Administración

5 consejos para reabrir de forma segura su oficina

Astraed

19 jun. 2020 — 7 min read

Hemos hecho nuestra cobertura del coronavirus gratuito para todos los lectores. Para que todo el contenido de HBR se entregue a tu bandeja de entrada, regístrate en el Alerta diaria boletín de noticias.

¿Abrir ahora? ¿Abriste más tarde? A medida que se debate sobre la reanudación de las economías, no se discute un elemento crítico. El predictor de nuestro éxito o fracaso tendrá menos que ver con cuando las empresas abran sus puertas y más con la frecuencia de apertura de la boca. Décadas de investigación sugieren que el núcleo de una cultura de alta fiabilidad es la responsabilidad inmediata de los pares.

Hace unos años, John Noseworthy, CEO de la Clínica Mayo en Rochester, Minnesota, me contó con orgullo acerca de una enfermera que se enfrentó a él cuando olvidó usar desinfectante para manos mientras salía de un ascensor. Dijo, en efecto, «Si todos en nuestro sistema hablaran con colegas olvidadizos, sin importar su nivel o posición, podemos evitar la mayoría de los incidentes de daño prevenible». Y tenía razón.

Lecturas adicionales

Coronavirus: Liderazgo y Recuperación

Liderazgo y Gestión de Personas Libro22.95Añadir a la cesta

Y, sin embargo, a finales de abril, en el apogeo de la pandemia Covid-19, el vicepresidente Mike Pence ingresó a la Clínica Mayo para conocer sus esfuerzos de investigación. Durante su gira, proporcionada por líderes Mayo que todos llevaban máscaras, Pence procedió descarado. Mientras que el vicepresidente ha dicho desde entonces que debería haber puesto una cara cubriendo, el incidente es un recordatorio obvio, y público, de lo difícil que puede ser hablar a la gente en el poder.

He oído hablar de incidentes similares en las últimas semanas. Una enfermera que se negó a usar EPI apropiado durante cuatro días antes de ser finalmente reprendida por su supervisor. Los compradores que entran en las grandes tiendas sin máscaras, mientras que el empleado que pasan al entrar no dice nada. Y un jefe de un equipo de trabajadores esenciales que dio los primeros cinco en una reunión a personas que han trabajado duro en las últimas semanas y ninguno de sus ocho informes directos dijo nada hasta después de la reunión.

A medida que las empresas comienzan a reabrir, se está prestando gran atención a las medidas necesarias para mantener a los empleados y clientes seguros. Y muchas de esas medidas son comportamientos simples: lavarse las manos, usar máscaras,. Pero esas medidas no tendrán éxito a menos que se conviertan en normas. Y al final del día, la velocidad con la que cambian las normas es la velocidad con la que se vuelve normal dar corrección. Si rara vez se aborda el incumplimiento, un comportamiento saludable se convierte en una broma.

Mantener a los empleados y clientes seguros y saludables mientras hacen negocios en una pandemia en curso no solo dependerá de comportamientos como usar máscaras, realizar controles de temperatura, lavarse las manos y mantenerse a seis pies de distancia. Dependerá de conseguir que todos hagamos estas cosas, cada vez, por el tiempo que tome. Y eso no sucede a menos que los que ven a alguien caer la pelota hablen y se lo recuerden.

Inherentemente, somos muy malos hablando. En un estudio reciente de VitalSmarts en 1062 encuestados, 3 de cada 4 admitieron estar nerviosos por el riesgo de infección al interactuar con otros. Y sin embargo, 7 de cada 10 personas admiten decir menos de lo que piensan que deberían para mantenerse seguros a sí mismos y a otros.

Mis colegas y yo hemos pasado 30 años estudiando lo que se necesita para crear un cambio de comportamiento rápido, profundo y sostenible. Nuestro hallazgo central es que un plan de influencia sólido debe involucrar a las seis fuentes de influencia que dan forma al comportamiento humano. Entre ellas cabe mencionar:

Un marco moral convincente
Práctica deliberada
Presión de pares y liderazgo
Apoyo social
Marcación
Picos, herramientas y recursos ambientales

Cuando las seis fuentes de influencia están presentes en forma sólida, hemos visto en nuestra investigación que la probabilidad de que usted vea un cambio positivo sube diez veces. A continuación se presentan cinco mejores prácticas que involucran colectivamente todas estas fuentes de influencia. A menos que los cinco se practiquen en combinación, las probabilidades de un cambio significativo disminuya sustancialmente.

Cinco prácticas para crear lugares de trabajo seguros

Requerir por favor y gracias. La única manera de crear y sostener el cambio es tener una responsabilidad del 200%: los empleados deben entender que no son simplemente responsables de seguir las prácticas seguras por sí mismos (el primer 100%), sino que también son responsables de asegurar que todos a su alrededor lo hagan también (el segundo 100%). Indíqueles a los empleados que cuando alguien ve alguien violan las prácticas seguras, tienen que recordarles el protocolo apropiado con un educado, «Por favor». Por ejemplo, «Use una máscara cuando esté en la oficina».

Pero esto no es suficiente. Mi firma ha trabajado con docenas de hospitales para mejorar la seguridad de los pacientes mediante el desarrollo de normas de recordatorio también. Es un reto conseguir que las enfermeras de primera línea recuerden a los médicos irritantes que se laven las manos, a menos que se cree una norma habilitadora. Los líderes deben recibir instrucciones de que cuando se les recuerde una guía de seguridad, solo hay una respuesta permisible: un «Gracias» inmediato seguido del cumplimiento. Punto.

Spectrum Health en West Michigan trabajó durante meses para alentar a los cuidadores a emitir recordatorios. Cuando pidieron a los destinatarios del recordatorio que les dieran las gracias y cumplieran, la práctica de higiene de las manos mejoró en más del 60% en cuestión de semanas. Cuando los médicos fueron entrenados para «mostrar gratitud, no actitud», recordar se convirtió en una norma de bajo riesgo en lugar de una terrible prueba.

Mantenga un campamento de entrenamiento Covid cuando regrese a la oficina. La idea de un «campamento de entrenamiento» es romper viejos patrones e introducir otros nuevos. El momento más fácil para restablecer las normas es cuando nadie sabe lo que es normal. A medida que los empleados vuelven a entrar en el lugar de trabajo, aproveche sus expectativas no formadas mediante la celebración de un campamento de entrenamiento. Esto puede ser tan corto como 30 minutos o tan largo como unas pocas horas, dependiendo de cuántas nuevas normas necesite que la gente practique. La reunión debería incluir lo siguiente:

Líderes como facilitadores. Esto no se puede entregar a Recursos Humanos, o se puede convertir a un consultor. Los líderes deben estar frente a los empleados y demostrar su sinceridad y compromiso con las nuevas políticas.
Mensajería moral. Haga argumentos morales para cambiar el comportamiento contando historias de amigos, familiares o clientes afectados para traer los riesgos de incumplimiento a la vida.
Práctica deliberada. Los líderes no deben simplemente instruir a las personas sobre nuevos comportamientos de seguridad, las personas deben pasar por los movimientos reales para que comiencen a desarrollar la memoria muscular y las prácticas se sientan cómodas, normales y obligatorias. Por ejemplo, en Spectrum Health, desarrollamos un campamento de entrenamiento donde todos en una unidad pasaban por los movimientos de entrar y salir de una sala de pacientes. En una condición, se lavan y se lavan según sea necesario. En otro, no podían lavarse, y otro cuidador practicaba recordarles. Después de lo cual el recordado practicaría diciendo: «Gracias» y luego cumplir. Toda la experiencia no tomó más de 20 minutos. Esto parece simple, pero el cumplimiento de las nuevas normas fue sustancialmente mayor en las unidades que hicieron el campo de entrenamiento sobre las que no lo hicieron.

Practica con simulacros de incendio. Mantenga simulacros de fuego diarios en la primera semana, donde usted pide a la gente que deje de hacer lo que están haciendo y practique los nuevos comportamientos. En las semanas siguientes, dos veces por semana es suficiente. Los simulacros de incendio efectivos también requieren liderazgo. Los líderes deben guiarse a todos los empleados a través de los movimientos de cada nuevo comportamiento de seguridad, incluyendo decir por favor y gracias. Los simulacros de incendio requieren mucho menos tiempo, pero son fundamentales para mantener el cambio porque recuerdan a los empleados cuán importantes son los comportamientos.

Realice rondas diarias. Como dice el refrán, «no entiendes lo que esperanza, se obtiene lo que inspeccionar.» Al igual que en un hospital, los líderes deben usar una lista de verificación para hacer «redondeo» y medir los resultados de cumplimiento. Pueden caminar por el área de trabajo y observar el grado en que se está practicando el comportamiento adecuado. Deben anotarlo todos los días durante los primeros 30 días y hacer sus observaciones en momentos impredecibles del día. Después de eso, el redondeo puede ocurrir cada dos días.

Mantenga la puntuación públicamente. A continuación, los dirigentes deben publicar públicamente las puntuaciones de redondeo. todos los días. Por encima de la puntuación pueden colocar un círculo grande con colores que denotan el nivel de cumplimiento de la organización: Verde = 95% +. Amarillo = 80 -90%. Rojo = < 80%. Deben comprometerse a publicar los resultados sin importar lo que sean y asegurarse de que sean visibles para los clientes y clientes. La vergüenza es un poderoso motivador para mejorar y cuanto más público es la vergüenza, mayor es la motivación.

Estas prácticas pueden sentirse incómodas para muchos empleados y líderes, especialmente aquellos que no han sido parte de esfuerzos concertados de seguridad en el lugar de trabajo antes. Pero estos son tiempos inusuales y si queremos mantener a todos seguros y saludables, la gente tiene que hacer cosas fuera de sus zonas de confort.

Si los líderes toman en serio estas prácticas, podrán inculcar nuevas normas mucho más rápidamente. Hacerlo no sólo es importante para la seguridad de los empleados, sino también para la salud de su negocio. La adhesión a estos comportamientos críticos hará posible que las empresas reabran y permanezcan abiertas.

Si nuestro contenido gratuito le ayuda a lidiar con estos desafíos, por favor considere suscribirse a HBR. Una compra de suscripción es la mejor manera de apoyar la creación de estos recursos.

— Joseph Grenny Via HBR.org