Christine vs. Work: Cómo hacer un mazo de presentación que no apeste

Cuando consigas tu primer trabajo, eventualmente se te pedirá que hagas una presentación de diapositivas, ya sea para proponer una nueva idea, resumir tus logros o informar las métricas de un proyecto. Pero, ¿cómo se hace una presentación de diapositivas que realmente aleja a la gente? Si no eres un diseñador gráfico o una superestrella del software de presentaciones (ya sabes, Powerpoint y similares), ¿cuál es la mejor manera de abordar la construcción de un mazo? ¿Y cómo logras montar un buen espectáculo?

En este episodio, Christine habla con Dan Zedek, profesor de periodismo e innovación mediática en Northeastern University y profesional del diseño, sobre cómo escribir y diseñar una presentación con energía e impacto.

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Transcripción

CHRISTINE LIU: OK. Hora de la confesión. No consigo diapositivas. Ya sabes, PowerPoint o Google Slides, todo eso de las presentaciones. Cuando tengo que hacer uno, o muchos, para trabajar, es un montón de emociones. Tengo que averiguar cómo meter toda esta información en diapositivas. No soy diseñador, así que me asusta que parezca feo. Creo que somos muy conscientes de lo que hace que una presentación sea mala. Ya sabes, las metáforas visuales horriblemente confusos. Texto e imágenes bárbaramente desalineados. Uf. Y todos estamos de acuerdo, el peor pecado de todos, leer exactamente la copia literal de la diapositiva. Dios mío, sus ojos ni siquiera salen de la pantalla. Me estoy volviendo loco. Haz que pare. Haz que pare. Haz que pare.

Mira. Toda la información que se nos pide que presentemos, teóricamente podría estar en un correo electrónico. Pero se nos pide que lo presentemos, no que lo escribamos y lo enviemos. Así que, en esencia, tengo que hacer un buen espectáculo. Sabes, una presentación es un espectáculo. La pregunta es, ¿cómo puedo transformar una presentación de diapositivas en un gran espectáculo?

DAN ZEDEK: Creo que una presentación realmente excelente es aquella en la que me siento muy comprometido. Aprendí algo, pero también me siento comprometido con el orador. Los dos estoy asistiendo cosas, pero también me inclino un poco hacia adelante en mi asiento.

CHRISTINE LIU: Hablé con Dan Zedek. Es profesor de periodismo e innovación de medios en la Universidad Northeastern y también ha sido director de diseño de muchas publicaciones.

Mi mayor temor es que vea el documento en blanco. Sé que tengo que hacer una presentación, y siento que estoy llenando cajas, a la vez que tengo la ansiedad de que lo que estoy haciendo es una pérdida de tiempo y voy a aburrir a todos.

DAN ZEDEK: Como alguien con experiencia en diseño, a menudo me enfrento a esta percepción de que la gente no puede dibujar. No son diseñadores. Tienen buen ojo, pero no son visuales. Y, en realidad, el verdadero punto óptimo para los diseñadores es entender el contenido, cómo organizar el contenido y cómo organizar la información, y eso es realmente la mayor parte. Ya sabes, una presentación hermosa, o una que tenga belleza, pero que no esté bien organizada, es mucho peor que una que sea relativamente simple visualmente, pero bien organizada.

CHRISTINE LIU: Entonces, ¿qué otros pecados hay, errores comunes, que ves todo el tiempo?

DAN ZEDEK: Bueno, creo que uno de los errores más comunes es que la gente se siente insegura acerca de su talento visual y tiende a sobrecargar las cosas. Demasiadas fotos. Fotos irrelevantes. Demasiados colores. Demasiadas tipografías. Quiero decir, mantenerlo sencillo siempre es mejor, porque aporta claridad. Y yo diría que otro pecado que veo con frecuencia es una diapositiva que está ahí arriba durante unos cinco o seis minutos. Y, ya sabes, tu mente vaga, francamente.

CHRISTINE LIU: ¿Cuánto tiempo es demasiado para que alguien espere prestar atención?

DAN ZEDEK: Esta es una respuesta aterradora, porque en realidad ha habido algunas investigaciones al respecto. La paciencia de la gente es de unos seis o siete minutos, lo cual es mucho más corto de lo que va a ser tu presentación. Así que vuelves al ritmo. ¿Qué distancia hay entre los grandes puntos? Si hice una pregunta al principio de la presentación, ¿cuánto tiempo tardaré en responderla? Idealmente, cada diapositiva debería estar ahí arriba durante, idealmente, 30 segundos, pero no más de un minuto. Por lo tanto, si tienes una diapositiva que tarda cuatro o cinco minutos en hablar, es una señal de que probablemente tengas una gran idea, que podría dividirse en trozos más pequeños.

CHRISTINE LIU: Tengo otra pregunta. ¿Se supone que debo traer algo de mí mismo a esta presentación y tener personalidad, o simplemente se apega a los hechos, datos, claros, organizados, hechos?

DAN ZEDEK: Bueno, creo que deberían ser todos ustedes, en cierto modo. Hay muchas partes diferentes de ti. Hay una parte de ti que es autoritaria. Hay una parte de ti organizada. Hay una parte de ti que es atractiva. Hay una parte de ti que es divertida. Incluso si todo lo que estás transmitiendo es tu pasión por el tema, todas esas cosas también son rasgos personales, y puedes averiguar las proporciones en función de tu audiencia, de alguna manera, y qué es lo que estás tratando de transmitir.

CHRISTINE LIU: ¿Cuánto cambia o afecta la audiencia y quién está en la audiencia a la forma en que diseñas los elementos visuales de la presentación, si es que hay alguno?

DAN ZEDEK: Creo que quién está entre la audiencia es quizás la pregunta clave, en realidad, porque no solo quieres transmitir información, sino que quieres comunicarla a personas específicas. Así que necesitas entender por qué están allí, qué esperan obtener de él y, también, algunos de sus antecedentes y antecedentes culturales.

CHRISTINE LIU: Solo quiero enfatizar eso. El público es clave. Quieres asegurarte de saber qué espera la audiencia de tu presentación y quieres leer la sala o la sala virtual. Sabes, si hay un stakeholder clave ahí, y su estilo es que les encanta ir al grano, tal vez quieras ir al grano.

Acabo de crear un nuevo archivo de presentación, y estoy viendo una pizarra en blanco. ¿Por dónde empiezo?

DAN ZEDEK: A menudo empiezo literalmente con un bosquejo, escrito en una edición de texto, o de alguna otra manera, y luego empiezo a ponerlo en diapositivas, sin imágenes, solo para ver qué tengo, cómo funciona el ritmo y cuáles son mis puntos clave.

CHRISTINE LIU: Entonces, ¿cómo se llega a partir de ahí a no solo tirar texto?

DAN ZEDEK: Así que tus puntos de nivel superior, que son una especie de conclusión, probablemente también deberían ser texto en la diapositiva, porque quieres que la gente lea esas frases cortas y las recuerde. Pero las cosas secundarias, esos son lugares donde no quieres poner el texto ahí arriba. Quieres pensar en una imagen o en un gráfico que resuena y amplifica, en lugar de simplemente repetirlo.

CHRISTINE LIU: OK. Vamos a profundizar un poco más en eso. El diseño. Muy bien. Creo que tengo buen gusto, pero definitivamente no tengo vocabulario visual ni habilidades. Así que tenemos un esquema de texto. Entonces, ¿cómo hago que cobre vida?

DAN ZEDEK: Bueno, el color y la animación son increíblemente potentes. Y, sabes, paradójicamente, cuanto menos los uses, más poderosos son. Así que veo muchas presentaciones de diapositivas donde la gente tiene animaciones realmente locas entre diapositivas. Pivotan. Giran. Se dan vueltas. Explotan. Todo ese tipo de cosas. Las animaciones pueden ser algo muy sencillo, como un subrayado rojo en un concepto importante, o puede ser un gráfico que se despliega de izquierda a derecha. No tiene por qué ser realmente sofisticado o complejo. Siempre debe estar impulsado por el contenido.

CHRISTINE LIU: Esto es muy importante. Así que tus animaciones, gráficos, colores, deben estar al servicio de tu contenido. De lo contrario, van a ser irrelevantes. Solo quiero subrayarlo verbalmente.

DAN ZEDEK: Normalmente hago mis presentaciones con un color, como negro y otro color, quizá dos, a veces, pero ya es mucho. Sabes, si solo usas negro y rojo, o negro y amarillo para resaltar algo, estás causando una gran impresión. Y trato de usar el color de forma consistente. Así que si estoy usando amarillo, por ejemplo, para resaltar una palabra importante, la usaré en toda la presentación de la misma manera, así que estás haciendo una asociación mental para el espectador. Oh, cuando se enciende esa cosita amarilla, es algo a lo que debo prestar atención.

CHRISTINE LIU: OK. Para recapitular, esto va a ser un poco meta, pero voy a construir una presentación, basada en los puntos de Dan, que ilustrará cómo hacer una mejor presentación. Va a ser un espectáculo. BRB.

DAN ZEDEK: No tengas miedo. Ya sabes, escucha a tu público. Ya los conoces. Conoces este tema. Harás que funcione.

CHRISTINE LIU: OK. Uf. Estoy tan nerviosa ahora. Muy bien. Ahí vamos. De un amigo a otro, cómo construir un mazo de presentación mejor. Y sí, acabo de cometer el primer pecado. Oh, no puedo hacer esto. Te voy a dar cinco tácticas muy sencillas y prácticas para mejorar aún más tu mazo de por sí decente.

Por lo tanto, una es empezar. No te preocupes por las imágenes ni nada. Solo crea un esquema de texto. Simplemente lo escribí, la historia, cómo quiero presentar mis ideas, y centrarme en ellas. A continuación, quieres pensar en el ritmo. Así que no querrás que la gente mire tu tobogán durante más de un minuto. Quieres apuntar a ese punto óptimo de, tal vez, 30 segundos a un minuto. Si te encuentras yendo, está bien. Simplemente acorta tu presentación o crea más diapositivas. Eso es fácil.

A continuación, debes pensar en tus imágenes y en cualquier imagen que estés usando. ¿Realmente está sirviendo y apoyando el contenido y las ideas que estás intentando crear? Si no, o si estás indeciso, menos es más. No quieres resmas ni resmas de copias en tus diapositivas. No se trata de scripting. Se trata de poner palabras que ayuden a guiar a tu audiencia y crear ese impacto. Todo lo demás, déjalo en las notas del orador.

Y luego, por último, piensa en quién está entre la audiencia. ¿Qué les pasa por la cabeza? ¿Por qué les interesaría escucharte? Así que dales las respuestas que necesitan, dándoles de una manera que resuene con ellos y se conecte con ellos. OK. Esto es lo más importante que hay que recordar, al final del día, es decir, te quieren a ti. No te asustes. Te invitan a llevar tus ideas, experiencia y tu voz al escenario, ¿verdad? Entonces, ¿qué podría ser una invitación más amigable que esa? Deja que tus ideas brillen y sé tú mismo.

Ahí lo tienes. Así que hice la presentación. Creo que hice un trabajo sólido y empecé con una plantilla, pero la modifiqué e hice lo mejor que pude. Pero, ya sabes, quiero escuchar lo que piensas. ¿Quedó claro? ¿Funcionaron las imágenes? ¿Estuvo bien el ritmo? Como, ¿cómo me fue? Déjame entrar en los comentarios.

— Escrito por Christine Liu