Adelante, pida más tiempo en esa fecha límite

Los plazos poco realistas no ayudan a nadie y, sin embargo, la mayoría de las veces, los empleados evitan pedir prórrogas incluso cuando saben que más tiempo les ayudaría a hacer un mejor trabajo. A través de una serie de estudios con más de 4000 adultos que trabajan, el autor ilustra cómo, a pesar de que las personas suponen que se les juzgará negativamente si solicitan una prórroga del plazo, es probable que los directivos califiquen a los empleados que solicitan más tiempo como más competentes y motivados. Por ello, sostiene que los directivos deben hacer un esfuerzo por comunicar con claridad cuándo los plazos son flexibles (ya que es probable que los empleados asuman que no lo son) y que, en caso de duda, los empleados no deben tener miedo de pedir más tiempo.

••• Los estudios han demostrado que los plazos son uno de los más[estresante](https://journals.sagepub.com/doi/10.2307/2667031) aspectos del lugar de trabajo, especialmente cuando nosotros (o nuestros jefes)[sobreestimar](https://homepages.se.edu/cvonbergen/files/2013/01/Exploring-the-Planning-Fallacy_Why-People-Underestimate-Their-Task-Completion-Times.pdf) qué tan rápido podemos completar una tarea y, luego, acabar esforzándonos por cumplir un plazo excesivamente ajustado. Y no se trata solo de sentirse un poco estresado. También se ha descubierto que la presión de tiempo debido a plazos poco realistas tiene un[impacto negativo significativo](https://static1.squarespace.com/static/5e270ffe949f6c4d0d0fcc55/t/5f77c04124f75f5a9d823ba6/1601683526489/Why+time+poverty+matters+-+giurge+whillans+west.pdf) sobre la creatividad, la eficacia y el rendimiento general. ¿Qué se puede hacer con esta fuente de estrés aparentemente inevitable? La solución más obvia para un plazo poco realista es solicitar una prórroga. Muchos plazos son mucho menos estrictos de lo que parece y algunos son totalmente arbitrarios. De hecho, mis colegas y yo hace poco [realizó una encuesta](https://www.youtube.com/watch?v=u-xdiGo0PQE&ab_channel=DataColada) con más de 1000 adultos que trabajan en los EE. UU., en el que los encuestados informaron que poco menos de la mitad de sus plazos de trabajo importantes eran ajustables. Hay muchas razones por las que una fecha límite puede ser más flexible de lo que parece. Si su gerente le pide que presente un borrador de nota antes del final de la semana, por ejemplo, puede que solo necesite que esté terminado a tiempo para incluirlo en un informe que se publicará el mes que viene. Si bien es posible que la fecha límite para el informe final no sea negociable, es probable que ampliar el plazo interno para el borrador de la nota sea mucho más fácil y económico de ampliar. En otros casos, es posible que la fecha límite no esté vinculada en absoluto a ningún requisito externo. Por ejemplo, a veces una fecha límite sirve simplemente como[dispositivo de compromiso](/2021/11/the-psychology-behind-meeting-overload) para animar a un empleado a terminar un proyecto y se puede ajustar sin que ello afecte negativamente a nadie. Pero a pesar de que suele ser una opción, muchos de nosotros todavía nos sentimos reacios a pedir más tiempo. Mi equipo dirigió[una serie de estudios](https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0022103121001566) con un total de más de 4000 adultos que trabajan para explorar las barreras, reales o imaginarias, que impiden que las personas pidan extensiones, incluso cuando eso podría ayudarlos a ambos a sentirse menos estresados y a producir un mejor trabajo. ## Barrera 1: Miedo a ser juzgado En nuestro primer estudio, reclutamos a 900 profesionales estadounidenses a tiempo completo de una amplia gama de industrias y les pedimos que realizaran una tarea de redacción. Hicimos que fuera difícil completar la tarea en el tiempo asignado y dimos a los participantes la opción de solicitar una prórroga en cualquier momento antes de que expirara el plazo. Les dijimos que otro participante actuaría como su director: los directores evaluarían la calidad de su trabajo y decidirían si merecían recibir una bonificación en metálico. Luego dijimos a un grupo de participantes que sus gerentes recibirían una notificación si pedían una prórroga, mientras que al otro grupo le dijeron que sus gerentes no sabrían si habían solicitado más tiempo. A pesar de que a todos los participantes se les indicó claramente que su redacción se juzgaría únicamente por sus méritos, cuando también se les dijo que sus directivos lo sabrían si solicitaban una prórroga, tenían un 31% menos de probabilidades de pedirla. Además, los participantes que dedicaron más tiempo, como era de esperar, proporcionaron respuestas escritas más largas y de mayor calidad (según la valoración de otros participantes) que los que solo utilizaron el tiempo asignado originalmente. Esto sugiere que los empleados dudan en solicitar prórrogas por temor a que sus supervisores los juzguen negativamente por hacerlo y, como resultado, renuncian a la oportunidad de mejorar su desempeño de una manera que les interese a sus supervisores. Verificamos estas conclusiones en un segundo estudio, en el que pedimos a más de 1000 participantes que actuaran como supervisores y evaluaran las tareas de redacción de nuestro primer estudio. Es importante destacar que a todos los supervisores se les dijo si los redactores de cada respuesta escrita habían solicitado tiempo adicional o no, pero se les indicó que calificaran las respuestas únicamente en función de la calidad. De media, los supervisores volvieron a calificar las respuestas escritas de los participantes que habían solicitado tiempo adicional como de mayor calidad y, además, calificaron a esos participantes como significativamente más competentes y motivados que los que no pidieron tiempo adicional. ## Barrera 2: Suposiciones sobre la importancia de la velocidad frente a la calidad Además de la preocupación de que solicitar una prórroga haga que parezcan incompetentes, nuestro siguiente estudio demostró que muchos empleados también sobreestiman hasta qué punto sus jefes se preocupan por la rapidez con la que terminan su trabajo. Pedimos a 200 empleados a tiempo completo y 200 directivos que imaginaran un escenario con un plazo ajustable en el trabajo. Pedimos a los directores que valoraran en qué medida priorizarían la rapidez de sus informes frente a la calidad en este escenario, y les preguntamos a los empleados si solicitarían más tiempo y cuánto creían que a sus gerentes les importaba la velocidad frente a la calidad. Descubrimos que los empleados sobreestimaban constantemente hasta qué punto los directivos se preocupaban por terminar el trabajo rápidamente, lo que los hacía dudar a la hora de pedir más tiempo. Si bien no cabe duda de que hay algunos casos en los que la velocidad es más importante que la calidad, nuestras investigaciones sugieren que esos casos son mucho menos comunes de lo que piensan la mayoría de los empleados. Por supuesto, esto no significa que los empleados deban _siempre_ pedir más tiempo. En particular,[investigación previa](https://psycnet.apa.org/buy/1986-14532-001) sugiere que tanto pedir más tiempo después de que haya pasado una fecha límite como solicitar prórrogas[una y otra vez](https://www.pnas.org/content/pnas/118/45/e2105622118.full.pdf), puede provocar evaluaciones negativas del supervisor. Del mismo modo, aunque algunos plazos son fáciles de ajustar,[encontramos](https://www.pnas.org/content/pnas/118/45/e2105622118.full.pdf) en otro artículo en el que se dice que solicitar ampliaciones de los plazos, que son más costosos de ajustar, puede tener consecuencias negativas. Dicho esto, esta investigación también reveló que, incluso con estos plazos menos flexibles, los empleados tendían a sobreestimar hasta qué punto pedir más tiempo causaría una mala impresión. Entonces, ¿por qué hacemos esas suposiciones erróneas?[Las investigaciones han demostrado](https://www.jstor.org/stable/10.1086/374702) que las personas tienden a optimizar las métricas que se cuantifican fácilmente, como el tiempo de finalización, en lugar de medidas del rendimiento más cualitativas (aunque a menudo más relevantes), como qué tan bien escrito o perspicaz es el producto final.[Directores](https://www.worldcat.org/title/getting-things-done-the-art-of-stress-free-productivity/oclc/44868871) y[empleados](https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/0958519032000145648) por lo general, ven las habilidades de gestión del tiempo como el sello distintivo de un buen desempeño, y la habilidad de utilizar el tiempo de manera eficiente es[muy visto](https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2352250X18300514?via%3Dihub) como señal de competencia, habilidad e incluso posición social. Por lo tanto, no es de extrañar que a muchos empleados les preocupe que pedir más tiempo los haga parecer incompetentes e ineficientes, aunque nuestros datos muestran que suele ocurrir lo contrario. ## La solución: una comunicación clara Teniendo en cuenta estos factores, es importante que los directivos comuniquen explícitamente si se pueden ajustar los plazos. En lugar de esperar que los empleados adivinen si está bien solicitar una prórroga, los directivos deberían formalizar políticas que aclaren cuándo se juzgará a los empleados por la rapidez con que trabajan y cuándo es más importante la calidad. Esto podría ayudar a los empleados a preocuparse menos por parecer incompetentes si solicitan una prórroga del plazo y, a su vez, mejorar tanto su estado mental como la calidad de su trabajo. Pedir más tiempo no eliminará las innumerables fuentes de estrés a las que nos enfrentamos todos en el trabajo. Pero animar a los empleados a expresarse cuando se sienten abrumados y a pedir más tiempo de forma proactiva cuando lo necesiten puede ser beneficioso para todos, tanto para reducir el estrés como para mejorar el rendimiento. La mayoría de las veces, la calidad importa más que la velocidad. En caso de duda, pídale a su jefe esa prórroga; es mucho menos probable que lo juzguen por ello de lo que piensa.