Una forma más inteligente de comprar

¿Cuál es el mayor coste individual para la mayoría de las empresas? Adquisición. Los productos y servicios comprados representan más de 60% de los costes totales medios de la empresa. Para las empresas siderúrgicas, ese número sube a 75%; son 90% en la industria petroquímica. Incluso en las empresas de servicios, la cifra suele ser de 35%. Reducir los costes de aprovisionamiento puede tener un efecto drástico en los resultados: 5% cortar puede traducirse en 30% aumento en las ganancias.

Sin embargo, pocos ejecutivos tienen un conocimiento firme de todo el dinero que sus empresas gastan en aprovisionamiento. Entienden que el precio de compra representa solo una parte del coste total de ser propietario de un bien o servicio, pero no saben con precisión la magnitud de los demás costes ni dónde se producen. En la multinacional siderúrgica Usinor, por ejemplo, descubrimos que los costes de aprovisionamiento ocultos en un grupo de productos eran de 230$% más alto de lo que la dirección había supuesto.

Para ayudar a las empresas a descubrir todos los costes que implica el aprovisionamiento, hemos desarrollado la sencilla matriz que se muestra a continuación. Basado en el conocido enfoque de costes basado en las actividades, el marco ofrece a los directivos una forma sistemática de identificar y organizar los costes totales de las relaciones de la empresa con sus distintos proveedores. El uso de esta herramienta puede llevar a tomar decisiones de compra más inteligentes y a ahorrar mucho.

Así es como funciona. El eje horizontal establece los pasos de la cadena de valor del aprovisionamiento, desde la adquisición inicial, pasando por la posesión y el uso, hasta la eliminación o el reciclaje. El eje vertical representa los tres niveles principales en los que se acumulan los costes. Las actividades a nivel de proveedor se producen cada vez que se utiliza un proveedor en concreto. Los de nivel de pedido se producen cada vez que se hace un pedido y los de nivel de unidad se producen para cada artículo de un pedido. En cada nivel, también identificamos los posibles ahorros que generarían efectivo de forma inmediata y los que liberarían capacidad u otros recursos de la organización, por ejemplo, reduciendo el tiempo que los empleados dedican a procesar una factura. En los recuadros de la matriz, mostramos ejemplos de los tipos de costes que podrían implicar.

Las empresas tienen que identificar y organizar sistemáticamente los costes totales de sus relaciones con los proveedores.

La exploración sistemática de todos los costes expuestos en el marco le permite tomar decisiones inteligentes sobre las compensaciones mediante modelos de optimización matemática. El análisis puede ayudarlo a determinar no solo qué proveedores elegir, sino también qué parte de su negocio donar a cada proveedor que ofrezca el mismo producto. La configuración de numerosas matrices le permite considerar de forma sistemática y exhaustiva estrategias de aprovisionamiento alternativas. Una cosa es saber que elegir el proveedor más económico no siempre es prudente. Este marco le ayudará a entender exactamente por qué.