ABC de las entrevistas de trabajo

Su organización está buscando a varios candidatos para una vacante en sus niveles directivos y usted tiene la última palabra en la decisión. Se está preparando para entrevistar a los solicitantes.

¿Está bien preparado para esta tarea? Las entrevistas mal realizadas pueden volver a perseguirlo. Puede contratar a alguien que no haga ejercicio o rechazar a alguien con potencial estelar. O en estos días de litigio, puede correr el riesgo de que lo abofeteen con una demanda y lo lleven ante el tribunal.

A diferencia de su personal de recursos humanos, entrevista a los candidatos solo de vez en cuando. No cumple con ese deber con la suficiente frecuencia como para perfeccionar sus habilidades. Es probable que los propios candidatos sean más hábiles que usted. A menudo reciben instrucciones detalladas de las firmas de contratación que se las envían. La experiencia reciente en la trayectoria laboral puede que les haya enseñado todo lo correcto que preguntar y decir.

Luego están los atributos personales que aporta a la entrevista. Las características agresivas que lo ayudaron a ocupar un puesto ejecutivo también pusieron obstáculos en su camino para convertirse en un entrevistador experto: aprender a preguntar, ver y escuchar. La actitud de muchos altos ejecutivos hace que les resulte difícil mantener los oídos abiertos y la boca cerrada, dos características fundamentales del entrevistador experto.

La inclinación del ejecutivo a hacerse cargo no conduce a una entrevista eficaz.

Por otro lado, ya conoce el trabajo y las cualidades que busca. Además, su preocupación por encajar bien entre la persona y la organización es su mayor ventaja: con la preparación adecuada, le dará una ventaja en la entrevista.

Preparándose para las entrevistas

Antes de que comiencen las entrevistas, redacte un perfil de trabajo basado en la descripción del puesto. El propósito es traducir los deberes y responsabilidades en las características personales que el gerente debe tener para hacer el trabajo.

Tome la descripción del puesto de gerente nacional de ventas de una compañía de seguros de vida. Una obligación es: «Revisa los datos para calcular el potencial de ventas y los deseos de los clientes y recomendar precios y políticas para cumplir los objetivos de venta». A partir de ahí, usted extrae estos requisitos para su perfil: poderes de análisis, habilidades de gestión, compromiso. Otro deber, «Prepara informes de ventas periódicos que muestren las ventas potenciales y los resultados reales», exige habilidad para escribir y comunicarse oralmente.

Ahora vaya al grano. Para cada deber o responsabilidad, usted enumera las características o cualidades que debe poseer su candidato para realizar el trabajo. Por ejemplo, en cuanto a los poderes de análisis: «Busca información en publicaciones como Noticias sobre seguros e impuestos y lo interpreta para mostrar cómo los agentes de ventas pueden utilizar los cambios en la legislación tributaria para vender pólizas de seguro de vida». Y con respecto a la comunicación escrita: «Redacta un texto para el departamento de publicidad para preparar nuevos folletos de ventas para los agentes en los que se describen las ventajas de los distintos tipos de seguro de vida para jóvenes solteros, jóvenes recién casados y personas maduras con nidos vacíos».

Naturalmente, descubrirá que muchos requisitos para diferentes trabajos son iguales. Su departamento de recursos humanos puede ayudarlo a determinar las características más importantes y a prepararlo para las entrevistas.

Una vez que haya enumerado los requisitos del puesto, póngalos en blanco y negro: prepare una guía escrita para entrevistas. El uso de una guía de este tipo no significa que le falte facilidad verbal, fluidez para conocer gente o destreza a la hora de dirigir un debate; más bien, contribuye sustancialmente a una evaluación acertada de los candidatos con los que debe enfrentarse cara a cara.

Esta es una lista de elementos como base para una guía de entrevistas:

• Consulte el currículum y la solicitud del solicitante para ver los puestos, la experiencia y los logros que más se adapten a sus requisitos laborales.

• Planifique las preguntas sobre las cualidades que busca. En las entrevistas con los candidatos al puesto de director nacional de ventas de una compañía de seguros, si sabe que un candidato lee revistas como Noticias sobre seguros e impuestos, podría preguntar: «Dígame cómo ha interpretado la información de esas publicaciones con fines de venta».

• Prepare un escenario paso a paso sobre cómo presentar el puesto.

• Haga lo mismo con su empresa, división y departamento.

• Busque ejemplos de comportamiento centrándose en lo que ha hecho el solicitante, no en lo que podría hacer. Del candidato a gerente de ventas de seguros de vida, podría preguntar: «¿Puede mostrarme muestras de folletos, cartas de venta o artículos que haya creado?»

Una guía de entrevistas le ayudará a ser coherente y a centrarse en sus preguntas, garantizando así que cada candidato reciba un trato justo, lo alejará de preguntas inadecuadas y evitará que ponga a los candidatos a la defensiva. Además, una guía de entrevistas le permite tener el control de la conversación.

Actuación pasada

Hace tiempo que se ha establecido que el comportamiento pasado de una persona es la guía más segura del desempeño futuro. Para determinar si un candidato encaja con las personas de su empresa (incluido usted) se requieren preguntas que descubran las características de la personalidad.

¿Cómo puede decidir si un candidato hará el trabajo y encajará bien? Está buscando un tipo de comportamiento particular para cada requisito crítico que haya enumerado para el puesto. La pregunta a tener en cuenta es: ¿Qué ha hecho este candidato en el pasado para cumplir con estos requisitos? Así que haga una lista de preguntas relacionadas con sus inquietudes al respecto.

Los siguientes ejemplos ilustran los tipos de preguntas que revelan la voluntad de hacer el trabajo, así como su estilo y personalidad:

Su preocupación: En esta era de parejas DINK (doble ingreso, sin hijos), tal vez se pregunte por la motivación del posible empleado para trabajar. ¿Dedicará esta persona las horas necesarias para hacer el trabajo?

Pregunta errónea: «¿Su cónyuge tiene empleo?»

Comentario: Esa pregunta hace que una conversación sea amable, pero no responde a su preocupación. Tiene poco que ver con la motivación del candidato para trabajar.

Preguntas mejoradas: «¿Puede hablarme de algún proyecto que haya tenido que abordar en el que haya tenido que cumplir un plazo fijo? ¿Qué hizo para hacer ejercicio a tiempo?»

Cuando la persona que busca es una persona que pueda marcar una diferencia apreciable en la empresa, no basta con cumplir con las cualificaciones técnicas del puesto. No se limita a cubrir un puesto, sino que contrata a alguien que sea flexible, que haga lo que el trabajo exija.

Su preocupación: Qué tan bien cumplirá este candidato con las exigencias del puesto.

Pregunta errónea: «¿Alguna vez dejó caer la pelota en su último trabajo y su jefe lo gritó?»

Comentario: Hay varios problemas con esta pregunta. Por un lado, se puede responder con una sola palabra: «sí» o «no». Y una respuesta de una sola palabra (sea la que sea) no responde a su preocupación. En segundo lugar, pide una confesión de fracaso, lo cual es difícil de hacer para cualquiera. Por último, la pregunta no tiene relación con ningún requisito del puesto y, por lo tanto, no le indica ningún comportamiento compatible.

Pregunta mejorada: «Hábleme de una tarea que emprendió en su trabajo anterior y que lo prepararía para cumplir con los requisitos que analizamos aquí».

Naturalmente, querrá tener en cuenta qué tan bien se llevará el candidato con sus colegas y con los altos ejecutivos, si la oferta de trabajo es de alto nivel.

Su preocupación: Qué tan bien encajará el candidato en su organización.

Preguntas erróneas: «Se necesitan muchas RR.PP. personales en este puesto. ¿Se lleva bien con la gente? ¿A qué clubes pertenece?»

Comentario: No importa lo fuertes que sean los candidatos o lo expertos que sean en sus campos, si no trabajan bien en su entorno particular, fracasarán. Algunos entrevistadores preguntan por pasatiempos y clubes para determinar si son adecuados. Pero esas preguntas se desvían hacia áreas irrelevantes. ¿Qué tiene que ver ser un buen jugador de tenis con llevarse bien con sus compañeros o superiores?

Pregunta mejorada: «Hábleme de algún incidente en su último trabajo que haya provocado un conflicto con otro gerente, ¿qué hizo para solucionar las cosas?»

Es difícil evaluar qué tan bien los candidatos dominan las habilidades de relaciones humanas. Los entrevistadores suelen hacer preguntas sobre actividades que, en el mejor de los casos, solo están vagamente relacionadas con los requisitos del puesto.

Su preocupación: Sobre el papel, su candidato a un puesto profesional está bien cualificado. Pero la persona seleccionada también dirigirá una plantilla que incluye varios supervisores, por lo que necesita encontrar un candidato con buenas habilidades de gestión de personas.

Pregunta errónea : «¿Qué hace en su tiempo libre, por ejemplo, con clubes, asociaciones o grupos de personas?»

Comentario: Esta pregunta está diseñada para averiguar si el candidato es agradable y completo, pero promete no descubrir nada valioso sobre el comportamiento del candidato.

Preguntas mejoradas: «Todos nos topamos con casos en los que dos personas no están de acuerdo sobre cómo hacer un trabajo. ¿Puede decirme cómo manejó una discusión o desacuerdo en particular sobre las operaciones que surgió entre las personas que dirigió en su último trabajo? ¿Qué hay de las disputas entre colegas?»

Tachuelas correctas e incorrectas

Hacer sus deberes a fondo le ayudará a mantener el control del diálogo y a evitar los escollos con los que suelen encontrarse los entrevistadores. Estas son algunas de las cosas que no se deben hacer en el arte de entrevistar.

No telegrafíe la respuesta que busca. Suponga que está explorando la capacidad del candidato para trabajar en departamentos sobre los que no tendría ningún control. «¿Cree que podrá contar con la cooperación de los directivos de otras áreas de la empresa?» usted pregunta. El solicitante responde sin problemas: «No hay problema. Me llevo bien con todo el mundo».

Su pregunta no solo permite a un entrevistado perspicaz darle la respuesta que quiere escuchar, sino que tampoco le ayuda a averiguar lo que realmente quiere saber. Le sugerimos algo como: «Hábleme de una época en la que tuvo que ganarse la cooperación de un grupo sobre el que no tenía autoridad. ¿Qué hizo?»

No se ponga a la defensiva si un entrevistado le responde de inmediato una pregunta difícil. Puede que le preocupe, por ejemplo, la disponibilidad constante de la persona. Así que usted pregunta: «¿Tiene niños pequeños en casa?» Ella responde con facilidad: «Creo que estará de acuerdo en que mi experiencia y mi formación demuestran claramente que estoy cualificada. No estoy muy seguro de por qué hizo esa pregunta. ¿Puede explicarlo?» El solicitante ha devuelto la pelota a su cancha con cuidado y lo ha puesto a la defensiva. (Y dado que la pregunta rara vez se hace a los hombres, raya en la ilegalidad de todos modos. Consulte el inserto «Disparando los rápidos».)

Fotografiar los Rapids

El principio de equidad en el empleo, que se ha convertido en ley del país, no ignora la aparentemente sencilla entrevista de trabajo. No solo debe asegurarse de que sus prácticas

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Un enfoque mejor sería: «No sé si es consciente de ello, pero necesitamos que los gerentes de su nivel estén trabajando a las 8 a.m. Cada mes, en horarios no programados, tendrá que venir a las reuniones del comité ejecutivo a partir de las 5 p.m. y dura varias horas. ¿Qué opina de ese tipo de agenda impredecible?»

No entre en una justa. Algunas personas se deleitan con la superación o la inclinación competitiva. Se pregunta si este candidato está dispuesto a trabajar en las horas que normalmente son de ocio para completar los proyectos dentro de la fecha límite, por lo que pregunta: «¿Trabajaría los fines de semana y los días festivos cuando fuera necesario?» Su solicitante responde: «Por supuesto. Puedo mantenerme al día con la agenda de cualquier otra persona».

En esta idea está implícita la afirmación de que él o ella puede hacer cualquier cosa que usted pueda hacer. ¿Siente que se le levantan los pelos de punta? Evite ese tipo de comportamiento con preguntas de negocios sencillas. Mantenga sus sentimientos bajo control y su combatividad con una correa corta. Un enfoque mejor sería: «¿Cómo planifica las actividades de la semana? Dígame qué hace en su trabajo actual cuando no puede cumplir con la agenda prevista».

Por último, no se ponga tenso si el solicitante se pone tenso. Usted controla la situación, es su programa. Parte de su trabajo consiste en hacer de la entrevista una reunión informativa, no una visita al sillón del dentista. Recuerde también que parte de su tarea consiste en vender su organización a un candidato de primer nivel. Lo hace con descripciones convincentes del puesto, las oportunidades y la propia organización; también con su aspecto: natural, preparado, profesional. Además, si se pone tenso, es probable que hable demasiado y no escuche lo suficiente.

La contratación es como un concurso, especialmente cuando se trata de jugadores hábiles que son los que siempre quiere en su equipo directivo. Elegir a los candidatos adecuados para importantes puestos directivos es clave para lograr resultados excepcionales para usted y su empresa. Las preguntas que coinciden con el comportamiento y orientadas al rendimiento, respaldadas por una preparación cuidadosa, le dan más posibilidades de encontrar candidatos con talento que harán algo más que cubrir bien esos puestos.