8 formas de no gestionar el correo electrónico (y 5 tácticas y media que funcionan)

En 1635, el rey Carlos I de Inglaterra amplió el servicio de entrega de correo de la isla al público, con los gastos de envío pagados por el destinatario y en función del peso de la carta. Si la tía abuela Henrietta le escribiera una carta de 10 páginas preguntándole por qué aún no estaba casado, en la mayor parte del país pagó por el privilegio de recibirla. No fue hasta 1840 que el Royal Mail cambió a un sistema en el que el remitente pagaba por adelantado los gastos de envío.

Pienso en este hecho a menudo cuando reviso mi correo electrónico. Espero que no pasen 200 años para averiguar cómo hacer que los iniciadores de estos mensajes —en lugar de sus atribulados destinatarios— asuman la carga de su envío. Pero hasta entonces, los destinatarios tienen que gestionar. Y a menudo, tenemos que arreglárnoslas sin el tipo de apoyo administrativo en el que confiaban los ejecutivos del siglo XX.

Hace dos años, frustrado por esta situación, publiqué un cri de coeur en este sitio arremetiendo contra el lamentable estado de las bandejas de entrada en todas partes. Hacer pública mi desesperación tuvo un efecto secundario imprevisto: empecé a escuchar a personas que habían descubierto consejos y herramientas que podían ayudar. En los meses transcurridos desde entonces, he experimentado con una gama de opciones diferentes. Había varias tácticas recomendadas a menudo que me fallaron rotundamente y algunas que sí funcionaron. A mi modo de ver, tenemos que unirnos para derrotar a la Hidra del correo electrónico, así que esto es lo que me funcionó y lo que no. Cabe destacar que la mayoría de las tácticas exitosas tenían menos que ver con el correo electrónico y más con la gestión general del tiempo, aunque hubo dos excepciones importantes.

Qué funcionó:

• Dejé de verlo como algo separado de mi «trabajo de verdad». En la economía de la información, el correo electrónico es trabajo de verdad. Así que tomé la decisión consciente de dejar de ver el correo electrónico como algo que me alejaba de un trabajo importante y empezar a verlo como parte de la construcción de relaciones, algo que es muy importante para mí. Cuando cambié de mentalidad, me fue más fácil hacer tiempo para el correo electrónico.

• Dejé de usar el correo electrónico para gestionar mi lista de tareas pendientes. Esto publicación describe bastante bien mi vida previa a la conversión: dejaba los mensajes importantes marcados como no leídos para recordarlos y volver a ellos más tarde (pero luego los ocultaban los mensajes nuevos con bastante rapidez) y me enviaba listas de tareas por correo electrónico. Después de haber probado listas de tareas en papel y varias aplicaciones diferentes de seguimiento de tareas (incluida una que transformó mi lista en una misión, aunque nunca pasé más allá de «Junior Ent Sapling»), finalmente me he decidido por Trello, que es supersencillo y tiene una fantástica integración entre la aplicación y el escritorio.

• Dejé de permitir días de reuniones consecutivas. Antes dejaba que mi agenda se llenara de reuniones; al final del día, volvía a una bandeja de entrada llena de cientos de mensajes sin leer y una sensación de hundimiento en mi corazón. Intenté contraatacar bloqueando grandes partes de mi calendario un par de veces a la semana, pero mis compañeros de trabajo, al ver una «reunión» de 2 horas en mi calendario, sabrían que era falsa y me reservarían de todos modos. Ahora reservo reuniones de 30 minutos o 1 hora en horarios aleatorios a lo largo de la semana, de modo que siempre tengo unas dos horas «libres» al día. (¡Intenten atraparme ahora, imbéciles!)

• Dos semanas antes de irme de vacaciones, pongo las fechas en las que estaré fuera en mi firma de correo electrónico. Esta es una forma mucho mejor de avisar a los compañeros que un mensaje de correo masivo, que pocas personas leerán o recordarán, y me permite tramitar las solicitudes de última hora antes de irme, de modo que puedo desconectarme por completo mientras estoy fuera. Cuando regreso, evito rotundamente las reuniones durante un par de días para poder ponerme al día. A menos que sea un jefe de estado en ejercicio, no sé por qué tendría que revisar el correo del trabajo desde un viñedo de la Toscana, o en la parte trasera de un burro en las montañas de la Patagonia, o sentado junto al árbol de Navidad de la abuela. Me doy cuenta de que los jefes de algunas personas no son razonables al respecto; parte de la razón por la que trabajo en HBR es para convencer a los jefes de que están equivocados.

• Dejé de esperar que un cerebro humano resolviera un problema creado por la tecnología. Antes me sentía mal, muy mal, cuando los correos importantes se perdían en la impenetrable pared de casi spam sin importancia que se apoderaba de mi bandeja de entrada todos los días. (No, no creo que HBR deba publicar un artículo sobre la empresa emergente que vende un asiento de inodoro para gatos, pero gracias, señora publicista, por sugerirlo, tres veces.) Finalmente acepté que se trataba de un problema tecnológico que requería una solución tecnológica. Tras analizar algunas opciones, instalé Caja sana, un sistema de filtrado que utiliza un algoritmo para decidir qué correos electrónicos son los más importantes. Se desvían a su bandeja de entrada, que de repente parece mucho menos abarrotada; el resto va a la carpeta «Sane Later». Reviso la carpeta Sane Later cada dos días para asegurarme de que no hay nada crucial en ella. También empecé a usar Desroll.me, que combina sus suscripciones a boletines en un resumen diario y le da de baja de las listas en las que no quiere estar.

• Utilizo mi smartphone mucho más. (Esta es la táctica de «la mitad».) Si bien la mayoría de los consejos publicados que he leído sobre la gestión del correo electrónico me instaban a evitar depender del teléfono, he descubierto que me ayuda a elaborar respuestas más rápidas que van directo al grano (por si aún no se ha dado cuenta, tiendo a lo detallado). Y dado que en la firma dice «enviado desde mi teléfono», no es tan probable que la gente se sienta ofendida por la brevedad.

Qué no funcionó:

• Revisar el correo electrónico únicamente a determinadas horas del día. Esto con frecuencia  sugirió la táctica nunca me ha funcionado. Cuando lo intento, acabo leyendo y respondiendo el correo electrónico hasta la próxima hora señalada de «entrada»; o me quedo fuera de las conversaciones importantes en línea que tienen lugar entre mis compañeros entre la hora de entrada; o pierdo los mensajes puntuales.

• Uso estratégico de los mensajes de fuera de la oficina. He intentado poner una respuesta automática si hay un día en el que tengo reservas de reuniones o cuando simplemente estoy atrapado en los plazos e intento sacar los manuscritos por la puerta; mis destinatarios lo encontraron a la defensiva. Para pausas más largas, también he probado el truco de decir: «Por favor, vuelva a enviar su mensaje cuando vuelva a la oficina en tal o cual fecha», otra táctica muy citada. Los destinatarios lo encontraron arrogante.

• Conservar los correos electrónicos increíblemente corto. Una cosa es ser conciso y otra es omitir tanto el saludo como la firma, y la puntuación. Como editor, enviar este tipo de correos electrónicos («suena muy bien, gracias») me molestaba a nivel personal. ¿De verdad no tuve tiempo de decir «Hola, profesor Fitz-Herbert» ni de insertar una coma? ¿En serio? Estos correos electrónicos superbreves me dieron asco. También creo que me hicieron sonar como una especie de imbécil.

• Con el objetivo de Inbox Zero. Creo que echaremos un vistazo a la breve moda por Inbox Zero la forma en que ahora echamos la vista atrás a la moda de los aeróbicos de los 80: evidencia de un deseo loco y, en última instancia, distorsionado por la perfección. Las bandejas de entrada no deben estar en cero más de lo que se supone que la parte superior de los muslos de las mujeres tiene el aspecto de tubos de aluminio. Ahora mi objetivo es mantener los mensajes no leídos de mi bandeja de entrada con dos dígitos. Cuando las cosas empiezan a crecer, suspiro, me pongo a trabajar un poco más temprano y los golpeo hasta que vuelvan a bajar de talla, de la misma manera que, a regañadientes (pero temporalmente), cambio del pastrami a la rúcula cuando mis vaqueros favoritos me quedan ajustados.

• Tras la» solo manejarlo una vez», regla. Esta es una pregunta muy difícil para la mayoría de los trabajadores del conocimiento, no solo para los editores. Pensar lleva tiempo. A veces, incluso responder a una simple pregunta de sí o no significa pedir la opinión de otras personas, hacer una lectura de antecedentes o investigar un poco. Por lo general, puedo tomar esas decisiones con bastante eficacia, o de lo contrario no sería bueno en mi trabajo, pero no puedo hacerlo obedeciendo la regla de «OHIO».

• Configurar sistemas de carpetas elaborados. ¿Cómo puede una persona que apenas tiene tiempo de leer su correo electrónico tener tiempo de ordenarlo? Para eso está el cuadro de búsqueda.

• Pedir a otras personas que cambien su comportamiento. Intenté pedir a la gente que pusiera la información clave en el asunto, que utilizara el signo de exclamación rojo de la perdición si, y solo si, se trataba realmente de un mensaje urgente, o que me enviaran un correo electrónico con todas sus preguntas en lugar de cinco correos cortos cada uno con una consulta diferente. A pesar de los esfuerzos de unos pocos (¡lo cual agradezco!) , en general, esta fue una misión quijotesca como era de esperar.

• Quejándose. Tratar el correo electrónico como el enemigo hacía que la gente importante dudara en enviarme correos electrónicos; me dejaban fuera de las conversaciones importantes porque: «Sarah siempre está muy ocupada». En lugar de poder entrar y salir de la discusión en función de qué I lo pensé importante, la gente empezó a cerrar el grifo. Resultó que no era fan de eso.

Mi reforma está lejos de estar completa. Los mensajes aún se escapan por las rendijas. Una gripe grave estropea todo mi sistema cuidadosamente construido. Y todavía me irrita cuando la gente envía un segundo correo electrónico «¡solo para asegurarnos de que tiene mi correo electrónico!» — especialmente si no han transcurrido 24 horas desde el primer mensaje. (Con herramientas como Señales, ya nadie necesita hacer esa pregunta.) Pero desde que me he vuelto más disciplinado con la gestión de mi correo electrónico, me doy cuenta de que recibo menos de esos mensajes.

Hay un viejo refrán en el Instituto de Tecnología de Massachusetts: para beber de una manguera contra incendios, hay que usar una pajita. Si el correo electrónico es la fuente de incendios, aplicaciones como Signals, Trello, SaneBox y otras son la gota que colma el vaso. Y los misivistas modernos al menos pueden estar agradecidos de que, a diferencia de los escritores de cartas de la Gran Bretaña del siglo XVII, tengamos atajos de teclado para «copiar» y «pegar».