Cierre virtual de Cisco
En muchas empresas, pueden pasar días, semanas o incluso meses entre el momento en que se realiza una venta o se genera un gasto y el momento en que el departamento financiero proporciona un informe preciso de estos eventos a la gerencia. Como resultado, los ejecutivos, los vendedores y los gerentes de producción tienen que tomar decisiones importantes en el día a día sin tener una comprensión concreta y actualizada del estado de la empresa. En efecto, los empleados tienen que actuar en la oscuridad.
Hace cinco años, nos propusimos acelerar radicalmente nuestro proceso de presentación de informes financieros. En ese momento, Cisco Systems era una empresa de tamaño mediano que se enfrentaba a enormes oportunidades de crecimiento y a un mercado de redes en constante cambio. La falta de información financiera fiable y actualizada constituye un obstáculo real. Tardamos 14 días en cerrar nuestros libros, y hasta entonces no podíamos estar seguros de dónde estaban exactamente nuestras operaciones o si íbamos bien encaminados a alcanzar nuestros objetivos de ingresos y ganancias. Eso ha sido inaceptable. Nuestros responsables de la toma de decisiones necesitaban algo más que informes trimestrales; necesitaban información financiera diaria.
Los responsables de la toma de decisiones necesitan algo más que informes trimestrales; necesitan información financiera diaria.
Por lo tanto, el grupo financiero estableció algunos objetivos agresivos: generar estados financieros consolidados en un día, reducir los costos financieros a la mitad y transformar la forma en que apoyamos a los responsables de la toma de decisiones de la empresa. Queríamos pasar de ser guardianes de la información a ser catalizadores del cambio en toda la organización.
Este tipo de objetivos no tienen precedentes, pero me complace decir que hemos superado nuestras propias expectativas. Después de cinco años de perfeccionar nuestros procesos contables, perfeccionar la calidad de los datos que recopilamos y aumentar drásticamente la velocidad de su distribución, el grupo financiero ha logrado el «cierre virtual». Literalmente, podemos cerrar nuestros libros en cuestión de horas, produciendo estados financieros consolidados el primer día hábil siguiente al final de cualquier período de presentación de informes mensual, trimestral o anual. Más importante aún, los responsables de la toma de decisiones que necesitan alcanzar los objetivos de ventas, gestionar los gastos y tomar decisiones operativas tácticas diarias ahora tienen acceso en tiempo real a datos operativos detallados.
Más que tecnología
Lograr el cierre virtual no fue solo cuestión de implementar nueva tecnología. Requirió un esfuerzo sostenido en toda la empresa para rediseñar nuestros procesos y alinear distintas partes de nuestro negocio. Cada mes, revisamos meticulosamente el proceso de cierre para identificar las oportunidades de mejora. Establecimos estándares de calidad (y métricas) para todas las actividades de recopilación de datos. Por ejemplo, estandarizamos la definición de reservas y retrasos, evitando así disputas entre los departamentos de ventas, fabricación y contabilidad sobre el estado de los pedidos. Consolidamos las responsabilidades de las cuentas por pagar y las compras (la mayoría de los grupos financieros dividen estas tareas), lo que aumentó la productividad y redujo los errores. Eliminamos prácticas que produjeron pocas ganancias financieras para el esfuerzo requerido, como capitalizar activos valorados en menos de$ 5.000. A través de estos pasos, hemos reducido el número de transacciones que nuestros sistemas y empleados tenían que supervisar.
También trabajamos en estrecha colaboración con todas las divisiones de Cisco para ofrecer a los empleados acceso en tiempo real a métricas empresariales cruciales como pedidos, descuentos, ingresos, márgenes de productos y gastos de personal. Desarrollamos aplicaciones de Internet y otros mecanismos para garantizar que todos los datos operativos y financieros se informen de forma coherente, evitando la ardua tarea de conciliar los números. En 1998, teníamos disponible en línea información coherente a nivel mundial para los responsables de la toma de decisiones de Cisco. Hoy actualizamos nuestras reservas, ingresos y márgenes de productos por minuto.
Estas herramientas y datos han sido muy valiosos para ayudar a Cisco a gestionar su rápido crecimiento. Los ejecutivos pueden analizar constantemente el rendimiento en todos los niveles de la organización. Los gerentes de ventas regionales pueden comparar su rendimiento con las previsiones. Los jefes de empresa y los gerentes de contratación pueden evaluar si sus presupuestos de personal les permitirán acelerar o desacelerar la contratación durante una semana determinada.
También compartimos nuestros datos financieros con proveedores externos; la información diaria sobre nuestra cartera de productos, márgenes de productos y plazos de entrega genera decisiones en toda la cadena de suministro. Los proveedores utilizan la información para realizar pedidos de inventario, ajustar la capacidad de fabricación y anticipar los volúmenes de los envíos. Por ejemplo, pueden revisar las previsiones de ventas de un producto concreto y planificar su inventario en consecuencia.
Nuestros informes de seguimiento de pedidos han sido especialmente valiosos para identificar segmentos de mercado que están creciendo o disminuyendo. Hace unos dos años, estos informes pusieron de relieve una importante y repentina caída de nuestras reservas japonesas mucho antes de que el resto del mundo reconociera la inminente recesión del país. Actuamos de inmediato y trabajamos para acelerar nuestras reservas en otras regiones para compensar el déficit japonés. Simultáneamente, trabajamos para aumentar el número de empleados de Cisco en el mercado japonés, en un momento en que nuestros competidores estaban retrocediendo. Esa inversión nos permitió satisfacer la creciente demanda cuando la economía japonesa empezó a recuperarse. Como resultado, ganamos 50% cuota de mercado frente a nuestros competidores en ese país.
Valor real
El concepto de contabilidad en tiempo real es particularmente relevante en el mercado global actual de alta velocidad, que ha cambiado radicalmente la forma en que se gestionan las empresas, las condiciones del éxito y los criterios para mantener la ventaja competitiva. En este entorno, los principios de la contabilidad en tiempo real (proporcionar una comprensión profunda, precisa y actualizada del rendimiento de una empresa) pueden ayudar en gran medida a las empresas a crear la coherencia y la previsibilidad de las ganancias que, en última instancia, mejorarán el valor para los accionistas. Sin duda, esto ha sido así en Cisco, donde nuestras nuevas capacidades de generación de informes nos han ayudado a lograr 44 trimestres consecutivos de crecimiento.
La contabilidad en tiempo real no es una panacea para los fallos operativos, ni en nuestra empresa ni en ninguna otra empresa. Sin embargo, la capacidad de presentación de informes financieros prepara mejor a la administración para hacer frente a los desafíos futuros, desde gestionar el crecimiento hasta manejar las recesiones económicas regionales. En Cisco, hemos cambiado realmente la forma en que operamos mejorando los análisis en los que confiamos. Nuestro cierre virtual nos permite cambiar de dirección y reorientar nuestros recursos rápidamente, lo que nos da una ventaja competitiva sostenible. Y eso define el verdadero valor de la contabilidad en tiempo real.
— Escrito por Larry Carter
