6 consejos para correr fuera de los sitios que no son una pérdida de tiempo

Afrontémoslo. Las reuniones de estrategia de equipo fuera de las instalaciones son costosas y requieren mucho tiempo. Si bien estos eventos pueden proporcionar un excelente entorno para la formación de equipos y la alineación, estos beneficios pueden ser de corta duración y perderse fácilmente cuando los miembros del equipo vuelven a sus operaciones diarias.

Durante los últimos 20 años, mi equipo y yo hemos trabajado estrechamente con los directores generales para planificar y facilitar la planificación estratégica anual fuera de las instalaciones para los equipos ejecutivos. Con la facilitación de estas reuniones, viene la responsabilidad de impulsar resultados sostenidos. Hemos aprendido lo que se necesita para hacer que fuera «pegajoso», lo que significa que los miembros del equipo de resultados se marchan con un impacto continuo en su negocio.

Ya sea que dirija un pequeño equipo ejecutivo fuera del sitio o uno para un grupo más grande, aquí hay seis consejos para asegurarse de que su próximo evento tenga un impacto duradero:

1) Sea muy claro sobre sus objetivos. Antes de la salida, asegúrese de que usted y su equipo tengan claro lo que espera lograr durante el evento, así como cómo medirán el éxito después de él. Sus objetivos pueden incluir:

• Trabajar juntos para desarrollar un conjunto claro de prioridades estratégicas y resultados mensurables deseados con los que el equipo se compromete plenamente.
• Desarrollar un plan de seguimiento y rendición de cuentas con respecto al logro de estos objetivos después del evento.
• Facilitar una discusión estructurada y reflexiva sobre cómo el equipo puede mejorar el rendimiento.

A medida que elabore sus objetivos, considere las siguientes preguntas: ¿Qué desea que los participantes entiendan, acuerden, se unan y, en última instancia, actúen en consecuencia? ¿Cómo quieres que se sientan después de la reunión, y qué puedes hacer para conducir eso?

Punta adhesiva: Complete la siguiente declaración: «Estaría muy feliz si, al final de nuestro fuera del sitio, [ rellenar los objetivos aquí]. Esta claridad le ayudará a establecer expectativas con su equipo cuando discuta los objetivos del fuera del sitio de antemano. También fortalecerá su confianza y aumentará su compromiso al permitirles prepararse para el debate.

2) Piense dos veces acerca de quién debe ser invitado. Según nuestra experiencia, los líderes a menudo cometen el error de invitar a demasiadas personas a sus lugares de fuera. Cuando haga su lista de invitados, observe de cerca sus objetivos y pregúntese: «¿Estoy mejor con un grupo grande, o con un puñado de personas clave que pueden trabajar estrechamente para desarrollar una estrategia?» Si bien tener un grupo más grande puede ser más inclusivo, la productividad de su reunión puede disminuir.

Los grupos más grandes a menudo requieren que involucre a más personas, lo que puede resultar en una discusión más superficial. Cuando las personas con diferentes niveles de autoridad y conjuntos de habilidades están sentados alrededor de una mesa, hay una mayor probabilidad de que la política, el miedo o las agendas personales te echen fuera de curso. Esto puede distraer de las conversaciones reales que deben suceder para que el evento cumpla con sus objetivos. Invitar a un número menor de personas clave le permitirá tener esas conversaciones más fácilmente.

Punta adhesiva: Asigne su lista de asistentes a sus objetivos y tome decisiones difíciles sobre quién incluir si es necesario. Por lo general, es mejor invitar primero al equipo de nivel ejecutivo. Que se alineen. Luego, una vez que el equipo principal esté en la misma página, designe algún momento en el exterior para averiguar el mejor enfoque para contratar al siguiente nivel de empleados una vez que regrese a la oficina.

3) Elaborar un programa detallado. Una vez que tenga un conjunto claro de objetivos y una lista de invitaciones, es hora de crear una agenda. Planifique que cada tema de discusión dure entre 45 minutos y dos horas como máximo. Esto garantiza que los temas no se acorten demasiado ni se diluya por tener demasiado tiempo asignado. Con estas directrices en mente, es probable que pueda cubrir de cuatro a seis temas en un día completo. La planificación de su agenda debe incluir:

• Temas de discusión (por ejemplo, presentación de la visión del líder, análisis FODA, priorización de objetivos, discusión del desempeño del equipo)
• Objetivos específicos para cada tema (es decir, entender la dirección del líder, acordar FODA, comprometerse con tres metas estratégicas, enumerar tres cosas en las que el equipo puede mejorar)
• Los tipos de actividad o modos de entrega que desea utilizar (es decir, sesiones de trabajo en grupos pequeños, discusiones facilitadas en grupos grandes, tormentas de ideas, presentaciones de conocimientos, mesas redondas, sesiones de preguntas y respuestas, juegos)
• La cantidad de tiempo que desea designar para cada tema
• Un plan para el trabajo de preparación que debe realizarse de antemano: usted, el organizador o el equipo

Punta adhesiva.: Cuando termine el borrador de su agenda, verifíquelo con sus objetivos. Debería poder asignar cada tema y actividad a cada objetivo. Asegúrate de que todo se alinee antes de finalizar. Puede que le lleve un par de rondas. También debe intentar variar los modos de entrega que decida. Esto mantendrá la energía del equipo en marcha y les ayudará a mantenerse comprometidos durante toda la reunión.

4) Preparar la logística, mensajería, materiales y plantillas. Mientras que la logística básica del transporte, la comida, los arreglos para dormir, los eventos sociales y el lugar de la reunión tendrá que ser organizada por alguien del equipo, no deje que esto le distraiga de la tarea más estratégica que tiene a mano: planificar los detalles de más alto nivel que garanticen la adherencia. Tómese tiempo antes del evento para trabajar en lo siguiente:

• Mensajes bien pensados. ¿Cómo va a comunicar los objetivos y expectativas para el fuera de las instalaciones, tanto antes como durante? ¿Cómo va a enmarcar la agenda? Si usted está asignando pre-trabajo, ¿cómo va a comunicar el propósito y la importancia del mismo?
• Materiales de comunicación de calidad y revisados. ¿Qué presentaciones o folletos se necesitan para las sesiones que ha planificado? ¿Quién tiene que estar involucrado? ¿Cuál es la línea de tiempo para completarlos antes de la instalación externa?
• Plantillas cuidadosamente diseñadas. ¿Qué documentos deben prepararse con anticipación para ayudarle a capturar el trabajo que se está realizando en el evento?

Consejos adhesivos: Recorre la agenda para determinar qué plantillas necesita. Algunos ejemplos pueden incluir un FODA cuadrícula, un KPI , un cuadro de mandos para capturar objetivos estratégicos y resultados medibles específicos, o una plantilla de planes de reuniones/gobernanza.

También le recomendamos que, como líder de la fuera del sitio, cree una presentación de lanzamiento reflexiva para dar al inicio de la fuera del sitio. Al hacerlo, su equipo se preparará para profundizar en el trabajo. Planifique que sea de unos 45-75 minutos, dependiendo de sus objetivos. Involucre a otras personas para que le ayuden a preparar su presentación u ofrecer comentarios con antelación, e intente anticipar o recopilar preguntas de la audiencia de antemano. También debe asegurarse de incluir la hora programada para las preguntas y respuestas después de la presentación. Piense en ello como una forma de alinear y establecer expectativas con su equipo, tanto con respecto al fuera del sitio como al negocio en general.

5) En el evento, se centran en el trabajo en el negocio vs. en el negocio. Fuera bien planificados que ven resultados duraderos se mueven por encima de las operaciones diarias y se concentran en el panorama más amplio. Piense en este momento como una oportunidad para hacer precisamente eso. Concéntrese en el pensamiento estratégico y temas importantes en los que no ha tenido tiempo de pensar en la oficina. Sintonice los teléfonos móviles y deje los portátiles cerrados para no volver a las tareas cotidianas.

Por ejemplo, puede utilizar este tiempo para tomar una decisión que ha estado evitando o no ha tenido los recursos para abordar. Podría ser eliminar gradualmente una línea de productos que no es viable, abordar una baja tasa de retención, mejorar la colaboración entre departamentos, o una gran idea, como expandirse a otros geos.

A medida que empiece a grabar comentarios, decisiones u objetivos del equipo, diga no a los rotafolios y, en su lugar, utilice un adaptador para conectar el equipo a una pantalla más grande y grabar notas en directo con su equipo. El objeto visual les ayudará a digerir la información y le permitirá tener notas mecanografiadas disponibles para todos inmediatamente después de la salida. Tendrán los documentos en sus bandejas de entrada antes de volver a la oficina, y pueden comenzar a poner los planes acordados para que funcionen de inmediato.

Punta adhesiva: A medida que se mueve a través de fuera del sitio, haga referencia a esta idea de «trabajar en el negocio» para sacar a la gente de las malas hierbas según sea necesario. Pregunte con frecuencia: ¿Qué problema estamos tratando de resolver? ¿A qué nivel tenemos que ocuparnos de esto? ¿Qué tenemos que hacer para asegurarnos de seguir adelante con esto después de salir de esta reunión?

6) Al final del evento, trabajemos juntos para crear un plan de gobierno del equipo. Para asegurarse de que los aprendizajes y estrategias que usted desarrolló durante el evento fuera del sitio sean implementados, tómese un tiempo cerca del cierre del evento para discutir, como equipo, lo que cada persona necesita hacer para impulsar el plan acordado hacia adelante. A continuación, asegúrese de programar suficientes controles de progreso para garantizar el éxito. Aparte de los resultados de alta calidad de sus reuniones de seguimiento fuera de las instalaciones, las reuniones de seguimiento bien administradas son el factor más importante para garantizar la adherencia.

A medida que desarrolle su plan de gobierno, pregunte:

• ¿Cómo vamos a responsabilizarnos mutuamente de la ejecución de los planes y decisiones acordados fuera de las instalaciones?
• ¿Qué tiene que ir en el calendario?
• Para cada check-in requerido, ¿quién debe estar allí y cuál es la agenda?
• ¿Con qué frecuencia deben celebrarse estas reuniones y cuánto tiempo se necesita para lograr los objetivos de la agenda?
• ¿Pueden las reuniones llevarse a cabo virtualmente o deben ser presenciales?

Por ejemplo, si uno de sus resultados fuera del sitio es mejorar la relación de trabajo entre ventas y entrega, entonces es posible que necesite programar reuniones semanales regulares con esos dos departamentos para que eso suceda.

Punta adhesiva: Acorde su plan de gobierno fuera del sitio y programe sus primeras fechas de reunión de check-in con el grupo mientras estén presentes. Esto ayudará a todos a comprometerse con el seguimiento, le dará un foro para revisar los objetivos que estableció, y le proporcionará la oportunidad de corregir si es necesario. No se sorprenda si su equipo se resiste a más reuniones. La clave es enfatizar la importancia del seguimiento mientras se toma en consideración el número de reuniones que deben celebrarse, el tiempo que deben estar y con quién. Buscar crear un plan que impulse los resultados pero no pierda el tiempo de las personas.

Es la combinación de planificación cuidadosa antes de su fuera del sitio y seguimiento consciente después de eso hará que este evento anual sea «pegajoso», y bien vale la pena la inversión. Su equipo no solo estará más comprometido, alineado y preparado para una mejor ejecución, sino que también estará agradecido por el tiempo invertido. Y lo más importante, la salud y el éxito del negocio serán mejores para ello.

— Melissa Raffoni Via HBR.org