4 errores organizativos que afectan a los trabajadores del conocimiento modernos

vincent tsui PARA HBR

En el nuevo mundo del «trabajo sin paredes», se trabaja en el cerebro en lugar de en las fábricas, en los planos de planta abiertos en lugar de en las oficinas privadas y en los partidos de fútbol, las playas y las cafeterías, además de en las sedes corporativas. Sin embargo, en mi trabajo con los clientes, descubro a menudo ideas antiguas sobre la gestión del tiempo que no tienen en cuenta esta nueva realidad. Cuatro errores en particular aparecen una y otra vez.

Vincular a sus empleados a su correo electrónico sin darse cuenta.

¿Es habitual en su empresa que el correo electrónico se utilice para comunicaciones urgentes y urgentes? ¿Espera una respuesta inmediata a los correos electrónicos? Incluso si no espera una respuesta inmediata, lo hacen sus empleados pensar usted sí? ¿Creen que acogerá más favorablemente una respuesta inmediata? ¿La gente se frustra cuando otros miembros de la organización no responden a los correos electrónicos de inmediato?

Si ha respondido afirmativamente a alguna o a todas estas preguntas, puede que haya creado o permitido sin querer una cultura en la que los empleados se ven obligados a dejar siempre su correo electrónico abierto y descargando, y se distraen con cada nuevo mensaje que llega, decidan responder o no. Esto pone a los empleados en modo reactivo todo el día, lo que les impide priorizar cuidadosamente su trabajo y garantiza un cambio constante de tareas.

Creo que se puede decir con seguridad que al menos parte del trabajo de su empresa requiere una concentración continua de más de dos minutos. Los estudios muestran que el cambio constante de tareas significa que las tareas tardarán más y la calidad de los resultados será menor. Multitarea constante también nos hace más propensos a cometer errores, es más probable que se pierda información y señales importantes y menos probabilidades de retener información en la memoria de trabajo, lo que perjudica la resolución de problemas y la creatividad.

Involucre a su equipo directivo para que le ayude a dejar de utilizar el correo electrónico para información urgente y urgente. Designe otro canal de comunicación, como un teléfono o un mensaje de texto, para estas situaciones. Asegúrese de que su equipo sepa que sus correos electrónicos no requieren una respuesta inmediata y que pueden cerrarlos de forma segura o trabajar sin conexión cuando necesiten concentrarse y realizar un trabajo importante. Apoyar la tarea única ayudará a los empleados a sentirse menos dispersos y distraídos y, por lo tanto, menos estresados y más concentrados.

Otra forma de ofrecer este apoyo es dar a sus empleados el regalo de su presencia apartándose del ordenador y dejando el teléfono inteligente cuando se reúna o hable con ellos. Fomente las «reuniones sin tecnología» siempre que sea posible. Todos estos hábitos ayudarán a que sus empleados estén más concentrados y contemplativos, y usted modelará los comportamientos y, por lo tanto, fomentará una cultura que beneficiará a las personas y a la organización en su conjunto.

Implementar incorrectamente el plano de planta de su oficina abierta.

La única información indiscutible sobre los planos de planta de oficinas abiertas es que reducen la necesidad de pies cuadrados para las empresas. Los defensores afirman que también mejoran la colaboración y la innovación, y los opositores afirman que provocan más estrés y una disminución de la concentración, la motivación y el funcionamiento cognitivo. Hay investigaciones que respaldan ambas posturas, tal vez porque las oficinas abiertas suelen implementarse mal que bien.

Aunque la investigación es contradictoria, sigue siendo útil. Demuestra que el mayor beneficio proviene de la oportunidad que tienen los empleados de colaborar, socializar y desahogarse. El aumento de la luz natural y el acceso a las ventanas son ventajas adicionales de las oficinas abiertas. Así que puede utilizar estos conocimientos para tener en cuenta:

• Espacios tipo cafetería con cómodos asientos dispuestos en grupos pequeños.
• Espacios designados como «ruidosos» con juegos de mesa o espacios donde se pueda celebrar una discusión y una participación más animadas.
• Áreas de trabajo o asientos exteriores.
• Escritorios sobre ruedas, que dan a los empleados su propio «dominio», que pueden mover según lo dicten su trabajo y su estado de ánimo.
• Paredes de cristal.

Por el contrario, la mayoría de los estudios citan ruido, distracción y pérdida de privacidad de los empleados como algunos de los factores más dañinos. Así que asegúrese de que sus planes abordan estos problemas o haga algunos cambios ahora para solucionarlos. Solo una muestra de sugerencias a tener en cuenta:

• Muebles blandos que absorben el ruido en lugar de superficies duras que lo amplifican.
• Un sistema de sonido para ruido blanco.
• Solicite opiniones, inquietudes y sugerencias a los empleados e inclúyalas en el proceso de planificación.
• Paredes de película esmerilada o vidrio estampado en lugar de vidrio transparente.
• Diferentes espacios para diferentes tipos de trabajo: equilibre los espacios abiertos para la colaboración con los espacios tranquilos para centrarse en el trabajo.
• Incorpore lugares personales seguros para cada empleado, donde pueda guardar de forma privada las pertenencias que necesite.
• Enclaves privados a los que la gente pueda ir para atender llamadas, con el doble propósito de ofrecer privacidad y no molestar a los demás.
• Estanterías u otros separadores de ambientes colocadas estratégicamente.

Sin tener en cuenta el impacto que la nutrición y la energía tienen en el trabajo de conocimiento.

Si los resultados de su empresa son el resultado del trabajo de conocimiento, un trabajo en el que la materia prima es pensar, entonces el nivel de energía de su equipo a lo largo del día es un factor fundamental para su éxito. A menudo veo dos situaciones que implican el combustible de su capacidad intelectual, en las que mis clientes perdían la oportunidad de tener un impacto positivo en la productividad de su organización:

• Menús de reuniones con servicio de catering
• La cocina de la oficina

Una nutrición adecuada comienza en casa, pero el liderazgo puede tener un impacto significativo en los factores de rendimiento durante el horario de trabajo de los empleados in situ. Además de ser perjudiciales para la salud a largo plazo, las montañas rusas energéticas (normalmente causadas por subidas y caídas del azúcar en sangre) a lo largo del día distraen, socavan la concentración y afectan al rendimiento. Las reuniones suelen incluir alimentos con alto contenido de carbohidratos y azúcar refinada, que hacen que la glucosa en sangre se eleve y, luego, disminuya durante las horas de la mañana. Cambiar bagels y rosquillas por sándwiches de huevo, tacos de desayuno o parfaits de yogur (alimentos proteicos y de bajo índice glucémico) puede ayudar a prevenir estos cambios bruscos de la glucosa en sangre.

Esto no solo es válido para las reuniones matutinas, sino también para los aperitivos de la tarde. Los aperitivos saludables que se ofrecen en la sala de descanso, en lugar de comida chatarra en los armarios o las máquinas expendedoras, pueden generar grandes dividendos al apoyar la gestión de la energía de su equipo durante todo el día. Pueden incluir zanahorias pequeñas, hummus, frutos secos, fruta, queso en cubos o productos para untar o barras de granola totalmente naturales.

Invierta en una fuente de agua filtrada para la oficina y considere llenar la nevera con gaseosas y tés naturales sin azúcar en lugar de refrescos, ya que el agua promueve una hidratación adecuada (otro componente de la nutrición) y no afecta al azúcar en sangre.

Las fuentes saludables de energía sostenida para la capacidad intelectual pueden mejorar la productividad hasta veinte por ciento.

No preparar a los teletrabajadores para tener éxito.

Trabajar desde casa es en aumento, y por una buena razón. Podría ayudar a su empresa a ahorrar dinero en bienes raíces, mantenimiento de edificios e infraestructura de oficinas. Y podría hacer que sus empleados estuvieran más felices, gracias a una mayor flexibilidad y menos tiempo de viaje. Pero incluso si tiene una política de teletrabajo, puede que pase por alto posibles puntos problemáticos cuando sus empleados comiencen a trabajar desde casa. Como los planos de planta abiertos, no son necesariamente culpa de la política, sino de la implementación. A menudo, las situaciones de trabajo remoto evolucionan de forma orgánica, sin intención, y provocan problemas tanto para el trabajador remoto como para la dinámica del equipo. Algunos directivos siguen creyendo que las tareas y los problemas personales distraen a los empleados si trabajan desde casa y que se quedan holgazanes si no están supervisados directamente. Asegúrese de que esto se base en las pruebas y los resultados y no en un sesgo personal. Los indicadores de éxito deben estar claros y acordarse de antemano, y es posible que los gerentes necesiten formación sobre el liderazgo eficaz de los trabajadores remotos. Además de los problemas de gestión, es posible que el empleado no esté preparado para soportar las distracciones de trabajar desde casa o no se adapte bien a una situación de trabajo remoto.

Para aumentar las probabilidades de éxito, planifique detenidamente con los empleados y sus supervisores antes de que comience el teletrabajo. Sus conversaciones deberían tratar temas como estos y ofrecer soluciones en cada respuesta:

• ¿El trabajo del empleado es adecuado para el trabajo remoto?
• ¿El empleado ya se dirige y se motiva?
• ¿Qué tan bien gestiona el empleado las distracciones? El empleado que siempre mira Facebook o se ve envuelto en las conversaciones de sus compañeros de trabajo en la oficina probablemente tenga problemas de distracción similares en casa.
• ¿Qué tipo de infraestructura tecnológica se necesitará para mantener al empleado conectado? ¿La empresa y la casa del empleado cuentan con la infraestructura necesaria?
• ¿Puede el empleado utilizar (o aprender) estas herramientas tecnológicas necesarias para el teletrabajo?
• ¿Cómo será la configuración del empleado para trabajar desde casa? ¿Tiene un espacio de trabajo dedicado que sea propicio para la productividad?
• ¿Estarán presentes otras personas (especialmente niños u otras personas que necesiten cuidados) durante el horario de trabajo?
• ¿Qué opinan el supervisor y los compañeros de equipo del empleado sobre el teletrabajo? Las creencias anticuadas sobre el «tiempo cara a cara» y los prejuicios personales pueden influir en la moral y la eficacia de la política de teletrabajo.
• ¿Los trabajadores a distancia necesitan una práctica de evaluación diferente a la que tienen los trabajadores en la oficina?

Estas preguntas son un buen punto de partida para corregir cualquier desafío al que se enfrenten sus trabajadores remotos.

Cambiar las prácticas de comunicación, actualizar el plano de la oficina, renovar los aperitivos y evaluar las condiciones del trabajo remoto: nada de eso requiere cambios radicales. A menudo, los puntos problemáticos surgen de forma orgánica con el tiempo, sin intención. Prestarles un poco de atención y evaluar a cada uno con nuevos ojos puede tener un impacto positivo en el rendimiento, la moral, la cultura y, en última instancia, en la productividad.