5 quejas comunes sobre las reuniones y qué hacer con ellas

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Todos nos quejamos de las reuniones. Tenemos demasiados. Son una pérdida de tiempo. No se hace nada. Estas quejas suelen tener fundamento, pero son tan amplias que es difícil discutirlas y abordarlas.

Sin embargo, hay quejas específicas que se pueden abordar. Cuando pregunto a las personas en los talleres que dirijo con qué es lo que más quieren ayuda, siempre surgen cinco problemas:

• Una o dos personas dominan la conversación y nadie hace nada al respecto.
• Mi jefe no dirige las reuniones de forma eficaz.
• La mayoría de nuestras reuniones son solo para transmitir información que podría enviarse fácilmente por correo electrónico. No hablamos de temas reales.
• Nadie presta atención porque están en sus teléfonos o portátiles.
• Seguimos teniendo las mismas conversaciones porque no se hace nada entre reuniones.

Afortunadamente, hay soluciones específicas para cada uno de estos problemas. Basado en mis 25 años de experiencia consultando a organizaciones y equipos sobre cómo dirigir reuniones eficaces, esto es lo que le sugiero.

Una o dos personas dominan la conversación y nadie hace nada al respecto.

Si una reunión dura 60 minutos y tiene 10 personas, ¿cuánto tiempo tienen realmente todos? Si bien la respuesta depende del tema, si algunas personas hablan de forma constante con más frecuencia o más tiempo que otras, los colegas se resentirán de que no sean concisos y ocupen un valioso tiempo de reunión. Con un tiempo limitado, no puede esperar que todo el mundo contribuya, especialmente si hay algunas personas que parecen robarse el show. Estas son algunas formas de ampliar la participación:

Al abrir la reunión:

• Haga saber al grupo que quiere una amplia participación y que todos tengan la oportunidad de contribuir en cada tema.
• Pida permiso para llamar a la gente cuando quiera tener más puntos de vista en la conversación.
• Dígale a la gente que no abandonará un tema si alguien todavía tiene algo que decir o preguntar.
• Pida a las personas que dejen de lado la tecnología (véase más abajo) y cualquier otro trabajo y que se centren en cada persona cuando habla.

Durante la reunión:

• Preste toda la atención y deje que cada persona complete sus ideas. Si usted y todos los demás presentes en la reunión hacen esto, es probable que las personas que tienden a dominar comiencen a limitarse. ¡Es más fácil seguir y seguir cuando nadie escucha!
• Cuando tenga la sensación de que alguien habla con demasiada frecuencia, pídale que contenga sus pensamientos durante un momento. Podría decir: «Andre, permítame incluir a otros en esta conversación y luego volveré con usted, ¿de acuerdo?»
• Cada vez que alguien se queda interrumpido o interrumpido, siempre dé marcha atrás y pídale que termine de pensar: «Sarah, ¿quería añadir algo más?»
• Si usted es la persona interrumpida, hable más alto. Puede decir: «Jacques, no había acabado del todo. Me gustaría completar mi comentario y, después, me encantaría escuchar su opinión».

Tras la reunión:

• Si le preocupa que algunas personas hablen con más frecuencia o más tiempo del que deberían, hágales saber: «Troy, me gustaría que la participación fuera un poco más equilibrada en nuestras reuniones. Sería útil que esperara a que otras personas entraran en la conversación antes de añadir sus opiniones. Además, le agradecería que echara un vistazo a los que no han participado aún y los invitara a compartir sus opiniones».

Mi jefe no dirige las reuniones de forma eficaz.

Si su jefe carece de las habilidades necesarias para facilitar una reunión de forma eficaz, puede dar un paso al frente. Puede ofrecerse a preparar la agenda para su jefe. Solicite temas del grupo. Identifique los resultados de cada tema y dé a conocer la agenda a las personas de antemano, si es posible. También puede ofrecerse a dirigir la reunión si tiene el respeto del grupo y está dispuesto a se esforzó por que fuera una reunión eficaz. Si no es la persona adecuada, puede sugerirle a otra persona y explicarle a su jefe que el hecho de que sea la persona con más experiencia de la sala no significa que tengan que dirigir la reunión.

Uno de los derechos que tienen todos los participantes es pedir lo que necesiten para participar de manera efectiva. Utilice este permiso para ayudar a su jefe a tener éxito. Por ejemplo, haga preguntas que ayuden a su jefe a tener claro lo que espera y ayuden a los demás a contribuir. Podría decir al principio de la reunión: «Sería útil saber qué tipo de información busca aquí y cómo sabremos si tiene lo que necesita».

La mayoría de nuestras reuniones son solo para transmitir información que podría enviarse fácilmente por correo electrónico. No hablamos de temas reales.

Dedicar de 10 a 15 minutos de una reunión de 90 minutos a las actualizaciones no es para tanto. Pasar 90 minutos compartiendo información que podría comunicarse por otros medios es un problema. ¿Cómo puede plantear este tema al organizador de la reunión? He aquí algunas sugerencias de lenguaje:

Brenda, sé que tiene grandes expectativas en nuestro grupo. Las reuniones son la principal forma de aprovechar la sabiduría del grupo y hacer realidad la estrategia. Tengo la impresión de que quiere respetar el tiempo y el talento de la sala, y me parece que podríamos hacerlo asegurándonos de que la mayor parte del tiempo que pasamos juntos lo dediquemos a temas que requieran la reflexión y la alineación del grupo, y que mantengamos el intercambio de información al mínimo. ¿Qué opina?

Entonces ofrézcase a analizar al equipo cada semana y elaborar una lista de temas a partir de los cuales pueda elaborar una agenda. Estas preguntas le ayudarán a identificar posibles temas:

• ¿De qué necesita hablar este grupo?
• ¿Cuáles son nuestras iniciativas vitales, que están en peligro?
• ¿Qué necesitamos aprender?
• ¿Sobre qué necesitamos desarrollar un entendimiento mutuo?
• ¿Por qué perdemos el sueño?

Para cada tema, sugiera los resultados deseados y el tiempo necesario para lograrlos. Si hace un buen trabajo en uno o dos temas en cada reunión, el tiempo dedicado a compartir información será una carga menor.

Nadie presta atención porque están en sus teléfonos o portátiles.

Puede tolerar algunas distracciones cuando se producen de forma irregular, pero si la gente escribe correos electrónicos o revisa sus textos con regularidad, puede acabar con una participación significativa. Establecer nuevas normas empieza por arriba. Las personas mayores de la reunión deben modelar un comportamiento verbal y no verbal atento. Si mantienen conversaciones secundarias, traen otros trabajos o comprueban constantemente su tecnología, envían el mensaje de que esta reunión realmente no les importa. Y crea una norma peligrosa de que distraerse está bien. Establezca un acuerdo al principio de la reunión para limitar la tecnología. Eso podría sonar más o menos así:

Serie Usted y su equipo

Reuniones

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  Cómo responder cuando lo ponen en aprietos en una reunión

  • Paul Axtell

  Cómo diseñar una agenda para una reunión eficaz

  • Roger Schwarz

  ¿De verdad necesita celebrar esa reunión?

  • Elizabeth Grace Saunders

Me encantaría que me prestara toda su atención cuando estemos en la reunión, así que compruebe sus aparatos electrónicos en la puerta. Lo hago por dos razones: en primer lugar, nos distraen a mí y a los demás. En segundo lugar, su atención es importante para mí, para las demás personas en la sala y para la calidad de nuestro trabajo juntos. Si quiere poner su teléfono en vibración, no hay problema, a menos que vibre cada cinco minutos. Las excepciones están bien; los patrones son problemáticos. Comprendo perfectamente si necesita salir de la habitación en cualquier momento para ver sus proyectos familiares o importantes. Me doy cuenta de que puede que tenga llamadas relacionadas con proyectos que está rastreando. Haga lo que tenga que hacer para sentir que está haciendo su trabajo. Utilice su criterio y compruébelo usted mismo. Y si quiere tomar notas o utilizar su tablet para consultar información general sobre nuestros temas, hágalo por todos los medios. Solo le pido que se resista a las ganas de revisar el correo o las noticias del mundo. ¿Trato? Gracias.

Con ese acuerdo en vigor, tal vez quiera escribir «sin dispositivos» en la pizarra blanca para poder señalarla si los asistentes comienzan a revisar sus teléfonos. Si le parece abrumador adoptar la cultura en torno a los dispositivos en su empresa, empiece por usted. Se sorprenderá de lo rápido que los colegas se darán cuenta de que usted está completamente presente y que los demás no. Y puede que se unan a usted.

Seguimos teniendo las mismas conversaciones porque no se hace nada entre reuniones.

Para solucionar este problema, asegúrese de cerrar cada tema para que los próximos pasos estén concretados. Enviar un resumen de la reunión una hora después de su finalización o al menos antes del final del día. Asigne a alguien que haga un seguimiento con todos entre las reuniones para comprobar que están progresando en las acciones que se les asignaron. Empiece a llevar un registro del número de objetos que se completan: busque una tasa de finalización del 85%. Cuando su índice de finalización disminuya, deténgase y mantenga una conversación con su grupo sobre lo que les ayudaría a todos a volver al buen camino.

Puede que no pueda eliminar por completo las quejas sobre las reuniones, pero puede reducirlas. Y si usted es quien presenta las quejas, recuerde que es tan responsable como todos de crear una cultura de reuniones positiva. Así que tome medidas ahora para que cada reunión sea mejor.