Combata a Scope Creep en sus proyectos

Cada director de proyectos tiene una función clave que desempeñar: Scope Cop. Pero es un trabajo que no puede hacer de forma aislada. Necesita compartir los detalles esenciales y finanzas relacionadas con los miembros de su equipo al menos una vez a la semana (más a menudo que en algunos sectores) para que apoyen sus esfuerzos en lugar de socavarlos con la mejor de las intenciones. Es la única manera, aparte de la pura suerte, de que esté cerca de cumplir sus plazos y su presupuesto.

La alternativa, por supuesto, es Scope Creep, un monstruo con cabeza de hidra contra el que todos los primeros ministros luchan. Ya conoce el procedimiento:

Un cliente le pide que cotice la construcción de una zanja. En su propuesta, indique el tamaño exacto de la zanja que proporcionará, por ejemplo, 3 pies × 4 pies × 50 pies. Gana el trabajo y empieza a cavar. A medida que se acerca la finalización, el cliente cambia de opinión con respecto a la configuración de la zanja. Dice que realmente necesita tener un poco más de pendiente en un extremo y que debería ser más profundo en el otro.

«Lo siento, eso está fuera de nuestro alcance», dice.

«Vamos», responde. «Solo tardará unas horas más en cavarlo mientras esté aquí».

Este mismo problema surge, una y otra vez, en la TI, el desarrollo de productos, el marketing, la consultoría, en casi cualquier tipo de proyecto que se pueda imaginar.

Los clientes que piden trabajo gratis no se proponen reducir su rentabilidad. Solo quieren conseguir el mejor resultado posible. Así que depende de usted, como Primer Ministro, decidir si necesita una orden de cambio o completa el trabajo adicional de forma gratuita, por el bien de la relación. A menudo se ve atrapado en el cruce de «Regalar dinero» y «Hacer enfadar al cliente». Es un lugar incómodo para estar.

Hasta cierto punto, puede evitar esta encrucijada si llega a un acuerdo detallado con el cliente antes de empezar el trabajo. Una revisión colaborativa del alcance desde el principio ayuda a ambas partes a identificar las áreas grises y evitar malentendidos sobre lo que entregará, antes de que puedan mermar el presupuesto de su proyecto.

Pero luego, al empezar el trabajo, debe permanecer alerta, identificando y definiendo constantemente las tareas fuera del alcance que se presenten y ponerles cifras en dólares. Absténgase de realizar trabajos adicionales hasta que negocie un precio y el cliente se comprometa a pagarlo. Cualquier cosa menos es meterse en problemas.

A veces, los miembros bien intencionados del equipo asumen que la satisfacción de los clientes es el objetivo más importante, por lo que hacen trabajo extra de forma encubierta para nada. La rentabilidad del proyecto se ve afectada y los costes quedan enterrados en una enorme pila de informes financieros. La gente regala montones de dinero sin siquiera darse cuenta.

Un enfoque de libro abierto de la gestión de proyectos no elimina los desafíos de la expansión del alcance, pero puede mitigarlos. A través de reuniones de equipo en las que revisa periódicamente las finanzas, no solo el progreso en relación con las metas e hitos, los compromisos adicionales de mano de obra o materiales se reflejarán inmediatamente en los resultados finales. Con todos los datos de los proyectos disponibles en pizarras y hojas de cálculo para que todo el mundo los vea y discuta, es menos probable que las personas llenen las listas de deseos de los clientes de forma gratuita. Un sistema como este alivia parte de la presión al Primer Ministro: todo el grupo «es dueño» del problema de la expansión de la mira telescópica. Y determinar si hay que hacer un poco más por el cliente aquí y allá se hace mucho más fácil cuando pone un signo de dólar en cada decisión que toma.

Si su sistema de seguimiento de proyectos permite que el trabajo sin compensación pase desapercibido, cambie de sistema. Encuentre un método que saque a la luz toda la información del proyecto, donde pueda analizarse y analizarse. Se enfrentará a menos situaciones incómodas como primer ministro y la empresa perderá menos beneficios.

Esta es la quinta entrada de la serie de blogs de los autores sobre gestión de proyectos. La serie se basa en los consejos de su libro Gestión de proyectos con fines de lucro.

Publicación #1: El pequeño secreto sucio de la gestión de proyectos

Publicación #2: Cuando haga un seguimiento de los proyectos, ignore a sus contadores

Publicación #3: Los directores de proyectos deberían compartir su estrés

Publicación #4: No cuide a los subcontratistas, enséñeles