Equipos de guepardos

Tiene un producto nuevo y crucial por la vía rápida. Sabe que si se retrasa su lanzamiento, podría acabar cediendo un mercado importante a la competencia. Ha puesto a sus mejores ingenieros y vendedores en el equipo del proyecto y les ha dado los recursos y la autoridad que necesitan para tener éxito. De repente, surge un problema técnico pequeño pero complicado. Los miembros del equipo se distraen, otros trabajos se retrasan y todo el proyecto corre peligro.

Tal vez sea hora de convocar a un equipo de guepardos.

Un equipo de guepardos es una unidad pequeña de élite, separada del equipo de desarrollo de productos, que se puede movilizar rápidamente para resolver un problema inesperado que amenace con retrasar un proyecto. Al delegar el asunto en el equipo de Cheetah, el grupo de desarrollo de productos lo aparta de sus actividades principales y, al mismo tiempo, evita que el proyecto se interrumpa y libera a los miembros del equipo de Cheetah de otras distracciones.

Para entender cómo funcionan los equipos de guepardos y qué los hace eficaces, estudiamos su forma de operar en las industrias farmacéutica y de las telecomunicaciones. Pensemos en el caso de un equipo de desarrollo de productos de 220 personas en una importante empresa de telecomunicaciones sueca. El equipo casi había completado un proyecto que implicaba el desarrollo de equipos de hardware para sistemas móviles y las pruebas del producto final estaban en marcha en una instalación externa. Solo quedaban unas cuantas pruebas y se esperaba que se realizaran sin problemas. Estaba previsto que la fabricación comenzara en cuanto se realizaran las pruebas y las primeras entregas a los clientes estaban programadas para enviarse tres meses después. Como el fracaso de cualquier prueba pondría en peligro las fechas de entrega a los clientes, el equipo de proyecto realizó pruebas previas detalladas, utilizando las especificaciones del centro de pruebas externo, para asegurarse de que no habría problemas.

A pesar de todas las precauciones, una prueba no pasó, lo que provocó una reunión de crisis. Las personas clave (los directores de tareas, los expertos técnicos y el ingeniero del centro de pruebas) se reunieron en la oficina del director del proyecto para determinar la naturaleza del problema. Cuando quedó claro que no se podía hacer ninguna corrección inmediata, el grupo notificó a la alta dirección de la división, que formó un equipo de guepardos para identificar el origen del problema y resolverlo lo antes posible. Con el fin de contratar expertos técnicos de toda la división para el equipo, los altos directivos anunciaron que se debía dar la máxima prioridad posible al esfuerzo.

Se nombró a una directora de proyectos conocida por su competencia técnica, objetividad y capacidad de coordinación para dirigir el equipo de 15 miembros. La primera semana, identificó el origen del problema (un fallo técnico en un componente que había desarrollado otra unidad de la empresa) e identificó los recursos necesarios para diseñar una solución. En ese momento, el equipo de Cheetah se redujo a cinco personas con la experiencia en ingeniería necesaria para implementar la solución. Mientras tanto, el equipo de proyecto continuó realizando las pocas actividades de pruebas paralelas que quedaban, completando la documentación del producto y preparándose para aumentar la producción.

El equipo de Cheetah rediseñó el componente defectuoso y se realizaron nuevas pruebas con éxito. Ocho semanas después de su creación, el equipo de guepardos fue destituido y sus miembros volvieron a sus funciones habituales. La fabricación comenzó con un retraso mínimo y, aunque el lanzamiento completo se retrasó un par de semanas, se cumplieron los compromisos de entrega a los clientes.

¿Qué hace que un equipo de guepardos tenga éxito? Nuestra investigación reveló cinco factores: el equipo siempre es ad hoc, se inicia para resolver una misión específica, se disuelve en cuanto se completa la misión, sus miembros se comprometen a tiempo completo y cuenta con el patrocinio de la alta dirección.

Desde el punto de vista organizativo, los equipos de guepardos no están exentos de desafíos. Realizan bien las tareas de desarrollo rápido de productos, pero como suelen eludir los procedimientos organizativos para lograr resultados rápidos, pueden crear problemas si se utilizan de forma indiscriminada. Los principales especialistas técnicos u otros recursos fundamentales asignados a los equipos de guepardos dejan de estar disponibles para el resto de la organización, lo que puede retrasar los proyectos paralelos. Sin embargo, las ventajas pueden ser enormes. La resolución rápida y eficaz de los problemas puede salvar un proyecto de un desastre, ya que evita costosos retrasos, problemas de satisfacción de los clientes y caídas de la moral de los empleados. Y como los miembros del equipo Cheetah se centran en el problema, el resto del equipo de producto puede continuar con el trabajo programado del proyecto, lo que aumenta la productividad general del equipo.

La resolución rápida y eficaz de los problemas puede salvar un proyecto de un desastre, ya que evita costosos retrasos, problemas de satisfacción de los clientes y caídas de la moral de los empleados.

Si se usa con moderación, el equipo de guepardos es una estrategia poderosa para resolver problemas críticos. Pero al igual que su homónimo, el más rápido de todos los animales terrestres en distancias cortas, el equipo de guepardos es más eficaz como estrategia a corto plazo.