Antes de firmar ese contrato de arrendamiento...

El alquiler de espacios de oficina suele ser un gran gasto para una empresa pequeña. Pero puede resultar innecesariamente caro si no entiende los costes y restricciones ocultos que se esconden en muchos arrendamientos.

Lo primero que debe entender es que cuando negocia el arrendamiento de una oficina, el propietario probablemente tenga la ventaja. Si es como la mayoría de los inquilinos, negocia un arrendamiento una vez cada cinco o diez años y coloca el alquiler en la misma categoría que otros gastos comerciales corrientes y rutinarios, sopesando el pago mensual frente a su flujo de caja.

El propietario está en una posición diferente. Su negocio es el arrendamiento de espacios y los edificios son su principal activo. El propietario está muy motivado para planificar a largo plazo y suscribir arrendamientos conservadores que maximicen la rentabilidad de sus activos. Un buen abogado inmobiliario puede ayudarlo a proteger sus intereses, pero a menudo no está preparado para asesorar en temas de negocios. Los acuerdos legalmente aceptables pueden ser malos negocios.

Afortunadamente, si es inteligente y se reserva ciertos derechos, puede convertir el arrendamiento de una oficina en una gran ventaja. Estas son algunas de las disposiciones de arrendamiento más oscuras que protegen a los propietarios a expensas de sus inquilinos.

El espacio

El espacio de oficinas con un precio por pie cuadrado «rentable» suele resultar mucho más caro de lo que esperan los inquilinos, ya que los propietarios pueden incluir un espacio que los inquilinos consideran inutilizables. Normalmente, solo podrá usar 75% a 90% de lo que paga. Esta diferencia, el factor de pérdida, depende de tres cosas: la configuración física de las oficinas, el método que utilice el propietario para medir el área rentable y, cada vez más, del capricho del propietario.

El área de alquiler seguramente incluirá una parte de ascensores, armarios de conserjes, vestíbulos, escaleras y más. Bastante justo. Sin embargo, tenga en cuenta que algunos edificios tienen un factor de pérdidas más alto que otros. Las curvas elegantes o los ángulos pronunciados, los bancos de ascensores colocados en el centro del edificio en lugar de en los laterales y la abundancia de columnas en el espacio contribuyen a aumentar el factor de pérdida.

Además, los propietarios suelen desarrollar sus propios métodos para medir el área rentable. Un propietario puede medir desde el exterior de una pared exterior a otra, por ejemplo, e incluir áreas «públicas» cuestionables, como conductos de aire. Parece que algunos edificios se miden de gárgola en gárgola, adornos de fachada que no están relacionados con el espacio utilizable del inquilino.

Más allá de esto, muchos propietarios crean un factor de pérdidas arbitrario. Una vez que hayan determinado el tamaño de un espacio, simplemente inflan el número en, digamos, 25% y luego llame a eso el área de alquiler.

Para protegerse, puede contratar a un arquitecto para que mida el espacio que va a arrendar y le diga si el área útil satisfará las necesidades de su empresa. El arquitecto debe utilizar un estándar generalmente aceptado, como el adoptado por la Asociación de Propietarios y Administradores de Edificios, para poder comparar con precisión un espacio con otro. Entonces, sea cual sea el número que utilice el propietario, sabrá cuánto pagará por pie cuadrado utilizable y dispondrá de una base de negociación más informada.

Al renovar el arrendamiento, el inquilino también puede darse cuenta de que el propietario ha «vuelto a medir» el espacio y ahora afirma que es mucho más grande. Un conocido propietario de Manhattan le dijo a un inquilino que sé que el espacio del inquilino había crecido un 20%%. También exigía un alquiler más alto por pie cuadrado, un golpe doble.

Gastos de operación: la cláusula más complicada

Una cláusula de gastos de explotación permite al propietario recuperar los gastos de bolsillo normales de la administración de un edificio. Eso debería ser todo lo que haga. Los gastos de explotación que figuran en su factura deben corresponder directamente a los beneficios que obtenga en virtud del arrendamiento y deben cumplir una norma objetiva, como los PCGA (principios de contabilidad generalmente aceptados), no las convenciones específicas del propietario.

Insista en una definición precisa y limitada de los artículos que se van a incluir. Los propietarios utilizan a veces la cláusula de gastos de explotación como centro de beneficios. Si aprueba una cláusula general, que muchos propietarios consideran necesaria, puede convertirse en un cheque en blanco. Es posible que se le facturen cargos que tienen poco que ver con la administración de un edificio. La ambigüedad también aumenta el riesgo de litigio.

Exclusiones. Ciertos artículos deberían excluirse específicamente de los gastos de operación: la electricidad que sirve a los espacios de los inquilinos (el propietario la recupera de cada inquilino de forma individual); los salarios de los ejecutivos; los honorarios de consultoría; los gastos de estudio de mercado; las comisiones y los gastos de publicidad; los costes iniciales de jardinería; las reparaciones o sustituciones estructurales; las penalizaciones incurridas por el incumplimiento de los impuestos; las comisiones y los intereses más altos causados por la refinanciación de la propiedad por parte del propietario; dinero que el propietario debe pagar si incumple en virtud de un arrendamiento otro acuerdo; cualquier acuerdo legal tasas para resolver disputas que involucren al propietario; cualquier cantidad excesiva que el propietario pague al contratista o vendedor debido a una relación especial.

Mejoras de capital. Los gastos de capital requieren especial atención cuando se negocia un arrendamiento. La cláusula de gastos de explotación debería excluirlos en general de los gastos de explotación que se le facturan.

El Barclays Bank de Nueva York recibió una factura de reparación después de que su propietario, Panel Realty Company, instalara un nuevo sistema de aire acondicionado. Barclays se negó a pagar y el caso terminó en los tribunales. El arrendamiento de Barclays exigía que el propietario realizara todas las reparaciones estructurales. El banco era responsable de su parte de todos los demás mantenimientos y reparaciones del edificio, incluidas las reparaciones del sistema de aire acondicionado. El tribunal razonó que reemplazar el sistema va más allá de las nociones tradicionales de reparación. Fue un gasto de capital que Panel Realty no pudo repercutir a Barclays. Si bien el banco ganó, había asumido riesgos innecesarios porque su arrendamiento no hacía que el propietario fuera responsable de los gastos de capital.1

Incluso con una exclusión, los gastos de capital importantes (reetiquetados ingeniosamente) pueden figurar en su factura de gastos de explotación si no tiene cuidado. Por ejemplo, un arrendamiento puede requerir que pague el alquiler del equipo. Esta es una técnica común para convertir los gastos de capital en gastos que se repercuten al inquilino. Debería aceptar pagar el alquiler de los equipos solo si no sustituyen a los bienes de capital que, de otro modo, el propietario tendría que comprar. Los inquilinos deberían estar atentos a cargos como este, ya que la Ley de Reforma Tributaria de 1986 modificó las disposiciones de depreciación de la ley tributaria e hizo que el arrendamiento de equipos fuera más atractivo para los propietarios que la compra.

Se supone que ciertas mejoras de capital, como ascensores nuevos y más eficientes o un nuevo sistema de HVAC, reducirán el coste de funcionamiento del edificio y, por lo tanto, su parte de los gastos de operación. Estos gastos de capital normalmente no se incluyen en los gastos de explotación. Sin embargo, los propietarios suelen insistir en que usted asuma una parte del coste. Solicite una demostración de que, de hecho, estos gastos de capital reducirán los gastos de explotación. Entonces, si acepta un arrendamiento que permita al arrendador facturarle la amortización anual de estas partidas, asegúrese de que su parte se limite a los ahorros que obtenga en un año determinado. En otras palabras, sus gastos operativos netos no deberían ser superiores a los de antes de la instalación, que ahorra costes.

Inmersión doble. Los gastos del propietario de administrar partes separadas del edificio que generan ingresos deberían incorporarse a los gastos de operación solo después de deducir los ingresos de sus gastos de operación. Esto se aplica a diversas tiendas, cafeterías, miradores, etc. Si el edificio tiene un garaje, es probable que el propietario cobre a los inquilinos y al público por las plazas de aparcamiento, pero el coste de funcionamiento del aparcamiento también puede estar incluido entre sus gastos de explotación. Si su arrendamiento no excluye específicamente este coste, el propietario tiene un buen argumento para facturarle.

Electricidad. Para muchos inquilinos, la electricidad es uno de los mayores gastos de funcionamiento. Los propietarios que quieren aumentar sus ingresos sin cotizar un alquiler más alto suelen utilizar la cláusula de electricidad como centro de beneficios, lo que aumenta el ya sustancial coste de este servicio esencial. No permita que las ganancias del propietario aumenten innecesariamente sus facturas de servicios públicos. Por lo general, los arrendamientos estipulan que la electricidad se pague de tres maneras: contadores directos, subcontadores o alquiler incluido.

Los contadores directos son sencillos y pueden ser los más baratos para usted. Cuando la empresa de servicios públicos contabilice directamente su electricidad, usted paga el cargo real por lo que utilice. No se trata de una ganancia intermedia para el propietario.

Cuando solo un contador del edificio se conecte a la red eléctrica, usted o el arrendador pueden instalar un contador independiente para medir la electricidad que utiliza. El propietario paga los servicios públicos y usted paga al propietario. Este método, llamado subcontador, le puede ofrecer electricidad más barata, siempre que sepa qué pedir. Si su arrendador puede comprar electricidad con tarifas bajas al por mayor, debería negociar el beneficio de esa tarifa más baja. Los arrendamientos suelen decir que se facturará al inquilino «de acuerdo con» la tabla de tarifas publicada por la empresa de servicios públicos. Esto puede significar que el propietario le cobrará la tarifa más alta que se aplique a su propio consumo y se quedará con la diferencia.

Si un edificio tiene solo un contador, es posible que sus cargas eléctricas simplemente se incluyan en el alquiler. Este método es el más riesgoso para los inquilinos. El propietario normalmente calcula su consumo de electricidad mirando el equipo de su oficina y preguntándole cuántas horas utiliza cada pieza en un día o una semana normales. Estas estimaciones son intrínsecamente menos seguras que medir la cantidad de electricidad que utiliza; en una manzana de Manhattan, la tarifa básica que los propietarios cobran por la electricidad varía más del 30%%.

Desconfíe de esas estimaciones por otra razón. Es posible que incluyan un «factor de seguridad» sustancial que aumente innecesariamente sus costes. Por ejemplo, supongamos que el arrendador paga$ 2,25 por pie cuadrado de electricidad, pero añade$ 2,75 por pie cuadrado hasta su alquiler básico. UN 10% el aumento de tarifas aumentaría sus cargos a$ 3,02 y las ganancias del propietario pasarían de 50 a 55 centavos por pie cuadrado. Si su oficina tuviera 10 000 pies cuadrados, solo esos 5 centavos adicionales le costarían$ 5000 durante un plazo de arrendamiento de diez años. El beneficio del propietario en su factura de electricidad:$ 55 000. Y eso suponiendo que no haya más aumentos.

¿Puede el propietario cortarle la electricidad? Los arrendamientos utilizados en todo el país suelen permitir al propietario hacerlo con poca antelación, lo que deja que el inquilino trate directamente con una empresa de servicios públicos. Hacer sus propios arreglos de electricidad puede resultar caro y llevar mucho tiempo. Puede que requiera muchos trabajos de interior, como nuevos elevadores, conductos y cableado, lo que, dicho sea de paso, es posible que su arrendamiento no le dé derecho a instalar. Los propietarios han utilizado esas cláusulas para ganar ventaja a la hora de tratar asuntos no relacionados.

Aumentos de alquiler

Año base. Los inquilinos de oficinas son generalmente responsables del aumento de los gastos de construcción y los impuestos inmobiliarios por encima de un punto base, ya sea un año base o una parada de gastos. Estas subidas pueden superar fácilmente el alquiler base y, por lo general, los tribunales harán cumplir las disposiciones del contrato de arrendamiento que firme, independientemente del aumento del alquiler. Por eso es importante entender la mecánica de las fórmulas de escalada.

El año base son, por lo general, los 12 primeros meses que ocupa su espacio. El «stop» de gastos es un número que representa los gastos operativos medios y razonables por pie cuadrado durante los primeros 12 meses. Como es el punto de referencia del arrendamiento, si acepta un año base anticipado o una reducción de gastos demasiado baja, el propietario obtendrá beneficios más altos cada año de arrendamiento. Los propietarios a veces sostienen que el año base deberían ser los 12 meses anteriores a la ocupación, pero eso significaría que se enfrentaría a un aumento de alquiler el día que se mudara.

Si su edificio ha estado funcionando durante un tiempo, los gastos de funcionamiento de los 12 meses anteriores son una buena base para estimar la parada de gastos. Compruebe la estimación con las sociedades de gestión que gestionan edificios similares para comprobar si su parada está dentro del alcance normal. La experiencia con edificios comparables también es una buena fuente si su edificio es nuevo o si, por alguna razón, no tiene acceso a su historial de gastos.

Una participación justa. Las fórmulas de aumento de alquileres, ya estén vinculadas a los gastos de explotación directos o a los índices (consulte la siguiente sección), deberían limitar la obligación del inquilino de pagar una parte justa de los costes totales del edificio. Por lo general, esto significa que será responsable de los gastos proporcionales a la parte del edificio que alquile.

Cuidado. Algunos arrendamientos hacen que el área «alquilada» del edificio, en lugar del área «rentable», sea el denominador de la fracción. Esto significa que usted, no el propietario, pagaría los gastos de funcionamiento de las áreas vacías del edificio. Si el propietario añade plantas o convierte el espacio de almacenamiento o el sótano en espacio de oficinas (lo que aumenta el área rentable), la fracción utilizada para determinar su parte de los gastos del edificio debería reflejarlo.

Y esté atento a las cláusulas que no especifiquen claramente cómo calculará el propietario su parte del área del edificio. En un caso relacionado con un inquilino de la planta baja cuyo contrato de arrendamiento no contenía una fórmula, un tribunal de Pensilvania decidió que el inquilino debía pagar escalones en la misma proporción que su alquiler con respecto a la nómina total de alquileres.2 Un mal negocio para el inquilino. El espacio de la planta baja suele costar más del doble del coste por pie cuadrado del espacio de oficinas en los pisos superiores.

Indexar el alquiler. Como alternativa a una cláusula de gastos de explotación compleja, algunos propietarios indexan sus alquileres. Esto permite a los propietarios mantener sus libros privados. También ahorra a los inquilinos una revisión costosa y lenta de los gastos, lo que puede generar un desacuerdo legítimo.

Pero tenga cuidado. Hay una variedad de índices, con muchas variaciones sutiles de uso común, y su comportamiento puede variar sustancialmente. Sorprendentemente, es común que incluso las empresas grandes y sofisticadas se vean afectadas por subidas de alquileres más altas de lo previsto. En 1969, por ejemplo, Avon Products firmó un arrendamiento de 27 años para casi la mitad de una torre de 50 pisos en Manhattan. Los aumentos de alquiler de Avon estaban vinculados al «salario de portero», es decir, aumentos salariales por hora y prestaciones adicionales que algunos empleados reciben en virtud de un contrato sindical. Como el contrato calculaba las prestaciones adicionales semanal o anualmente, el propietario de Avon, Sheldon Solow, tuvo que convertir estas prestaciones adicionales en una tarifa por hora.

Durante diez años, Solow supuso, a los efectos de sus cálculos, que los empleados del sindicato trabajaban 40 horas a la semana. Pero en 1980, Solow notificó a Avon que estaba revisando sus cálculos para basarlos en las horas reales que trabajaban los empleados, 31 horas a la semana. El efecto en Avon fue dramático: su alquiler subiría$ 780.000 al año, más de$ 13,5 millones durante el resto del plazo de arrendamiento. En 1981, Avon demandó a Solow por el aumento, pero el caso fue desestimado. El juez dictaminó que el arrendamiento exigía que las partes llegaran a un acuerdo mediante arbitraje. Desde entonces, han estado librando escaramuzas procesales. Siete años después del inicio del litigio, Avon ha pagado importantes honorarios legales, pero aún no sabe su alquiler real.3

Para evitar esta situación, incluya siempre un ejemplo de cálculo en su arrendamiento y asegúrese de entender las implicaciones de cualquier índice que se proponga como base para calcular sus escaladas.

Las fórmulas de aumento más comunes vinculan los aumentos de alquiler con el índice de precios al consumidor. El IPC mide el costo de los alimentos, la ropa, las actividades recreativas, los alquileres residenciales y otros bienes y servicios, pero no tiene ningún componente relacionado con los alquileres comerciales. Los componentes de un índice como este pueden aumentar mucho más que la tasa de inflación general o el coste de funcionamiento de un edificio.

El CPI-W, un índice nacional, incluye únicamente a los asalariados urbanos y a los trabajadores de oficina. El CPI-U cubre a todos los consumidores urbanos. En general, se prefiere el IPC U como índice de aumento de alquileres, ya que cubre aproximadamente el doble de personas y es menos volátil.

Si su ciudad es una de las 28 cubiertas por el IPC metropolitano, el propietario puede proponerle vincular el alquiler a esa ciudad y no al CPI-U más general. Sin embargo, los IPC metropolitanos son mucho más volátiles y, según la economía local, pueden fluctuar de formas totalmente ajenas al coste de funcionamiento de un edificio.

Otro indicador común, el índice de precios al productor, también es muy volátil. Mide los cambios en grandes cantidades de ciertos productos básicos a nivel mayorista. Durante la década de 1970, cuando los metales y los productos derivados del petróleo hicieron que el índice subiera drásticamente, los propietarios se beneficiaron del índice. Un grupo de inquilinos de Florida demandó al propietario, alegando que el uso de este índice era desmesurado. El tribunal los rechazó.4

Fórmulas de escalamiento superpuestas. Si el propietario indexa la renta base además de repercutir ciertos gastos de operación, como el combustible, la electricidad y los impuestos inmobiliarios, debería negociar un IPC parcial o una fórmula salarial de portero. De lo contrario, pagará el doble por esos aumentos.

Impuestos inmobiliarios

En general, los impuestos inmobiliarios son responsabilidad legal del propietario; usted solo es responsable de los impuestos que se compromete a pagar específicamente. Sin embargo, al igual que la cláusula de gastos de explotación, una cláusula de impuestos sobre bienes inmuebles se puede utilizar como una cláusula general para cubrir los cargos adicionales.

Limite su obligación a los impuestos inmobiliarios o a los impuestos que una comunidad pueda imponer en lugar de a los impuestos inmobiliarios. Su arrendamiento debería protegerlo del pago de los impuestos sobre la renta, los impuestos corporativos, los impuestos sobre los alquileres y los ingresos brutos, los impuestos sobre sucesiones, los impuestos sobre las ganancias de capital y los impuestos sobre la nómina. Tenga cuidado con el lenguaje que trata de hacerlo responsable de los impuestos indefinidos que una autoridad gubernamental podría imponer en algún momento. Un inquilino que no lo hizo hace muchos años terminó pagando los impuestos sobre la renta del propietario después de que los introdujera la Decimosexta Enmienda.5

Consulte las tasas especiales para comprobar si están incluidas en sus impuestos inmobiliarios: cargos por nuevas aceras, nuevas líneas de alcantarillado, etc. Los tribunales han dicho a los propietarios en repetidas ocasiones que las liquidaciones especiales no son impuestos inmobiliarios. Si paga las cuotas como parte de su factura de impuestos, le está dando al propietario más de lo que esperaba.

En algunas situaciones, el propietario impugnará los impuestos altos para aumentar el valor de la propiedad. Asegúrese de que su arrendamiento le da derecho a beneficiarse de cualquier reducción de impuestos que el propietario u otros inquilinos puedan obtener una vez que hayan recuperado sus gastos.

Reformas, mantenimiento y reparación

Alteraciones. La cláusula de modificaciones y mejoras puede darle una falsa sensación de seguridad. Puede decir que puede hacer los cambios no estructurales que quiera, siempre y cuando obtenga el permiso del propietario y que el propietario será «razonable». Pero los tribunales han dictaminado que cosas tan triviales como los aparatos de iluminación son componentes «estructurales» de un edificio. Así que una cláusula aparentemente liberal como esta podría imposibilitarle mover ni una sola partición.

Si usted y su arrendador no están de acuerdo sobre lo que es estructural, puede declararlo en mora aunque considere que los cambios que ha realizado son razonables. En consecuencia, es posible que se le presente la desagradable opción de pagar una factura elevada al final del plazo de arrendamiento o restablecer los llamados cambios estructurales.

Pues defina en el arrendamiento lo que quiere decir con elementos estructurales. Limite las definiciones a componentes como los muros de carga, las columnas, el techo y la fachada. Y negocie el derecho a realizar modificaciones y mejoras en el interior de su espacio, sin el permiso del propietario, siempre y cuando los cambios no afecten a estos pocos elementos estructurales o a los sistemas que suministran electricidad y servicios públicos a otros inquilinos del edificio.

Mantenimiento. En un edificio de oficinas típico con varios inquilinos, el propietario será responsable de reparar ciertos elementos de la lista, normalmente los elementos estructurales, el exterior y partes de las áreas comunes del edificio. Es responsable del mantenimiento y la reparación de todo lo que hay en su espacio.

¿Qué ocurre cuando hay que reparar algo fuera de su espacio y no está entre los objetos que el propietario prometió cuidar? Puede que tenga que pagar las reparaciones usted mismo. De cualquier manera, puede que no tenga ningún recurso con el propietario, incluso si el problema hace que su espacio quede inutilizable.

Asegúrese de que sus responsabilidades están especificadas y limitadas. Su arrendador debería estar obligado a ocuparse de todo lo que usted no esté.

Víctimas. Muchos arrendamientos tienen cláusulas que permiten al propietario rescindir el arrendamiento tras un hecho menor que afecte al edificio, aunque su espacio de oficinas siga siendo bastante utilizable. Esta cláusula da al propietario la oportunidad de obligarlo a salir en un mercado en alza o de obligarlo a renegociar partes no relacionadas de su arrendamiento antes de que acepte reparar los daños.

Asegúrese de que el propietario esté obligado a restaurar el edificio y su espacio después de un accidente si las obras se pueden realizar en un plazo razonable. Debería poder caminar si los daños son tan graves que no se pueda restaurar su espacio o en un plazo razonable, teniendo en cuenta las necesidades de su empresa. Sin este derecho, podría verse obligado a pagar el alquiler aunque no tenga más espacio de oficinas.

Un médico del condado de Suffolk (Nueva York) firmó un contrato de arrendamiento de ocho años para un espacio de oficinas. Menos de un año después, el edificio se incendió. El propietario demandó seguir cobrando el alquiler y ganó, a pesar de que no tenía la obligación de reparar el edificio. La ley de Nueva York habría protegido al médico contra este tipo de cosas, pero el arrendamiento contenía una cláusula que disponía que el alquiler no disminuiría y que su responsabilidad en virtud del arrendamiento continuaría incluso si un hecho fortuito destruía el edificio. En efecto, el médico cedió sus derechos legales.6

Desgaste. Su arrendamiento debe estipular como mínimo que no es responsable de reparar el desgaste normal. Algunos propietarios exigen que los inquilinos «devuelvan» su espacio arrendado cuando se van. No debería aceptar ese acuerdo. Como casi todos los inquilinos tienen necesidades que requieren la modificación del espacio, restaurar el espacio le costaría mucho sin un beneficio sustancial para el propietario. Es muy probable que gran parte de las alfombras, tabiques, etc. restaurados se rompan para modificar el espacio para el próximo inquilino que venga.

Escapes y extensiones

Una cesión es la transferencia a un tercero de todos los derechos e intereses que el inquilino ostenta en virtud de un arrendamiento. En un subarrendamiento, la transferencia normalmente cubre una parte del espacio arrendado o toda la propiedad durante un período inferior al plazo del arrendamiento. Si su arrendamiento no dice nada sobre el subarrendamiento o las cesiones, puede hacer cualquiera de las dos cosas. Sin embargo, la mayoría de los propietarios son muy conscientes del potencial de beneficios que esto le proporcionaría. Por lo general, también les preocupa controlar el carácter y la calidad de los inquilinos de sus edificios. A menudo, el arrendamiento del propietario prohíbe rotundamente al inquilino asignar o subarrendar su espacio. En una variante que es un poco mejor, el propietario solo permitirá el subarrendamiento con su consentimiento y aceptará ser «razonable».

Negociación de la carta de trabajo

La carta de trabajo es un contrato independiente que establece los derechos y responsabilidades de terminar el espacio interior de un edificio antes de que se mude. Abarca la

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Subarrendamiento. La flexibilidad podría ser crucial para su empresa en un entorno empresarial cambiante y competitivo. A menos que tenga un espacio pequeño o un arrendamiento a corto plazo, negocie el derecho a subarrendar parte de su espacio sin la aprobación del propietario. Esto le permite almacenar espacio innecesario, pero le da la opción de recuperarlo fácilmente de manos de su subarrendatario.

Si su arrendamiento requiere el consentimiento del propietario antes de subarrendar y dice que el propietario debe ser «razonable», defina lo que significa. Los posibles subarrendatarios probablemente no esperen a que discuta con el propietario sobre las condiciones en las que puede subarrendar. El rechazo del propietario a los posibles subarrendatarios debe deberse a razones limitadas y objetivas, como la incapacidad financiera para gestionar los pagos del arrendamiento o la mala reputación. Limite también el tiempo del propietario para decidir sobre cualquier subinquilino propuesto. Un «sí» que llegue demasiado tarde le costará un subarrendatario con la misma seguridad que un «no».

Si tiene que entregar más de 100% de los beneficios del subarrendamiento o solo una parte, defina los beneficios del subarrendamiento para asegurarse de que sus gastos están cubiertos. Debería poder deducir de los alquileres que reciba todos los gastos, como publicidad, el coste de negociar y redactar el arrendamiento y las concesiones, como el alquiler gratuito, la alfombra y la pintura, así como el coste no amortizado de sus propias mejoras en el espacio subarrendado. Negocie también para deducir el alquiler que paga mientras su espacio esté vacante al intentar subarrendarlo. Acepte pagar al arrendador solo cuando le paguen. Si su subarrendatario incumple lo que le deja sin el flujo de ingresos prometido, no querrá que se le obligue a pagar beneficios ilusorios al propietario.

Algunos propietarios insistirán en el derecho a recuperar el espacio que quiera subarrendar. Esto permite al propietario recuperar espacio en un mercado en alza y alquilarlo solo, quizás negociando un plazo más largo con otro inquilino. Si su arrendamiento contiene una cláusula como esta, asegúrese de que el propietario se limite a recuperar únicamente el espacio que quiera subarrendar durante el tiempo que quiera subarrendarlo.

Tarea. Tenga especial cuidado con los arrendamientos que prohíben rotundamente las cesiones o que dan al propietario una discreción sin restricciones para prohibirlas. En muchos casos, una fusión o adquisición da lugar a una cesión porque su arrendamiento se transfiere a una nueva entidad legal. Esto significa que quedaría en quiebra y podría verse obligado a marcharse, especialmente en un mercado al alza. El propietario también puede intentar imponer requisitos de capitalización a un cesionario, exigiendo, por ejemplo, que cualquier posible socio de la fusión tenga activos al menos iguales a los suyos.

Sin embargo, en una fusión puede que no tenga el control. Del mismo modo, su arrendador puede exigir que cualquier filial a la que ceda su arrendamiento tenga activos tan sólidos como los suyos. Pero las filiales rara vez están tan bien dotadas como sus empresas matrices. Una cláusula como esta dificulta gravemente la flexibilidad empresarial, especialmente si el propietario le exige que siga siendo el principal responsable incluso después de ceder el arrendamiento, y ofrece al propietario un poco más de protección.

Asegúrese de que puede cederlo a cualquier filial o filial siempre y cuando sea propietario de al menos 331/3% ; lo más seguro es negociar un acuerdo sin restricciones de capitalización para las empresas con las que pueda fusionarse. Si cree que lo pueden adquirir, conserve su flexibilidad reservándose el derecho de ceder el arrendamiento a cualquier sociedad adquirente que cumpla ciertos requisitos de capitalización, por ejemplo, que tenga un patrimonio neto al menos igual al suyo en la fecha de la adquisición.

Renovaciones. Una opción de prórroga puede resultar valiosa. Dejando de lado la economía, garantiza que pueda seguir gestionando su negocio, sin interrupciones, en el mismo lugar durante más de tres, cinco o diez años. Si acepta un alquiler fijo durante el plazo de renovación, tanto usted como el propietario apuestan por un mercado de futuros. Por esa razón, los arrendamientos suelen incluir una fórmula (normalmente vinculada al precio justo del mercado) para determinar el alquiler durante el plazo ampliado.

El tipo justo de mercado depende de muchas consideraciones individuales, como la calificación crediticia del inquilino (por ejemplo, IBM probablemente reciba un descuento en comparación con una empresa emergente de dos años porque el riesgo del propietario es menor), la fórmula para calcular los gastos operativos y el plazo del arrendamiento. Si acepta una opción de renovación a un precio justo de mercado, especifique los factores que serían especialmente importantes en su caso. Además, insista en que se valore el espacio para su uso como espacio de oficinas, aunque ese no sea su «mejor y más alto uso» en el momento de la renovación.

Bastantes arrendamientos no exigen que el propietario se comprometa a renovar la tarifa de alquiler hasta que comience el plazo. Aunque el mecanismo para determinar la tarifa de renovación esté claro, es poco probable que quiera comprometerse a pagar el espacio a menos que conozca el coste por adelantado. Asegúrese de que el propietario especifique una tarifa fija con suficiente antelación como para que pueda buscar alternativas. De lo contrario, renuncia a una ventaja que podría ayudarle a garantizar una tasa de renovación justa. Un acuerdo ambiguo tiene otro coste oculto si decide mudarse: puede que tenga que pagar elevadas tasas de retención (entre 1 y media o 2 veces el alquiler normal) mientras compra nuevos trimestres.

Haga lo que haga, especifique las condiciones esenciales de su opción de prórroga. No posponga la decisión con una cláusula de arrendamiento vaga que «se compromete a aceptar». Esto provoca costosos litigios y podría dejarlo sin espacio de oficinas.

Resolución de disputas

Los arrendamientos suelen incluir una cláusula que dice que, en una disputa sobre temas como los gastos de operación, la electricidad y los impuestos inmobiliarios, el inquilino debe pagar, pero puede llevar al propietario ante los tribunales. Es un mal negocio para usted. No le da nada que no tuviera ya y el propietario no tiene ningún incentivo para llegar a un acuerdo. Los litigios costosos y lentos pueden dejarlo sin respuesta durante años. Mientras tanto, el propietario se queda con su dinero aunque el tribunal acabe por declararlo incorrecto y ordene el reembolso.

Prevea la resolución de disputas en el arrendamiento. Estos son algunos principios rectores:

• El arbitraje puede ser el mejor método para resolver disputas, como los desacuerdos sobre el alquiler justo del mercado o si el uso del espacio por parte del inquilino ha causado más daños que el desgaste normal. Los expertos en bienes raíces están más cualificados que el público lego para decir quién tiene razón.

• En determinadas disputas, el inquilino debería tener derecho a retener los gastos de funcionamiento, por ejemplo, si el propietario no le proporciona los servicios básicos o de reparación.

• El inquilino debe tener fácil acceso a la documentación que respalde las facturas del propietario y se le debe dar un tiempo razonable para auditar los gastos de explotación. Un contador público independiente, no el sobrino del propietario, debe preparar la declaración.

• El propietario debe compartir algunos gastos de auditoría con el inquilino.

• Si prevalece en una disputa, el inquilino debería recibir un reembolso rápido con intereses, más el reembolso de los gastos de bolsillo y los honorarios de los abogados.

Un recordatorio obvio pero esencial: una vez que esté de acuerdo en la forma de resolver los conflictos, siga el procedimiento al pie de la letra. Paine, Webber, Jackson & Curtis, Inc. (la empresa de servicios financieros que fue la predecesora de Paine Webber) llevó al propietario ante los tribunales por una disputa sobre los gastos de explotación, pero un juez desestimó el caso sin siquiera una audiencia. La empresa no había iniciado el procedimiento en un plazo de 30 días, como exigía el arrendamiento.7

1. Panel Realty Company contra Barclays Bank, PLC, 130 A2d 427 (Nueva York de 1987).

2. Pittsburgh Allied Fabricators, Inc. contra Habec, 271 A2d 217 (Pensilvania 1970).

3. Avon Products, Inc. contra Sheldon H. Solow dba Solow Building Company, 435 NYS2d 728 (1981).

4. Sea Tower Apartments, Inc. contra Century National Bank, 406 So.2d 69 (Florida, 4th Dist. Cat. Aplicación. 1981).

5. Compañía Central de Ferrocarriles de Nueva York contra Nueva York y Harlem Railroad Company y otros, 56 NYS2d 712 (1945).

6. José Rodriguez y otros contra Alan Nachamie, 359 NYS2d 51 (1977).

7. Silverstein Properties, Inc. contra Paine, Webber, Jackson & Curtis, Inc., 480 NYS2d 724 (1984).