar la respuesta usted mismo accediendo a una wiki o base de conocimientos interna.

Cuando trabaja en un equipo o proyecto que implica tareas discretas, conjuntos de conocimientos definidos y dependencias, está en una buena posición para aprovechar las ventajas de la colaboración en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Si está trabajando en un proyecto que requiere que pase el testigo a un colega para hacer avanzar un proyecto, o en el que dependerá de las aportaciones de un compañero o de la finalización de una tarea para hacer su propio trabajo, puede que le vaya mejor trabajar con un equipo disperso que con los compañeros del final del pasillo. Y si el tipo de información que necesita de sus colegas adopta la forma de respuestas en blanco y negro o conocimientos comunes que se puedan compartir en línea, trabajará de manera más eficiente cuando las personas compartan información de forma electrónica y a pedido, en lugar de de forma intermitente y cara a cara.

La posibilidad de reunir a diversos equipos es otra ventaja de la colaboración en línea, ya que funciona mano a mano con la producción las 24 horas del día, los 7 días de la semana, si dirige un equipo global que trabaja en conjunto en todas las zonas horarias. Sin embargo, la diversidad que permite la colaboración en línea va más allá de la simple (pero poderosa) capacidad de encontrar miembros del equipo de todo el mundo. La colaboración en línea también facilita la contratación de personas y recursos de otras organizaciones y el acceso a las formas emergentes de mano de obra bajo demanda, como Fiverr, oDesk y Elance.

Este enfoque tiene el máximo valor para los proyectos que requieren habilidades o conocimientos específicos y para abordar problemas que requieren una nueva perspectiva. Si está intentando llegar a una base de clientes que antes no veía, o si quiere introducir un producto que represente un cambio importante con respecto a sus ofertas anteriores, se beneficiará de un equipo que represente a su comprador objetivo o que pueda pensar en su empresa, mensaje o productos de nuevas maneras. Si está trabajando en una entrega o en una innovación que requiere habilidades altamente especializadas (habilidades que no existen en su propia empresa), la capacidad de diversificar su equipo de productos dará sus frutos con un resultado o producto mejor. Al aprovechar una gama más diversa de habilidades y conocimientos en un mercado laboral global, podrá obtener mejores resultados trabajando de forma virtual de los que podría esperar si trabajara dentro de su propio equipo u organización.

Eso significa que, en lugar de confiar en su diseñador interno, puede acudir a un diseñador con experiencia en el tipo concreto de producto que está creando. En lugar de recurrir a las mismas personas con las que ha trabajado en sus últimos cinco proyectos, puede formar un equipo que aborde su problema con una visión nueva y aporte nuevas ideas. En lugar de conformarse con la gama de habilidades profesionales que hay en su propia oficina u organización, puede acceder a una red global de profesionales y encontrar a la persona en particular que necesita para este proyecto.

Una última ventaja de la colaboración en línea es la posibilidad de adaptarse a una gama más amplia de estilos de comunicación y trabajo. Si es el tipo de persona que siempre habla en las reuniones (culpable de los cargos), el lugar de trabajo tradicional puede que le vaya muy bien. Pero se está perdiendo la perspectiva y el talento de las personas a las que les gusta reflexionar sobre un problema antes de contribuir, o los de las personas que se comunican mejor visualmente o por escrito que en voz alta.

La capacidad de apoyar una variedad de estilos de trabajo y comunicación es especialmente útil para proyectos complejos que requieren la participación de pensadores del hemisferio derecho e izquierdo. Si está trabajando en un problema definido de forma limitada que entra dentro de un campo o área de especialización específica, no le importará tener un grupo homogéneo sentado alrededor de la mesa; si aborda algo más amplio o ambiguo, se beneficiará de la colaboración en línea que aprovecha un grupo más ecléctico de colaboradores y estilos de pensamiento.

Obtendrá el mayor payoff de la colaboración en línea si utiliza una gama ecléctica de herramientas de colaboración que admiten una diversidad de estilos de trabajo y comunicación. Mezcle presentaciones de PowerPoint en línea con documentos escritos colaborativos en Google Drive; utilice herramientas de mapas mentales virtuales, como Lucidchart y Mindmeister, para fomentar las contribuciones de las personas que piensan de forma visual, y utilice herramientas de gestión de proyectos en línea, como Basecamp, para ayudar a los miembros del equipo que necesitan tareas e hitos claros.

Abordar la colaboración en línea como una forma de trabajo distintiva (y que ofrece ventajas únicas) nos permite ir más allá del uso de la colaboración en línea como sustituto de la colaboración cara a cara y ver que no deja de ser insuficiente. En cambio, tenemos que tratar la colaboración en línea y en persona como formas de trabajo complementarias, adecuadas a los diferentes contextos y problemas. Cuando adoptemos la colaboración en línea como una forma poderosa de trabajar por derecho propio, dejaremos de lamentar el fin de la oficina tradicional y empezaremos a aprovechar el potencial de un lugar de trabajo diverso y flexible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.