Una forma de planificar si se le da mal planificar

Tim Evans para HBR

Aprender a planificar, especialmente si es nuevo en la organización del tiempo, puede ser una experiencia frustrante. Y para algunas personas, la razón podría ser su cerebro.

Como entrenador de gestión del tiempo, he visto a personas increíblemente inteligentes esforzarse por planificar. Por ejemplo, las personas muy creativas que piensan en imágenes pueden tener dificultades al principio para traducir sus ideas conceptuales en acciones prácticas que, luego, encuentran un espacio en sus calendarios. Necesitan a alguien que los guíe paso a paso sobre cómo llevar a cabo este proceso. O algunas personas que hacen un trabajo increíble al identificar y ejecutar su máxima prioridad pueden fallar a la hora de rastrear y completar otras tareas al mismo tiempo, incluida la gestión de otras.

Al leer el libro Prosperar en la mente: la clave natural para una neuroaptitud sostenible de la Dra. Katherine Benziger, llegué a entender la base científica de lo que había observado en mis clientes: que el cerebro de algunas personas está programado naturalmente para mantener el orden, mientras que el de otras no.

Todo se reduce a la ciencia del cerebro. Los que tienen un dominio cerebral natural en la parte posterior izquierda del cerebro se sienten más cómodos haciendo planes lineales y siguiéndolos. Por lo general, estas personas no necesitan mi ayuda como entrenador y, a menudo, no entienden por qué otras tienen dificultades. Pero a quienes dominen el cerebro en un cuadrante diferente del cerebro les resultará mucho más difícil planificar. Esto se debe a que la neuroquímica de su cerebro hace que utilice 100 veces más energía para pensar en modo «planificación» como alguien cuyo dominio natural está en la parte izquierda.

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Así como tendemos a reconocer que habilidades como la creatividad, el análisis o la escritura pueden resultar mucho más fáciles para algunos que para otros, la facilidad de planificación es algo con lo que nacemos o no. Pero eso no significa que no podamos desarrollar esas habilidades creando activamente neuroconexiones en nuestro cerebro mediante práctica persistente.

Como entrenador de gestión del tiempo, me he dado cuenta intuitivamente de la importancia de esta verdad. He visto a clientes que nunca han podido planificar de forma eficaz en toda su vida desarrollar esta habilidad simplemente buscando ayuda, manteniéndola y esforzándose, básicamente, desarrollando la resiliencia.

Estos son algunos pasos clave para utilizar el conocimiento de la fuerza cerebral natural para desarrollar la resiliencia con la planificación:

Reconozca sus puntos fuertes y débiles naturales. Si la planificación le resulta extremadamente difícil, es probable que no tenga un dominio cerebral natural en la parte posterior izquierda del cerebro. Para saber qué parte de su cerebro domina, haga la autoevaluación del libro Prosperar en la mente o participe en el más formal Evaluación de los estilos de pensamiento de Benziger. Aprender esto puede ayudarlo a entender mejor qué es lo que le funciona y, a continuación, a usarlo para ajustar sus hábitos. Al tomar el Prosperar en la mente autoevaluación, por ejemplo, obtuve claridad sobre por qué ciertos tipos de trabajo me resultaban tan naturales y por qué me di cuenta de que evitaba otros tipos de tareas.

Acepte la dificultad. Si pensamos que algo debe ser fácil cuando es difícil, tendemos a enfadarnos y es más probable que nos demos por vencidos. Pero si nos fijamos la expectativa de que una tarea será difícil, puede que aún nos tambalee, pero estamos más dispuestos a resolver cualquier problema, ya que entendemos que el desafío forma parte del proceso. Cuando mis clientes de coaching comienzan a planificar, lo describen como frustrante, desorientador, agotador o incluso que provoca enfado porque no quieren aceptar los límites de la realidad en términos del número de actividades que pueden caber en un día. Los clientes que aceptan y superan esos sentimientos son los que más progresan. Descubren que, por otro lado, tienen más paz, más confianza y más claridad en cuanto a cómo estructurar bien su tiempo.

Deje de pensar en todo o nada. Un fenómeno interesante que he observado en las personas cuya fuerza cerebral natural no está en la planificación es que tienden a pensar de todo o nada. Piensan que deben seguir su plan a la perfección o sus esfuerzos se han hecho en vano. O si no pueden planificar todos los días, no deberían planificar nada. En cambio, vea el aprendizaje como un proceso en el que la mejora cuenta y cada día importa. Esto aumentará su resiliencia, ya que no se castigará tanto si se desvía de su plan y, a su vez, le resultará más fácil volver a la normalidad.

Encuentre sistemas que funcionen. En lugar de obligarse a seguir un proceso de programación establecido, busque un sistema que le funcione. Por ejemplo, si tiende a tener una fuerte tendencia a las imágenes (una cualidad común que domina la parte delantera derecha del cerebro), busque una forma de organizarse que tenga en cuenta esa preferencia. Coloque las tareas pendientes en notas adhesivas, dibuje en pizarras blancas o utilice mapas mentales. Si le encantan las hojas de cálculo (que se encuentran a menudo cuando tiene un fuerte dominio del cerebro frontal izquierdo), ponga sus listas de tareas y planes en Excel o considere la posibilidad de utilizar aplicaciones que le permitan hacer un seguimiento de su progreso de forma numérica. Si le gusta ver el tiempo como un flujo y un ritmo (uno de los favoritos del dominio de la derecha), utilice herramientas como listas en papel que le permitirán adaptarse y ajustar la cadencia del día según sea necesario, en lugar de sentirse atrapado en marcos temporales rígidos. No hay una forma incorrecta de planificar. Experimente hasta que encuentre el ajuste correcto.

Tome prestado el cerebro de otras personas. Si conoce a personas que sobresalen en la planificación o que tienen habilidades de organización, pídales consejos y puntos de vista. Es posible que puedan ofrecer fácilmente posibles soluciones a los problemas que lo abruman. Recibir sugerencias de otras personas sobre los sistemas organizativos que luego pueda probar, en lugar de intentar desarrollar los suyos propios, puede ahorrarle mucho tiempo. Algunas advertencias: evite a las personas críticas que puedan desalentarlo en su proceso de aprendizaje. El cambio ya es bastante duro sin que lo derriben. En segundo lugar, pídales sencillo soluciones. No busque experiencia en un área cuando esté aprendiendo; un nivel básico de conocimientos es un buen comienzo.

Siga intentándolo. Una de las definiciones de resiliencia es «la capacidad de volver a ponerse en forma». Cuando se sienta frustrado en el proceso de planificación, tenga autocompasión cuando comete errores, vuelva a centrarse cuando se distraiga y ajuste su plan cuando surjan nuevos problemas. Por ejemplo, puede decidir trasladar un proyecto que pensaba terminar hoy al día siguiente. O puede ponerse en contacto con un colega para que le ayude a conseguir una entrega determinada.

Entender lo que sucede en su cerebro a medida que adquiere habilidades de gestión del tiempo marca una diferencia drástica en su capacidad de animarse y superar la frustración y los obstáculos. Cuando se convenza de que puede cambiar y acepta que tendrá que esforzarse más que la mayoría, tiene muchas más probabilidades de ser resiliente en el proceso de mejorar su planificación.