Emprendimiento.

Clockwork

Astraed

04 jul. 2023 — 15 min read

Di adiós al estrés de la pequeña empresa.

El sueño de tener una pequeña empresa puede convertirse rápidamente en una pesadilla. Imaginas un horario flexible. En realidad, trabajas las veinticuatro horas del día para cubrir gastos. Imaginas sentirte orgulloso de tu trabajo. En realidad, te convences de que sólo tú puedes hacerlo correctamente y eres incapaz de delegar. Imaginas la libertad financiera. En realidad, años después de crear tu empresa, sigues sin cobrar un sueldo.

Entonces, ¿cuál es el siguiente paso? No te preocupes. No es hora de rendirse y volver al trabajo de nueve a cinco. Puedes hacer que tu pequeña empresa funcione. Pero tendrás que hacer que funcione sin arruinarte. En pocas palabras, tienes que hacer que tu negocio funcione sin tú. Y esto significa llegar a un punto en el que puedas dar un paso atrás, elaborar estrategias y aprovechar nuevas oportunidades.

En este resumen, aprenderás

qué tienen que ver las colmenas de abejas con la pequeña empresa;
Qué tienen que ver las colmenas con la pequeña empresa
qué son las cuatro dimensiones del trabajo;y
cómo encontrar tu nicho y maximizar tus ingresos
.

¿Eres absolutamente crucial para el éxito de tu empresa? Si la respuesta es un sí rotundo, puede que tu empresa tenga un problema.
Por qué?
Aquí tienes por qué: Tu empresa tiene que ser capaz de prosperar sin tú. Si tú eres el secreto de su éxito, entonces es probable que estés sobrecargado de trabajo, estresado y permanentemente desconectado. Ahora bien, puedes pensar que la solución a estos problemas es la productividad. Todo lo que tienes que hacer es exprimir más trabajo en menos tiempo. Pero trabajar más no es una solución. Es una trampa.
El mensaje clave de este resumen es: No caigas en la trampa de la productividad.
La ley de Parkinson establece que nuestro consumo de un recurso se expande para satisfacer su oferta. Reserva un tiempo infinito para trabajar, y lo utilizarás. Claro que puedes optimizar ese tiempo mediante la productividad. Pero, ¿qué haces con el tiempo que liberan los trucos de productividad? Bingo! Encuentras más trabajo para llenar el tiempo extra - y, así de fácil, has caído en la trampa de la productividad.
No quieres ser más productivo. Quieres lograr eficiencia organizativa,donde tus recursos trabajen en armonía, maximizando el rendimiento, y donde estés aprovechando los talentos de tu equipo, y señalando y cumpliendo las tareas clave en lugar de apresurarte a través de una lista de tareas pendientes al azar.
En resumen, debes aspirar a una eficiencia específica, no a una productividad generalizada.
Pero puedes encontrarte con un problema.
Pero puede que te encuentres con un obstáculo importante: tú. Al fin y al cabo, eres humano, y a los humanos nos reconforta lo familiar. Aunque la rueda de hámster de la productividad te ponga enfermo, la rutina del adicto al trabajo te resulta familiar. Te hace sentir que estás dando lo mejor de ti mismo.
Pero tu adicción al trabajo no te hace sentir bien.
Pero tus hábitos adictos al trabajo te están dando una visión de túnel. Si no puedes tomarte un descanso, es fácil que te encuentres en un ciclo en el que respondes a lo urgente en lugar de ocuparte de lo importante: corrigiendo pequeños errores en lugar de alcanzar objetivos a gran escala. Muy pronto, tu jornada laboral se pasa apagando un incendio tras otro, pero ninguna de esas decisiones reaccionarias está dirigiendo tu negocio en la dirección correcta.
Puede que te sientas cómodo atascado en la sobremarcha. Puede que incluso creas que eso demuestra tu compromiso con tu negocio. Pero la verdad es que te está frenando.
La verdadera solución no es trabajar más. Es trabajar menos. Más concretamente, es implantar los sistemas que te permitirán trabajar menos. El siguiente resumen te dirá exactamente cómo hacerlo.
Nosotros experimentamos el mundo en tres dimensiones, pero en los negocios hay cuatro. Llamémoslas las Cuatro D del trabajo: hacer, decidir, delegar y diseñar.
Cuando comenzaste tu negocio, probablemente estabas en modo hacer, es decir, lo hacías todo tú solo. Eras director general, gerente de recursos humanos y recepcionista, ¡todo en uno! Pero si quieres que tu empresa crezca, tienes que dejar de hacer y pasar a diseñar.
La clave del éxito.
El mensaje clave aquí es: No hagas el trabajo, diseña el trabajo.
Cuando estás atascado haciendo, no tienes tiempo para diseñar. En el modo de diseño, pones en práctica las ideas e innovaciones que harán evolucionar tu negocio. Piensas en flujos de trabajo y próximos pasos, no en facturas y calendarios. El trabajo que haces como diseñador tiene una recompensa mucho mayor que el trabajo que realizas en el modo hacer.
Piensa en ti como en un entrenador y en tus empleados como en tu equipo: están jugando en el campo. Debes ser tú quien diseñe las jugadas. Pero para ello, tienes que salir del campo y entrar en el banquillo del entrenador.
¿Cómo lo haces?
¿Cómo lo haces? Bueno, aquí es donde entran en juego las otras tres D.
Típicamente, cuando contratas personal, empiezas decidiendo además de haciendo. Decides qué tareas asignar a los demás y si las han completado satisfactoriamente. Pero decidir puede consumir tanto tiempo como hacer. Dedica demasiado tiempo a decidir y no tendrás tiempo para hacer el trabajo de diseño que evitará que tu empresa se estanque.
Necesitas subir de nivel: de decidir a delegar. Y no debes delegar sólo una tarea: debes delegar todas las decisiones en torno a esa tarea. Esto puede significar que tu empleado aborde la tarea de forma diferente; puede que incluso cometa errores que tú no habrías cometido. Pero, en última instancia, ceder el control es lo mejor para tu empresa.
¿Por qué? Bueno, delegar es lo que te saca del campo y te lleva al banquillo de los entrenadores, donde puedes diseñar.
Pero ten en cuenta que, en última instancia, ceder el control es lo mejor para tu empresa.
Pero ten en cuenta que aunque diseñar sea tu prioridad, las otras tres D siguen siendo cruciales. En última instancia, tu empresa debería dedicar el 80% de su tiempo y recursos a hacer, el 2% a decidir, el 8% a delegar y el 10% a diseñar. Demasiado tiempo diseñando significa que tu personal está demasiado ocupado elaborando estrategias para ejecutarlas realmente; por otra parte, si el 95 por ciento de tu tiempo se dedica a hacer, estás prestando demasiada atención al trabajo y no la suficiente a cómo podría mejorarse.
En cada colmena, una abeja desempeña el Papel de Abeja Reina: pone huevos. Puesto que su función es crucial para la supervivencia de la colmena, todas las demás abejas hacen de la Abeja Reina su prioridad número uno. Atienden todas sus necesidades, manteniéndola alimentada y cómoda. Sólo asumen otras responsabilidades, como la recolección de polen, cuando están satisfechas con las necesidades de la abeja reina.
¿Qué tiene que ver esto con tu pequeña empresa? La verdad es que tiene mucho que ver.
He aquí el mensaje clave: Identifica y protege tu Papel de Abeja Reina.
¿Cuál es el papel de abeja reina de tu empresa? Pues trata de identificar la tarea crítica que impulsa el progreso de tu empresa. Muchas tareas son críticas, por supuesto. Sin facturación, puede que no te paguen. Pero cuál es la más crítica, la tarea que, de no hacerse, dejaría a tu empresa muerta en el agua. En una empresa de relaciones públicas, por ejemplo, esa tarea podría ser comunicarse eficazmente con los clientes. En una agencia de publicidad, podría ser hacer marketing directo mejor que cualquier agencia de la competencia.
Quienquiera que lleve a cabo esta tarea desempeña actualmente el papel de abeja reina. Esa persona podría ser el propietario de la empresa, pero no necesariamente. También podría ser el director creativo o el jefe de ventas. O podría estar al servicio de un equipo de personas. Ten en cuenta que tu prioridad no es la persona que desempeña el papel. Es el propio papel.
Una vez que hayas identificado el Papel de Abeja Reina, tus siguientes pasos son sencillos. Todas las demás abejas de la colmena deben trabajar para garantizar que la Abeja Reina esté plenamente capacitada para hacer su trabajo. Sólo cuando lo hayan conseguido, podrán dedicarse a sus propias tareas principales.
Pongamos que tienes un restaurante famoso por servir una comida impecable. De hecho, servir comida impecable es la función de la Abeja Reina, y tu equipo de chefs desempeña ese papel. Todos los demás tienen su propio trabajo, pero primero tienen que servir a la Abeja Reina.
En una noche ajetreada, los camareros pueden tener mesas con platos sucios que limpiar al mismo tiempo que la cocina tiene platos frescos y calientes listos para salir. ¿Qué tarea deben hacer primero? Muy sencillo. Los platos calientes siempre tienen prioridad. Tener las mesas limpias, aunque es agradable, no está relacionado con el papel de abeja reina de tu empresa.
Del mismo modo, asegúrate de que los trabajadores que desempeñan el Papel de Abeja Reina no se distraigan de sus tareas cruciales. Si se estropea el lavavajillas, no apartes a los cocineros de su trabajo para fregar los cacharros. Busca a otra persona para que intervenga.
Todas las funciones de tu lugar de trabajo son importantes. Pero tu éxito depende de lo bien que se desempeñe el papel de Abeja Reina. Así que conviértelo en tu máxima prioridad.
¿Cómo se pela un plátano? ¿Empiezas por el tallo, como la mayoría de la gente? Si ese es también tu enfoque, entonces no estás pelando el plátano de forma óptima. La presión que ejerces en el tallo al pelarlo puede hacer que el plátano se magulle y se ponga blando. Los monos, en cambio, pelan los plátanos agarrando el tallo y aplicando presión en el extremo opuesto, de modo que la cáscara se desliza fácilmente.
Cuando diriges una pequeña empresa, eres un poco como un mono que conoce la mejor forma de pelar un plátano. Al fin y al cabo, los monos viven y respiran plátanos. Han pensado mucho en el proceso de pelado. Tus empleados, en cambio, probablemente no sepan cuál es la mejor manera de pelar un plátano. ¿Por qué? Porque no se lo has dicho.
El mensaje clave de este resumen es: Los procedimientos operativos normalizados permiten que cada uno trabaje al máximo de su potencial.
¿Alguna vez has mirado el trabajo de tu equipo con frustración y has pensado: "Si quiero que las cosas se hagan bien, tengo que hacerlas yo mismo"? Si es así, probablemente no has comunicado claramente los mejores procedimientos normalizados de trabajo, o PNT. Cada tarea clave que realice tu equipo debe estar sistematizada. Y ese sistema debe comunicarse con claridad y registrarse de forma que sea accesible para todos.
¿Cómo lo haces?
¿Cómo se establecen los PNT? Bueno, primero tienes que capturar tus tareas clave. Para ello, utiliza el modelo ACDC. Básicamente, todas las tareas que realiza tu empresa se englobarán en una de estas categorías: atraer, convertir, entregar, cobrar.
Tareas como el marketing te ayudan a atraer posibles clientes. Tareas como concertar reuniones te ayudan a convertir a esos clientes potenciales en clientes. Tareas como el envío o los informes te ayudan a cumplir tu promesa a los clientes. Y tareas como la contabilidad y la facturación te ayudan a cobrar el pago de los clientes.
Enumera todas las tareas que realiza tu empresa para que fluyan a través del modelo ACDC y tendrás una instantánea de las tareas que necesitan sistematización. A continuación, decide cómo quieres capturarlas. Probablemente tú o un miembro del personal ya realizáis bien estas tareas. Simplemente registra ese proceso, por escrito o en vídeo.
Ahora que has capturado tus PNT, tienes que delegar. Advertencia: prepárate para un montón de preguntas. Si tu personal se encuentra con dificultades, esos PNT tendrán que ajustarse o incluso rehacerse.
Pero una vez que hayas capturado tus PNT, no te preocupes.
Pero una vez que hayas perfeccionado tus PNT, las tareas se realizarán sin problemas y de manera uniforme.
¿Prefieres ganar 50 $ la hora o 5 $ la hora? Es obvio: ¡prefiere los 50 $! ¿Verdad?
Bueno, sí y no. Si eres un empresario en solitario, contratar a alguien para que haga crecer tu equipo significa perder una parte de tus beneficios, lo que puede hacer que pases de ganar 50 $ la hora a ganar 5 $ la hora. No es de extrañar que tantos solopreneurs decidan apretar los dientes y seguir por su cuenta.
Pero cuando te quedas con esos 50 $, impides activamente que tu negocio crezca. Si una nueva contratación puede aportarte 5 $ la hora, dos nuevas contrataciones pueden aportarte 10 $ la hora, y un equipo de 100 empleados puede aportarte fácilmente 500 $ la hora. Así que, en realidad, reducir tus ingresos a corto plazo es a menudo el camino más rápido para hacerlos crecer a largo plazo.
El mensaje clave es: Tú puedes hacer crecer tu negocio para que genere ingresos sin ti.
Hacer crecer tu equipo no es sólo un método probado para aumentar tus ingresos a largo plazo. Te libera para el trabajo de diseñar. Y convierte tu empresa en un mecanismo de relojería que puede seguir funcionando incluso sin tu ayuda constante. Realiza nuevas contrataciones y cosecharás los beneficios... si lo haces bien, claro.
El truco no está sólo en contratar a la persona adecuada. Se trata de contratar a la persona adecuada, con las aptitudes adecuadas y en el puesto adecuado. ¿Te parece desalentador? Pues aquí tienes unos cuantos consejos para asegurarte de que contratas a la persona adecuada:
No contrates a la persona adecuada.
No contrates únicamente por las aptitudes. Con demasiada frecuencia, los empresarios se centran en encontrar a alguien cuyas aptitudes coincidan exactamente con el puesto que anuncian. Por supuesto, las aptitudes están muy bien, pero los empleados con aptitudes pueden estar anclados en sus costumbres. Sus flujos de trabajo, prioridades y actitud pueden no coincidir con los tuyos. No olvides que las habilidades se pueden enseñar. La pasión, el entusiasmo y el trabajo en equipo no.
Ofrece a los posibles empleados lo que quieren. Y recuerda que puede que no se trate de un salario elevado; puede que los trabajadores también valoren la flexibilidad, la libertad creativa o la posibilidad de mejorar sus cualificaciones. Intenta adaptar sus funciones a lo que es importante para ellos. Tendrás más probabilidades de retenerlos y de que hagan su mejor trabajo.
Por último, haz contrataciones diversas. Da prioridad a la contratación de personas de distinta procedencia y con experiencias vitales diferentes a las tuyas. Y no descartes a un posible contratado simplemente porque no te caiga bien. Si te llevas bien con alguien, eso significa que probablemente compartís valores y perspectivas. Contratar a alguien con quien no congenies de inmediato puede ser una forma estupenda de aportar perspectivas nuevas y estimulantes a tu equipo.
La luz del sol es encantadora y suave. Pero cuando se enfoca a través de una lupa, puede transformarse en algo audaz y poderosamente eficaz: un láser de luz lo suficientemente fuerte como para quemar el papel. Cuando se trata de comercializar tus servicios, debes ser menos como la luz del sol y más como un rayo láser, centrando tu atención en un mercado objetivo bien definido.
¿Quién es tu público objetivo?
Entonces, ¿quién es tu mercado? Puede ser tentador decir: "¡Todo el mundo!". Al fin y al cabo, cuanto más amplio sea tu mercado, más éxito tendrás. ¿Verdad? Pues no exactamente. Extiéndete demasiado, o ten una oferta demasiado amplia, y es poco probable que hagas tu mejor trabajo. El camino más rápido hacia el éxito consiste en determinar tu nicho, y luego superar a tus competidores sirviendo obsesivamente a ese nicho.
La clave del éxito.
El mensaje clave es: Encuentra tu nicho de mercado y concentra allí tus fuerzas.
Para determinar tu nicho, echa un vistazo a tu lista de clientes actual. Los que más gastan en tus productos o servicios no sólo son los más valiosos para ti, sino también los clientes que más te valoran a ti. Cada compra que hacen es una demostración tangible de ello. Éstos son tus mejores clientes.
Pero aún no has terminado de evaluar. Los negocios son mucho más que el balance final. ¿Qué hay de la experiencia de trabajar con estos clientes? ¿Son un amor o un engaño? Si te encanta trabajar con un cliente, es más probable que hagas sistemáticamente tu mejor trabajo para él. Si te agotan, es posible que no puedas mantener la relación a largo plazo.
Ahora deberías tener una lista de clientes que te aportan ingresos y con los que te gusta trabajar. ¿Qué tienen en común? Esto puede ser fácil de identificar; quizá todos sean comerciantes de vino. Por otra parte, puede que tengas un grupo diverso de clientes, pero que, si profundizas, veas que todos son propietarios de pequeñas empresas del sur de Texas. Aunque uno sea panadero artesano y otro cirujano de árboles, siguen formando parte de una comunidad.
Por último, identifica los puntos de congregación de tu comunidad. ¿Dónde se reúnen estas personas para establecer contactos, hablar de sus necesidades y compartir las novedades de su comunidad? ¿En qué grupos de redes sociales, organizaciones comunitarias y conferencias puedes encontrarlos?
Ahora tienes un perfil de los clientes a los que tu empresa debe servir y puedes centrarte en ellos con precisión láser.
Digamos que ahora pasas más tiempo diseñando que haciendo. Eso está muy bien.
Pero tu trabajo no termina aquí. De hecho, estás a punto de enfrentarte a nuevos retos: ¿Cómo supervisas un negocio, exactamente? ¿Cómo puedes medir tu éxito, hacer un seguimiento de tu rendimiento e identificar los problemas?
Una palabra: métrica.
Para mucha gente, "implantar métricas" son dos palabras tan atractivas como "endodoncia". Pero establecer métricas -en otras palabras, encontrar formas concretas de realizar un seguimiento de tu progreso- puede ser sorprendentemente sencillo.
Implementar métricas.
El mensaje clave aquí es: Las métricas te hacen la vida más fácil.
¿Recuerdas ACDC, o atraer, convertir, entregar y cobrar? Son las cuatro funciones empresariales básicas. Echemos un vistazo a cómo las métricas pueden resultar útiles en ellas:
Tu negocio depende de atraer clientes. ¿Cómo puedes saber cuántos atraes? Con una presencia en Internet, podrías hacer un seguimiento del número de visitas que recibe tu sitio cada semana. Para obtener una métrica más segura, redúcela aún más: por ejemplo, podrías hacer un seguimiento de cuántos visitantes rellenan un formulario solicitando un presupuesto.
Este número no reflejará cada cliente potencial nuevo. Pero es una buena instantánea. Si menos gente de lo normal solicita un presupuesto, intenta averiguar por qué: ¿Puedes atribuirlo a la época del año? ¿A un cambio en tus precios? Del mismo modo, si las cifras han subido mucho, intenta averiguar por qué, para poder repetirlo en el futuro.
Lo que necesitas saber a continuación es cuántos clientes potenciales se convierten en clientes de pago. Una forma de medir la conversión es establecer un periodo de tiempo -digamos, tres meses- y anotar cuántos clientes potenciales se convierten en clientes de pago en ese tiempo.
Ahora que tienes clientes de pago, tienes que cumplir tu promesa. Algunas empresas pueden realizar fácilmente un seguimiento de los productos vendidos como métrica de entrega. Pero para obtener una imagen más clara, haz un seguimiento de los clientes que repiten. Si un buen porcentaje de clientes vuelve, demuestra que no sólo estás cumpliendo, sino que estás cumpliendo bien. Por el contrario, si ese porcentaje desciende, tienes que averiguar por qué, y rápido.
¿La última métrica? Cuánto recauda tu empresa en efectivo. Esto se puede hacer fácilmente mirando tus cuentas. Para un análisis más profundo de cómo se mueve el efectivo en tu empresa, mira quién paga qué y cuándo, o haz un seguimiento de los retrasos en los pagos y de los impagos.
La última métrica es la recaudación en efectivo.
Naturalmente, deberás adaptar tus métricas a tu negocio. Encuentra una forma de medir cada una de las cuatro funciones básicas y siempre sabrás a qué atenerte.
Echemos un vistazo a tu lista de control. Planifica un camino para pasar de hacer a diseñar. Identifica tu papel de abeja reina. Establece procedimientos operativos normalizados. Haz contrataciones inteligentes. Encuentra tu nicho de mercado. E implanta métricas que muestren tu progreso de un vistazo.
Cumple estos requisitos y estarás en camino de tener un negocio que funcione como un reloj. Pero ten cuidado: a partir de aquí no todo es coser y cantar.
Éste es el mensaje clave: Prepárate para el retroceso cuando tu empresa se convierta en un mecanismo de relojería.
Una vez que tu empresa funcione como un reloj, podrás reducir tus horas de trabajo, descargarte de algunas responsabilidades y, en general, pasar más tiempo diseñando que haciendo. Es una gran noticia para ti y para tu negocio. Inicialmente, sin embargo, no todo el mundo lo verá así.
En primer lugar, puedes esperar reacciones negativas de tus socios, tu equipo e incluso tus clientes. He aquí por qué: una vez que hayas pasado totalmente al modo de diseño, tú y el trabajo que haces seréis menos visibles de inmediato. Y, francamente, a veces el trabajo de diseño no parece trabajo en absoluto. Pasar una hora en una cafetería pensando en nuevas direcciones empresariales puede resultar más rentable que un mes de trabajo de nueve a cinco, pero no siempre produce resultados tangibles de inmediato.
Así que lo mejor es ser franco con todas las partes interesadas antes de poner tu empresa en modo reloj. Diles lo que estás planeando y por qué. Cuando puedas explicarles las ventajas de tener una empresa que funciona como un reloj, te resultará más fácil conseguir que se unan a tu misión. Y mantente abierto a los comentarios. Puede que tengas que hacer algunos ajustes en tu nuevo papel mientras te adaptas, así que mantén abiertos los canales de comunicación. Anima al resto del equipo a que te cuente cómo les está funcionando el modo reloj.
En segundo lugar, y lo que es más sorprendente, podrías experimentar el rechazo de una fuente inesperada: tú mismo. Has construido tu empresa desde cero. Al principio, volabas solo: Tanto las decisiones de la dirección como las tareas de conserjería recayeron en ti. A medida que tu empresa crecía, tu aportación era indispensable. Ahora, pensar que tu empresa puede funcionar sin ti puede causarte ansiedad en lugar de alivio. No vuelvas a caer en la trampa de la productividad. Sigues siendo crucial para el éxito de tu empresa. Sólo has pasado a una forma diferente de demostrar tu valía.
Ahora disfruta de la libertad de centrarte en el panorama general y llevar tu empresa a nuevas cotas... o incluso de tomarte unas vacaciones. . o incluso ¡tómate unas vacaciones!
El mensaje clave de estos resúmenes:
Sólo tú puedes hacer realidad tu idea de negocio. Pero una vez que lo hayas hecho, tienes que renunciar a cierto control, o correrás el riesgo de hundir tu negocio. Establecer sistemas y procesos inteligentes para que tu empresa funcione sin ti te permitirá dejar de trabajar para poder dedicarte a la planificación, la elaboración de estrategias y la supervisión, que son esenciales para el éxito.
Consejos Accionables:
Lento y constante se gana la carrera.
El hecho de que estés ampliando no significa que tengas que avanzar a 100 millas por hora. Así que no cargues inmediatamente a los nuevos empleados con responsabilidades clave. Puede que sean capaces de hacer frente a todo lo que les eches, pero tú necesitas confiar en ellos. Sin tu confianza, tu equipo no prosperará. Tómate tu tiempo para traspasar las tareas a los demás y deja que crezca la confianza.
¿Tienes algún comentario?
¡Nos encantaría conocer tu opinión sobre nuestro contenido! Envíanos un correo electrónico a libros@pathmba.com con el asunto Trabajo de relojería y cuéntanos lo que piensas
Trabajo de relojería.
Qué leer a continuación: Arregla esto a continuación, de Mike Michalowicz
Si las estrategias del resumen de El mecanismo del reloj han hecho que tu negocio pase de ser un espectáculo unipersonal a una máquina bien engrasada, por fin eres libre para llevar tu negocio al siguiente nivel. ¿Te preguntas cómo hacerlo exactamente? Consulta el resumen de Arregla esto a continuación, una práctica guía para identificar y erradicar los problemas empresariales habituales que pueden impedir a los empresarios llevar sus empresas al siguiente nivel. Aprenderás a establecer las necesidades de tu empresa y a establecer prioridades para abordarlas de forma que se optimice el crecimiento rápido, todo ello con la vista puesta en garantizar un éxito sostenible a largo plazo.