9 consejos de productividad de personas que escriben sobre productividad

En los últimos años, el trabajo se ha vuelto infinitamente más complejo.

Las innovaciones tecnológicas han dado lugar a horarios de trabajo ininterrumpidos y a expectativas cada vez mayores. Nuestras tareas se han vuelto más colaborativas y requieren más coordinación, conferencias telefónicas y reuniones. Ahora nos enfrentamos a un aluvión interminable de distracciones, desde las vibraciones y alertas de nuestros teléfonos inteligentes hasta las noticias de última hora y los vídeos virales que nos esperan en nuestros escritorios.

Ahora, más que nunca, necesitamos estrategias para ser productivos. Pero, ¿por dónde empezamos?

A principios de este año, como parte de una cumbre en línea que tendrá lugar en enero de 2016, invité a 26 escritores de bestsellers sobre ciencia y productividad a compartir sus ideas para alcanzar el máximo rendimiento. He aquí nueve temas generales que encapsulan sus consejos para navegar por un panorama informativo que se acelera rápidamente y alcanzar el máximo rendimiento en el trabajo.

1. Sea dueño de su tiempo. Nuestro trabajo más satisfactorio se produce cuando jugamos a la ofensiva, trabajando en proyectos que nosotros mismos iniciamos. Muchos de nosotros sabemos esto intuitivamente y, sin embargo, seguimos permitiéndonos pasar la gran mayoría de nuestros días jugando a la defensiva, respondiendo a las peticiones de otras personas.

Muchos de los expertos a los que entrevisté creen que las personas de alto rendimiento toman medidas para garantizar una Ratio ataque-defensa favorable. Tom Rath, autor de Are You Fully Charged? (¿Está usted completamente cargado?), recomienda bloquear el tiempo para trabajar lejos del correo electrónico, programar el teléfono para que sólo suene para determinados colegas y resistirse a los correos electrónicos a primera hora de la mañana hasta que haya realizado al menos una tarea importante.

2. Reconozca el ajetreo como una falta de concentración. Existe un subidón satisfactorio que experimentamos cuando tenemos demasiadas cosas entre manos: nos sentimos necesitados, desafiados, incluso productivos. Y sin embargo, esa experiencia placentera es una ilusión. Nos roba la concentración y nos impide avanzar en el trabajo que más nos importa.

La socióloga Christine Carter, doctora y experta del Greater Good Science Center de la Universidad de Berkeley, lo explica de la siguiente manera: “El ajetreo no es un marcador de inteligencia, importancia o éxito. Llevada al extremo, es mucho más probable que sea un marcador de conformidad o impotencia o miedo”. En lugar de considerar la ocupación como un signo de importancia, los trabajadores de alto rendimiento interpretan la ocupación como un indicio de derroche de energía.

3. Desafíe el mito del “trabajador ideal”. Demasiados de nosotros seguimos creyendo que un “trabajador ideal” es aquel que trabaja constantemente, a menudo a costa de su vida personal, pero hay pruebas abrumadoras de lo contrario. Ser productivo requiere reconocer que no se puede trabajar durante largos periodos de tiempo y mantener un alto nivel de rendimiento. Como humanos, tenemos una capacidad limitada para centrar la atención. Y sin embargo, como señalaBrigid Schulte, periodista y autora del bestseller del New York Times__Overwhelmed (Abrumados), nos han seducido para que pensemos que si nos esforzamos más y trabajamos más tiempo, podremos conseguir cualquier cosa.

Los trabajadores de alto rendimiento adoptan un enfoque diferente. Reconocen y honran sus limitaciones físicas haciendo mucho ejercicio y durmiendo, alternando ráfagas de 90 minutos de trabajo concentrado y breves descansos reconstituyentes, y tomándose tiempo para desconectar del correo electrónico durante una parte de sus horas libres.

4. Deje incompletas intencionadamente las tareas importantes. A menudo nos apresuramos a terminar las tareas rápidamente para poder pasar al siguiente punto de nuestra lista. Pero el profesor de Wharton y psicólogo Adam Grant cree que resistirse a este impulso puede en realidad hacernos más productivos.

“Solía sentarme a escribir y no quería levantarme hasta que terminaba un capítulo o un argumento”, me dijo Grant. “Ahora dejo deliberadamente frases a medias y me levanto para ir a hacer otra cosa. Lo que encuentro cuando vuelvo es que no tengo que hacer mucho trabajo para terminar la frase, y ahora también tengo un montón de ideas nuevas sobre por dónde debe ir el escrito a continuación.” (Nota: Hemingway siguió la misma estrategia).

Lo que tanto Grant como Hemingway están aprovechando es la tendencia humana a rumiar las tareas inacabadas, también conocida como efecto Zeigarnick. Si empieza un proyecto y lo deja inacabado, es muy probable que piense en él con más frecuencia que después de haberlo terminado.

En lugar de proponerse terminar las tareas importantes de una sola vez, intente dejarlas incompletas. Hacerlo le animará a seguir pensando en su trabajo en diferentes escenarios y, en el proceso, le situará en posición de descubrir soluciones creativas.

5. Acostúmbrese a dar un paso atrás. En una economía del conocimiento, la productividad requiere algo más que perseverancia: requiere perspicacia y resolución de problemas. Las investigaciones indican claramente que es más probable que encontremos ideas rompedoras cuando nos apartamos temporalmente del ajetreo diario. Por eso las mejores soluciones se revelan cuando nos metemos en la ducha, salimos a correr o nos tomamos unas vacaciones. Los trabajadores de alto rendimiento no ven el tiempo libre como un estancamiento de la productividad, sino como una inversión en su rendimiento futuro.

6. Ayude a los demás estratégicamente. Las personas de alto rendimiento, sostiene Grant en su libro de 2013 Give and Take, tienden a ser Dadores, es decir, aquellos que disfrutan ayudando a los demás sin ataduras. Aunque dar sin duda puede ayudarle a tener éxito, los datos de Grant también revelan que ayudar a todo el mundo con todo es una receta para el fracaso.

Entonces, ¿cómo hacerlo bien? Según Grant, las personas con mejores resultados evitan decir que sí a todas las oportunidades de ayuda. En su lugar, se especializan en una o dos formas de ayuda que disfrutan de verdad y en las que destacan de forma única.

7. Tenga un plan para decir que no. Cuantos más compromisos aceptamos asumir, más probable es que experimentemos lo que el autor y consultor Rory Vaden llama “dilución de prioridades”. Esto ocurre cuando el gran número de obligaciones a las que nos hemos comprometido nos impide hacer el trabajo que más importa.

Un método para contrarrestar la dilución de prioridades consiste en disponer de una estrategia para decir que no por adelantado, de modo que no tenga que pararse a pensar en cómo redactar su respuesta cada vez que tenga que rechazar a alguien. Cree una plantilla de correo electrónico o escriba un guión que pueda utilizar cuando lo haga en persona.

Cuando trate con un directivo que le pide que asuma más de lo razonable, piense fuera del paradigma sí/no. El consultor y escritor Greg McKeown recomienda mantener una conversación con su jefe y enumerar todos los proyectos en los que está trabajando actualmente. Indique qué elementos considera prioritarios e invite a su supervisor a compartir su opinión. Es una forma de poner de manifiesto las limitaciones a las que está sometido sin decir nunca la palabra “no”.

8. Haga mensurables los comportamientos importantes. Para progresar hacia cualquier objetivo, ayuda hacer un seguimiento de nuestros comportamientos. La autora de bestsellers Gretchen Rubin, experta en felicidad y hábitos, considera que el seguimiento es una de las claves de los cambios de comportamiento y afirma: “Si quiere comer de forma más saludable, lleve un diario de comidas. Si quiere hacer más ejercicio, utilice un contador de pasos. Si quiere ceñirse a un presupuesto, controle sus gastos”.

Marshall Goldsmith, el conocido coach de CEO, está de acuerdo. Todas las noches, revisa una hoja de cálculo de 40 ítems que contiene todos los comportamientos importantes que espera conseguir. Entre los ítems: el número de palabras que ha escrito, la distancia que ha caminado y el número de cosas bonitas que ha dicho a su mujer, a su hija y a sus nietos.

9. Haga cosas hoy que le dejen más tiempo mañana. Un último tema que se desprende es que las personas de alto rendimiento buscan formas de automatizar o delegar actividades que no suponen un buen uso de su tiempo. Vaden sugiere preguntarse: “¿Cómo puedo utilizar mi tiempo hoy de forma que me cree más tiempo mañana?”. Evaluar su lista de tareas pendientes a través de esta lente hace que sea más fácil comprometerse con actividades que no son inmediatamente agradables, como automatizar el pago de facturas o crear una guía de “cómo hacerlo” para otros miembros del equipo que le ayude a delegar tareas repetitivas con mayor facilidad.

Todas estas sugerencias son útiles individualmente, pero también ponen de relieve una tendencia importante.

En la década de 1990, ser productivo requería principalmente una buena gestión del tiempo. Diez años más tarde, la llegada del correo electrónico hizo que la jornada laboral se ampliara y que la productividad requiriera que gestionara su energía, no sólo su tiempo.

En los últimos años, hemos entrado en una nueva era en la que gestionar su energía y su tiempo no es suficiente. Hoy en día, la magnitud de la información que se precipita hacia nosotros desde todas las direcciones ha superado nuestra capacidad de consumo. No importa cuánto tiempo y energía tenga a su disposición, no podrá ser productivo sin dominar el arte de la gestión de la atención.

Resistirse a la atracción del ajetreo, tener un plan para decir que no, mantener una concentración implacable en objetivos autodirigidos que sólo usted puede alcanzar: éstas son las habilidades que necesitamos cultivar en nosotros mismos para tener éxito, tanto en el trabajo como en la vida.

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