Una presentación no siempre es la forma correcta de comunicarse

Rara vez pensamos en si las presentaciones son las mejor forma de expresar nuestras ideas; simplemente las creamos y entregamos a ciegas. Según algunas estimaciones, 350 presentaciones, de media, se entregan cada segundo de cada día.

Lamentablemente, las presentaciones no pueden ser la navaja suiza de la comunicación. Aunque son una de las herramientas más poderosas que tenemos para conmover a la audiencia, ni siquiera las charlas más cuidadosamente elaboradas serán eficaces si no se pronuncian en el contexto adecuado. A veces, una conversación es mucho más apropiada y eficaz.

¿Cómo sabe cuando ese es el caso? Pregúntese qué es lo que quiere sacar del tiempo que tiene con el grupo. ¿Necesita informar, entretener y persuadir a su público a la vez para que adopte una línea de pensamiento o tome medidas? ¿O necesita recopilar más información, mantener una conversación o llevar al grupo a lograr un consenso para dar el siguiente paso que desea? En general, si lo mejor para su idea sería interactuar más con el público, probablemente debería mantener una conversación en lugar de hacer una presentación.

Las mejores conversaciones tendrán lugar cuando haya informado a todo el mundo con antelación sobre la información de la que va a hablar. (De lo contrario, pierde un valioso tiempo de reunión jugando a ponerse al día en lugar de esforzarse por lograr su objetivo). Para que todo el mundo se ponga al día, cree un documento visual en un software de presentaciones, lo que yo llamo un slidedoc — y distribuirlo antes de la reunión.

Por supuesto, es una práctica común hacer circular barajas de diapositivas antes de las reuniones, pero a menudo son demasiado opacas para entenderlas sin la guía del presentador, o están repletas de texto «teleprompter» que a la gente le cuesta digerirlos. Pedir a todo el mundo que decodifique sus crípticas balas o que lea mucha jerga antes de conocerse es prepararse para una decepción. Nadie tiene tiempo y sus ideas podrían perderse en la traducción. Así que dé a la gente un documento que esté destinado a leerse, no a presentarse. Uno que puedan agarrar rápida y fácilmente por sí solos.

Puede crear un documento de diapositivas dividiendo el mensaje en puntos clave e ilustrándolo con imágenes o diagramas, del siguiente tipo:

Los estudios muestran que esta combinación (texto conciso combinado con imágenes) ayuda a las personas a entender y retener los conceptos con mayor facilidad. Como psicólogo clínico y autor Haig Kouyoumdjian señala: «Nuestro cerebro es principalmente un procesador de imágenes (gran parte de nuestra corteza sensorial se dedica a la visión), no un procesador de textos. De hecho, la parte del cerebro utilizada para procesar las palabras es bastante pequeña en comparación con la parte que procesa las imágenes visuales». Así que reduzca la redacción, pero deje suficiente contexto como para que su mazo pueda vivir por sí solo sin su voz en off.

Los Slidedocs pueden servir no solo como lectura previa para las conversaciones, sino también como emisarios y material de seguimiento. Por ejemplo, cuando las personas en posiciones de influencia digan: «Envíeme sus diapositivas», antes de que reserven una reunión con usted, puede enviarles por correo electrónico una presentación con toda la información relevante. Slidedocs también puede describir lo que la gente puede hacer para dar impulso a su idea después de haberla vendido por su valor en una presentación.

Pero, ¿por qué utilizar un software de presentaciones para este tipo de comunicación? Porque le permite crear contenido modular que es fácil de compartir y es mucho más fácil de usar para el profano a la hora de combinar imágenes y prosa que, por ejemplo, un software de diseño profesional. Por ambas razones, ampliará el alcance de sus ideas, que es, al fin y al cabo, el objetivo.