Accounting Made Simple

Aprende los fundamentos de la contabilidad.

¿Has mirado alguna vez tus cuentas -un estado de flujo de caja, por ejemplo- y has pensado que estabas viendo jeroglíficos? ¿O has pensado: "Si existiera un diccionario inglés-contable, quizá muchos de nosotros tendríamos una idea de lo que ocurre en nuestros estados financieros"

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No estás solo. Este resumen aborda los fundamentos contables más básicos. ¿Por qué tienes que conocerlos? Porque la contabilidad es posiblemente la fuente de información más importante de la empresa. Registra, analiza, planifica y, en última instancia, controla las transacciones de tu empresa.

Al fin y al cabo, si sabes descifrar los fundamentos de la contabilidad, conocerás la historia real de tu empresa: cómo está de saneada y dónde podrías gastar o ahorrar más dinero para ayudarla a crecer.

La contabilidad es la fuente de información más importante de tu empresa.

En este resumen, descubrirás

• qué aspecto tiene el balance de un puesto de limonada;
• cómo comparar los beneficios de Google con los tuyos propios;y
• cómo calcular el patrimonio neto de tu vivienda.
• Cómo calcular el patrimonio neto de tu vivienda.

Una ecuación contable básica mide la situación financiera de una empresa mediante el activo, el pasivo y el patrimonio neto.

La contabilidad puede parecer impenetrable y misteriosa. Pero no es ningún arte oscuro. De hecho, un balance sigue un orden lógico claro. Lo que necesitas saber es cómo descifrarlo.

Empecemos por los fundamentos: Una ecuación contable mide la situación financiera utilizando el activo, el pasivo y el patrimonio neto.

Aquí tienes un repaso de lo que significan esos términos:

• Activos: todo lo que posee una empresa, como propiedades, existencias y efectivo.
• Patrimonio neto
• Patrimonio neto
• Patrimonio neto.
• Pasivo: Todas las deudas de la empresa, como los préstamos.
• Patrimonio neto (también llamado patrimonio neto): La diferencia entre ambos, es decir, la propiedad de los activos de la empresa, una vez pagado el pasivo.

La ecuación contable establece que, pase lo que pase, será válido lo siguiente: Activo = Pasivo + Fondos Propios. También puedes escribir la ecuación así:Activo - Pasivo = Fondos Propios.

Esta ecuación es muy similar a la anterior.

Esta ecuación es aplicable a cualquier tipo de empresa, grande o pequeña. Imagina que tienes un puesto de limonada. Tus activos son: la limonada, el puesto, los vasos y los uniformes, por un valor total de 100 $. Has pedido préstamos a tu hermana y a tu madre por valor de 60 $: esos son tus pasivos. Así es como calcularíamos el Capital Propio: Activo (100 $) - Pasivo (60 $) = Capital propio (40 $).

Podrías utilizar la misma ecuación para medir tu situación financiera al comprar una vivienda. Si quieres comprar una vivienda por 300.000 $, probablemente no lo pagarías todo por adelantado. Podrías pedir una hipoteca por 230.000 $. Eso significa que el valor neto de tu vivienda se calcularía como 300.000 $ de activo - 230.000 $ de pasivo = 70.000 $ de patrimonio neto.

Y unos años más tarde, una vez que hayas pagado 30.000 $ de la hipoteca, el patrimonio neto de tu vivienda sería: 300.000 $ de activos - 200.000 $ de pasivos = 100.000 $ de patrimonio neto.

Una cosa que hay que recordar sobre los activos y pasivos es que tu activo puede ser el pasivo de otra persona, y viceversa. Por ejemplo, en el caso anterior, la hipoteca es tu pasivo. Pero es el activo del banco.

La ecuación contable constituye la base de tu balance.

Como acabamos de aprender, la ecuación contable es fundamental. Pero también desempeña un papel más importante. Es la base de tu balance.

Tu balance es tu estado financiero principal. Basado en la ecuación contable, utiliza el activo, el pasivo y los fondos propios para mostrar la situación financiera de tu empresa en un momento determinado.

Los activos del balance incluyen el efectivo y los equivalentes de efectivo, las existencias, las cuentas por cobrar y los bienes, plantas y equipos. Así, el balance de nuestro puesto de limonada incluiría lo siguiente en la columna de activos: Dinero en nuestras cuentas corrientes/de ahorro; inversiones a punto de vencer, como nuestra inversión en la granja de limones; la propia limonada; el pago del Sr. Johnson por el catering de limonada para su fiesta de la semana pasada; el puesto de limonada; y tu jarra y tu colador.

Los activos se refieren al dinero en efectivo, las existencias, las cuentas por cobrar y los bienes, plantas y equipo.

El pasivo se refiere a las cuentas a pagar y los efectos a pagar. Los nuestros serían La cantidad que debemos al tendero por comprarnos cien limones y también el préstamo que pedimos a nuestra hermana.

Y por último, las acciones ordinarias y los beneficios no distribuidos figurarían como patrimonio neto del propietario. Son los 15 $ que ahorramos para abrir el puesto y también la suma de todos nuestros ingresos que no se han distribuido a otros en forma de dividendos.

Por tanto, nuestro balance sería el siguiente

Así que nuestro balance tendría este aspecto:

Activos:

• Efectivo y equivalentes de efectivo (15 $)
• Efectivo y equivalentes de efectivo.
  • Inventario (30 $)
• Cuentas por cobrar (5 $)
• Cuentas por cobrar (5 $)
• Inmuebles, instalaciones y equipo (50 $)
• Total = $100
• Pasivo:
  • Cuentas pendientes de pago (20 $)
• Pagarés (40 $)
• Pagarés (20 $)
• Total = $60
• Fondos propios:
  • Acciones ordinarias (15 $)
  • Beneficios no distribuidos (25 $)
  • Total = 40 $
  • Recuerda, la ecuación contable sostiene que el Pasivo más los Fondos Propios deben ser siempre iguales al Activo. Y así es: 60 $ de pasivo + 40 $ de fondos propios = 100 $ de activo. Sencillo, ¿verdad?
  • Ya dominamos las ecuaciones contables y los balances. Lo siguiente: la cuenta de resultados. A diferencia del balance, que muestra las cuentas financieras en un momento dado, la cuenta de resultados hace un seguimiento de los resultados financieros de tu empresa a lo largo de un periodo de tiempo determinado: el transcurso de un año, por ejemplo.
  • Este documento se organiza de forma sencilla: tomas lo que has ganado (ingresos) y restas lo que has gastado (gastos). Ahora entiendes por qué se suele llamar cuenta de pérdidas y ganancias (PyG).
  • Así que, para desglosarlo: La parte superior de tu cuenta de resultados muestra tus ingresos, lo que básicamente significa tus ventas. Todos los costes asociados a la producción de los bienes vendidos deben registrarse aquí como coste de los bienes vendidos (CoGS). Cuando deduces el CoGS de tus ingresos, obtienes tu beneficio bruto.
  • Bien, veamos cómo funciona esto en la práctica: Supongamos que empiezas a vender camisetas. Fabricas 100 camisetas a 12 $ cada una a principios de mes, lo que te cuesta 1.200 $. Al final del mes, has vendido todas las camisetas a 25 $ cada una. Eso suma 2.500 $: tus ingresos. Una vez deducido el CoGS (1.200 $) de tus ingresos, los 1.300 $ restantes serían tu beneficio bruto.
  • Ahora tenemos que poner en orden tus gastos. Los gastos incluyen el alquiler, los sueldos y salarios, el marketing y los seguros. Para hacer funcionar tu negocio de camisetas, alquilas un pequeño local para hacer las camisetas. También tienes que pagar a unos cuantos empleados y quizá comprar algunos anuncios en Facebook para correr la voz. Y no te olvides del seguro. Suma estos costes para obtener tu gasto total: digamos que asciende a 1.000 dólares.
  • Como último paso, resta los gastos (1.000 $) del beneficio bruto de la columna de ingresos (1.300 $). Así obtienes los ingresos netos, que en nuestro caso son 300 $. ¡Enhorabuena! Eres rentable. Si el beneficio neto hubiera resultado negativo, significaría que tu empresa está perdiendo dinero.
  • Seguro que has oído alguna vez este término: El estado de flujos de tesorería. Pero, ¿qué es? Pues es un simple documento contable que registra las entradas y salidas de efectivo. Es importante tener uno de estos estados además de una cuenta de resultados, ya que a menudo hay un lapso entre el momento en que se registra una partida de ingresos o gastos y el momento en que el efectivo entra o sale realmente de las cuentas de la empresa.
  • Imagina que tu empresa realiza un servicio de marketing en septiembre, pero el cliente no paga hasta principios de octubre. Esa venta aparecería tanto en tu estado de PyG como en tu balance ya en septiembre, pero como el pago real no llegará a tu cuenta bancaria hasta octubre, no lo incluirías en el estado de tesorería de septiembre.
  • Todos los estados de flujo de caja se dividen en tres categorías: actividades de explotación, actividades de inversión y actividades de financiación.
  • El flujo de caja de las actividades de explotación abarca las transacciones que se incluirían en la parte de ingresos netos de la cuenta de resultados. Esto incluye las ventas a clientes, los pagos a empleados y proveedores, los pagos de impuestos, etc.
  • La segunda categoría, actividades de inversión, incluye los movimientos de tesorería relacionados con inversiones y activos de capital (es decir, activos que duran más de un año). Por tanto, esta parte del estado de flujo de caja registra el efectivo gastado o recibido por la compra o venta de valores financieros como acciones y bonos, y el efectivo gastado o recibido por la compra o venta de propiedades, fábricas y equipos.
  • Por último, los flujos de caja procedentes de actividades de financiación se refieren al dinero que procede o se destina a los propietarios y acreedores de la empresa. Esto incluye los dividendos pagados a los accionistas y los préstamos.
  • Y luego, una vez que hayas registrado todos los movimientos de efectivo relevantes pertenecientes a estas tres categorías, los combinarías para calcular el aumento neto de efectivo de tu empresa. Y así es como obtienes un estado de flujo de caja.
  • El estado de flujo de caja es crucial, porque te da la mejor idea de cuándo vas a quedarte sin dinero en tu cuenta bancaria, lo que significaría la quiebra.
  • Una vez que hayas creado todos estos estados contables diferentes, tienes que analizarlos. Una forma de hacerlo es aprender a calcular ratios que hablen de la salud financiera de una empresa.
  • Liquidez.
  • Los ratios de liquidez son los primeros que hay que tener en cuenta, porque indican la facilidad con la que una empresa puede hacer frente a sus obligaciones financieras a corto plazo. Una regla empírica: cuanto más alto sea el coeficiente, mejor.
  • Un tipo de ratio de liquidez es el ratio corriente, que evalúa la capacidad de tu empresa para pagar sus pasivos corrientes utilizando activos corrientes, es decir, sus pasivos en el momento presente, utilizando activos que tiene en ese momento. Ésta es la ecuación Ratio Corriente = Activo Corriente ÷ Pasivo Corriente.
  • Digamos que tu empresa tiene 200.000 $ de activos corrientes y 200.000 $ de pasivos corrientes. Eso significa que tu ratio corriente es 1. Así que puedes pagar tus pasivos; tienes una empresa relativamente estable.
  • A continuación, la ratio rápida calcula el peor escenario posible excluyendo los saldos de existencias de los activos. La ecuación es la siguiente Ratio de rapidez = (Activo corriente - Inventario) ÷ Pasivo corriente.
  • Por ejemplo, si tu empresa tiene una cuenta de existencias de 100.000 $, dedúcela del activo circulante: (200.000 $ de activo - 100.000 $ de existencias) = 100.000. El ratio rápido sería entonces 100,000 ÷ 200,000 = 0.5. Basándonos en esa cifra, podemos ver que tu empresa podría tener dificultades para pagar sus deudas si las ventas se ralentizan y no puedes vender tus existencias.
  • Además de los ratios de liquidez, también es importante tener en cuenta los ratios de rentabilidad, porque demuestran la rentabilidad de una empresa en relación con su tamaño. Aunque los ingresos netos nos dicen algo sobre los beneficios, puedes ver que no tendría sentido comparar los beneficios de Google con los de un pequeño restaurante.
  • Y por eso es tan importante tener en cuenta los ratios de liquidez y rentabilidad.
  • Y por eso es útil calcular la rentabilidad de los activos, que nos indica la eficiencia con la que una empresa utiliza sus activos para obtener beneficios. La fórmula es sencilla: Rendimiento del activo = Beneficio neto ÷ Activo total.
  • El rendimiento de los fondos propios es similar, salvo que en lugar de utilizar los activos totales, evalúa el dinero de los inversores y los fondos propios de los accionistas. La ecuación es: Rendimiento de los fondos propios = Ingresos netos ÷ Fondos propios.
  • Ahora puedes calcular estos ratios para analizar la salud financiera de tu empresa.
  • Ya estás casi listo para preparar tu estado financiero. Pero antes, vamos a repasar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), un conjunto de buenas prácticas que siguen muchos países, incluido Estados Unidos.
  • Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) son un conjunto de buenas prácticas que siguen muchos países, incluido Estados Unidos.
  • El aspecto más importante de los PCGA probablemente tenga que ver con la contabilidad por partida doble y el sistema de cargos y abonos que la acompaña.
  • La contabilidad por partida doble es un sistema de contabilidad que se basa en el principio de la contabilidad por partida doble.
  • Para entender qué es esto, repasemos la contabilidad por partida simple. Probablemente ya utilices una versión de la misma en tus transacciones privadas: por ejemplo, cuando compras un nuevo ordenador portátil, se registra una transacción de -1.000 $ en tu cuenta bancaria o en el extracto de tu tarjeta de crédito para reflejar el coste del ordenador.
  • Pero en la contabilidad por partida doble, la contabilidad por el principio de contabilidad generalmente aceptada (PCGA) se basa en la contabilidad por partida doble.
  • Pero en el sistema de contabilidad por partida doble aprobado por la GAAP, tanto un aumento como una disminución se registran en sus respectivas cuentas, para equilibrar la ecuación contable.
  • Por ejemplo, si registraras la transacción del portátil utilizando la partida doble, la escribirías como - 1.000 $ en efectivo y + 1.000 $ en activos.
  • Otra diferencia crucial entre el seguimiento financiero privado y la contabilidad profesional es que esta última utiliza los términos debito y crédito en lugar de "aumento" y "disminución"
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  • Así: un aumento del activo se registra como débito y una disminución se registra como crédito. Del mismo modo, una disminución en el pasivo se registra como un débito, mientras que un aumento se registra como un crédito.
  • Una cosa fundamental que hay que saber aquí es que las cuentas deudoras aparecen primero, y siempre en el lado izquierdo. Mientras tanto, las cuentas acreedoras aparecen en la línea siguiente, sangradas a la derecha. Con este formato, registrarías la compra del portátil así:
  • Dr. (Debe) Material de oficina 1.000 $
  • Cr. (Haber) Gastos de material 1.000 $
  • Esto significa que la compra de nuestro portátil añade 1.000 $ al valor de la cuenta de material de oficina, pero quita 1.000 $ de la cuenta de gastos de material (o caja).
  • Todas estas transacciones deben registrarse en el Libro Mayor, que es el documento contable más importante de una empresa. Es el que se utiliza para crear un estado financiero.
  • La contabilidad puede parecer impenetrable y misteriosa, pero sigue una lógica sencilla y fácil de entender. Siempre que entiendas los términos básicos, podrás leer todo tipo de documentos financieros para evaluar la salud financiera de una empresa.

Conclusiones

Los contables registran todas las transacciones mediante un sistema especial de doble entrada.

Calcula ratios financieros para analizar la salud financiera de tu empresa.

El estado de flujo de caja registra las entradas y salidas de efectivo de una empresa.

La cuenta de resultados hace un seguimiento de los resultados financieros de una empresa durante un periodo de tiempo determinado.