Algunas empresas están prohibiendo el correo electrónico y haciendo más cosas

Algunas empresas están prohibiendo el correo electrónico y haciendo más cosas


PERSONAL DE HBR

Tenemos una relación amor-odio con el correo electrónico. Por un lado, enviamos más de 108 mil millones de mensajes de correo electrónico cada día. Por otro lado, la mayoría de nosotros odiamos abrirnos paso a través de nuestra bandeja de entrada. El correo electrónico toma 23 por ciento de la jornada laboral promedio del empleado, y que el empleado promedio envía o recibe 112 correos electrónicos por día.

Cuando nos fijamos en estas estadísticas, usted comienza a ver el correo electrónico como una nueva forma de contaminación del conocimiento. De hecho, esa conclusión exacta es una a la que llegó Thierry Breton, CEO de la firma francesa de servicios de tecnología de la información Atos Origin, hace varios años. Bretón se dio cuenta de que sus empleados parecían constantemente distraído por el flujo de correos electrónicos que recibían cada día. Por lo tanto, tomó medidas para eliminar lo que creía eran efectos negativos en la productividad de la empresa.

En febrero de 2011, Breton anunció que estaba prohibiendo el correo electrónico. En tres años, quería que Atos fuera una empresa de «correo electrónico cero». «Estamos produciendo datos a una escala masiva que está contaminando rápidamente nuestros entornos de trabajo y también invadiendo nuestras vidas personales», dijo Breton en una declaración pública publicada a través del sitio web de Atos. «Estamos tomando medidas para invertir esta tendencia, así como las organizaciones tomaron medidas para reducir la contaminación ambiental después de la revolución industrial».

Esta declaración parece sorprendente viniendo del CEO de una empresa tecnológica que emplea a más de 70.000 personas en más de cuarenta oficinas en todo el mundo. Pero tal vez no debería ser tan sorprendente. Mientras escribo en mi nuevo libro, Bajo nueva gestión, un número cada vez mayor de líderes de la compañía están prohibiendo o al menos restringiendo el correo electrónico. Y como resultado, están haciendo más.

El propio Bretón estaba usando una filosofía de correo electrónico cero mucho antes de anunciar que llevó a Atos a prohibirla. Había dejado de usar el correo electrónico interno casi cinco años antes porque encontró que obstaculizaba su productividad. A pesar de su pensamiento aparentemente radical sobre el correo electrónico, Breton no es exactamente el modelo de un fundador de start-up que prueba nuevas formas de trabajar salvajes. Es un ex ministro de finanzas de mediana edad para Francia y ex profesor de Harvard Business School.

El enorme tamaño de Atos parecería excluir la prohibición del correo electrónico, pero en realidad era el tamaño de la empresa que Breton vio como la razón del cuello de botella en la comunicación. Por supuesto, Atos no prohibió la comunicación electrónica. En cambio, la compañía construyó una red social para toda la empresa. Organizaron la red alrededor de 7.500 comunidades abiertas representando los diversos proyectos que requerían colaboración. Sin embargo, las conversaciones no interrumpen automáticamente a los empleados haciendo ping a su bandeja de entrada. En su lugar, los empleados pueden optar por entrar en la discusión según sus condiciones y su horario.

Aunque Atos todavía no ha llegado al 0% de correo electrónico, los esfuerzos de reducción están funcionando. La empresa ha reducido el correo electrónico general en un 60 por ciento, pasando de un promedio de 100 mensajes de correo electrónico por semana por empleado a menos de 40. El margen operativo de Atos aumentó de 6,5 por ciento a 7,5 por ciento en 2013, las ganancias por acción aumentaron más del 50 por ciento y los costos administrativos disminuyeron del 13 por ciento al 10 por ciento. Obviamente, no todas estas mejoras fueron el resultado de prohibir el correo electrónico, pero la correlación es ciertamente fuerte. Así es un creciente cuerpo de investigación sobre los efectos del correo electrónico.

Prohibir o poner restricciones al correo electrónico, sugiere la investigación, puede aumentar drásticamente la productividad individual y reducir el estrés. Investigadores de la Universidad de California, Irvine y el Ejército de los Estados Unidos cortaron el uso del correo electrónico para 13 funcionarios civiles de oficina y midió los efectos sobre la productividad y el estrés. Los investigadores primero llevaron a los participantes a través de un período de referencia de tres días en el que fueron entrevistados y observados tanto visualmente como con software de monitoreo informático (para ver cómo los programas que utilizaron, con qué frecuencia y cuánto se interrumpió su trabajo). Incluso midieron la frecuencia cardíaca de los participantes (como un indicador de los niveles de estrés). Luego sacaron el enchufe en el correo electrónico, instalando un filtro en el programa de correo electrónico de los participantes, que archivaría todos los mensajes entrantes para su posterior lectura y eliminaría todas las notificaciones.

Continuaron con la condición de «sin correo electrónico» durante cinco días, siguieron observando a los participantes, rastreando el uso de su computadora y midiendo sus ritmos cardíacos. Los participantes comenzaron a comunicarse cara a cara y por teléfono con más frecuencia. La mayoría de los participantes también pasaron mucho más tiempo en cada programa informático que utilizaban, lo que sugiere que estaban mucho menos distraídos. A juzgar por las frecuencias cardíacas, los participantes también experimentaron significativamente menos estrés cuando se les bloqueó el correo electrónico. Los participantes incluso notaron este efecto ellos mismos. Consistentemente informaron de sentirse más relajados y enfocados, así como más productivos, con su correo electrónico apagado que en condiciones normales de trabajo.

Otros estudios sugieren que simplemente limitar la comprobación de correo electrónico a un cierto número de veces al día o solo verificar la bandeja de entrada en momentos particulares puede tener un efecto casi tan dramático.

En conjunto, la experiencia de Atos y los resultados de estos estudios sugieren que necesitamos tener una conversación sobre cuándo y cómo enviamos un correo electrónico. Borrar su bandeja de entrada de correo electrónico puede hacerte sentir que es ultra-productivo, pero a menos que la descripción de su trabajo sea únicamente para eliminar correos electrónicos, es probable que simplemente se engañe a sí mismo.

Escrito por David Burkus