4 Errores Organizacionales que afectan a los Trabajadores del Conocimiento Moderno

vincent tsui PARA HBR

En el nuevo mundo del «trabajo sin paredes», el trabajo ocurre en cerebros en lugar de fábricas, en planos abiertos en lugar de oficinas privadas, y en partidos de fútbol, playas y cafeterías, además de las sedes corporativas. Y sin embargo, en mi trabajo con clientes, a menudo descubro viejas ideas sobre la gestión del tiempo que no toman en cuenta esta nueva realidad. Cuatro errores en particular surgen una y otra vez.

Inadvertidamente atando a sus empleados a su correo electrónico.

¿Es común en su empresa que el correo electrónico se utilice para comunicaciones urgentes y sensibles al tiempo? ¿Espera una respuesta inmediata a los correos electrónicos? Incluso si no esperas una respuesta inmediata, hacer sus empleados Piensa lo haces? ¿Creen que se verá más favorablemente en una respuesta inmediata? ¿La gente se frustra cuando otros miembros de la organización no responden correos electrónicos de inmediato?

Si usted respondió sí a cualquiera o todas estas preguntas, puede haber creado involuntariamente, o permitido, una cultura en la que los empleados se ven obligados a dejar siempre su correo electrónico abierto y descargando, siendo distraído por cada nuevo mensaje que entra, independientemente de si deciden o no responderlo. Esto pone a los empleados en modo reactivo todo el día, lo que les impide priorizar cuidadosamente su trabajo y garantizar un cambio constante de tareas.

Creo que es seguro decir que al menos parte del trabajo de su empresa requiere un enfoque sostenido de más de dos minutos. Los estudios muestran que el cambio constante de tareas significa que las tareas tardarán más tiempo y que la calidad de los resultados será menor. Multitarea constante también nos hace más propensos a cometer errores, es más probable que pierda información e indicaciones importantes, y menos probable que retenga información en la memoria de trabajo, lo que perjudica la resolución de problemas y la creatividad.

Involucre a su equipo de liderazgo para ayudar a poner fin al uso del correo electrónico para obtener información urgente y sensible al tiempo. Designe otro canal de comunicación, como teléfono o mensaje de texto, para estas situaciones. Asegúrese de que su equipo sepa que sus correos electrónicos no requieren una respuesta inmediata y que pueden cerrar su correo electrónico de forma segura o trabajar sin conexión cuando necesitan centrarse y realizar un trabajo importante. Apoyar una sola tarea ayudará a los empleados a sentirse menos dispersos y distraídos, y por lo tanto menos estresados y más centrados.

Otra forma de ofrecer este apoyo es dar a su personal el regalo de su presencia al alejarse de su computadora y dejar su teléfono inteligente cuando se reúna o hable con ellos. Fomentar «reuniones sin tecnología» siempre que sea posible. Todos estos hábitos ayudarán a que sus empleados sean más enfocados y contemplativos, y usted estará modelando los comportamientos, y por lo tanto alentando una cultura, que beneficiará a los individuos y a la organización en su conjunto.

Implementación incorrecta de su plan de oficina abierta.

La única información no impugnada sobre los planos de oficinas abiertas es que reducen el requisito de metros cuadrados para las empresas. Los defensores dicen que también mejoran la colaboración y la innovación, y los oponentes informan que causan mayor estrés y menor concentración, motivación y funcionamiento cognitivo. Hay investigaciones que apoyan ambas posiciones, tal vez porque las oficinas abiertas se implementan con mayor frecuencia mal que bien.

Aunque la investigación es contradictoria, sigue siendo útil. Muestra que el mayor beneficio proviene de la oportunidad de que los empleados colaborar, socializar y desahogarse. El aumento de la luz natural y el acceso a las ventanas son beneficios adicionales de las oficinas abiertas. Por lo tanto, puede usar este conocimiento para considerar:

• Espacios tipo cafetería con cómodos asientos dispuestos en grupos pequeños.
• Espacios «ruidosos» designados con juegos de mesa o espacios donde la discusión y el compromiso más enérgicos pueden tener lugar.
• Áreas de trabajo o asientos al aire libre.
• Escritorios sobre ruedas, dando a los empleados su propio «dominio», que se puede mover a medida que su trabajo y su estado de ánimo dicten.
• Paredes de cristal.

Por el contrario, la mayoría de los estudios citan ruido, distracción y pérdida de privacidad de los empleados como algunos de los factores más dañinos. Por lo tanto, asegúrese de que sus planes resuelvan estos problemas o realice algunos cambios ahora para solucionarlos. Sólo una muestra de sugerencias a considerar:

• Mobiliario suave que absorbe el ruido en lugar de superficies duras que lo amplifican.
• Un sistema de sonido para el ruido blanco.
• Solicite aportaciones, inquietudes y sugerencias de los empleados, e inclúyelas en el proceso de planificación.
• Película esmerilada o paredes de vidrio estampadas en lugar de vidrio transparente.
• Diferentes espacios para diferentes tipos de trabajo: equilibrar espacios abiertos para la colaboración con espacios tranquilos para el trabajo enfocado.
• Incorpore lugares personales seguros para cada empleado, donde puede almacenar de forma privada cualquier cosa que necesite.
• Enclaves privados donde la gente puede ir a tomar llamadas, sirviendo un doble propósito de ofrecer privacidad sin molestar a los demás.
• Estanterías colocadas estratégicamente u otros separadores de habitaciones.

Sin considerar el impacto que la nutrición y la energía tienen en el trabajo del conocimiento.

Si los resultados de su empresa son el resultado de un trabajo de conocimiento, trabajo para el que la materia prima está pensando — entonces el nivel de energía de su equipo durante todo el día es un factor crítico para su éxito. A menudo veo dos situaciones que involucran el combustible para su capacidad intelectual, en las que mis clientes estaban perdiendo la oportunidad de impactar positivamente la productividad de su organización:

• Menús de reuniones con servicio
• La cocina de la oficina

Una nutrición adecuada comienza en casa, pero el liderazgo puede tener un impacto significativo en los factores de rendimiento durante las horas de trabajo para los empleados in situ. Además de ser perjudiciales para la salud a largo plazo, las montañas rusas de energía (generalmente causadas por altos niveles de azúcar en la sangre y accidentes) a lo largo del día distraen, socavan el enfoque y la concentración, e impactan el rendimiento. Las reuniones a menudo incluyen alimentos ricos en carbohidratos y azúcar refinado que hacen que la glucosa en sangre se repunte y luego se estrelle durante las horas de la mañana. Intercambiar bagels y donuts por sándwiches de huevo, tacos de desayuno o parfaits de yogur (alimentos ricos en proteínas y bajos en glucemia) puede ayudar a prevenir estos cambios salvajes en la glucosa en sangre.

Esto no solo es cierto para las reuniones matutinas, sino también para los aperitivos de la tarde. Los refrigerios saludables que se ofrecen en la sala de descanso, en lugar de comida chatarra en los gabinetes o máquinas expendedoras, pueden pagar grandes dividendos al apoyar la gestión energética de su equipo durante todo el día. Estos pueden incluir zanahorias bebé, hummus, nueces, frutas, cubos de queso o untar, o barras de granola totalmente naturales.

Invierta en una fuente de agua filtrada para la oficina, y considere abastecer la nevera con seltzers y tés naturales sin azúcar en lugar de refrescos, porque el agua promueve una hidratación adecuada (otro componente de la nutrición) y no afecta el azúcar en la sangre.

Fuentes saludables de energía sostenida para el poder intelectual pueden mejorar la productividad hasta en veinte por ciento.

No establecer teletrabajadores para el éxito.

Trabajar desde casa es en aumento, y con una buena razón. Podría ayudar a su empresa a ahorrar dinero en bienes raíces, mantenimiento de edificios e infraestructura de oficinas. Y podría hacer más felices a sus empleados, gracias a una mayor flexibilidad y menos tiempo de viaje. Pero incluso si usted tiene una política de teletrabajo, puede estar pasando por alto los posibles puntos problemáticos cuando sus empleados comienzan a trabajar desde casa. Al igual que los planes de planta abierta, estos no son necesariamente culpa de la política, sino de la implementación. A menudo, las situaciones de trabajo remotas evolucionan orgánicamente, sin intención, y dan lugar a problemas tanto para el trabajador remoto como para la dinámica del equipo. Algunos gerentes todavía creen que las tareas y problemas personales distraerán a los empleados si trabajan desde casa, y que se aflojarán si no son supervisados directamente. Asegúrese de que esto se basa en pruebas y resultados más que en prejuicios personales. Las métricas de éxito deben ser claras y acordadas de antemano, y los gerentes pueden necesitar capacitación sobre el liderazgo efectivo de los trabajadores remotos. Además de los problemas de gestión, es posible que el empleado no esté listo para manejar las distracciones de trabajar desde casa, o sea adecuado para una situación de trabajo remota.

Para mejorar las probabilidades de éxito, planifique cuidadosamente con los empleados y sus supervisores antes de que comience el teletrabajo. Sus conversaciones deben cubrir temas como estos y ofrecer soluciones en cada respuesta:

• ¿El trabajo del empleado es adecuado para el trabajo remoto?
• ¿El empleado ya es autodirigido y automotivado?
• ¿Qué tan bien maneja el empleado la distracción? El empleado que siempre está mirando Facebook o atraído en conversaciones de compañeros de trabajo en la oficina probablemente tendrá problemas similares de distracción en casa.
• ¿Qué tipo de infraestructura tecnológica se requerirá para mantener al empleado conectado? ¿La empresa, y la casa del empleado, tienen esta infraestructura necesaria?
• ¿Puede el empleado utilizar (o aprender) estas herramientas tecnológicas necesarias para el teletrabajo?
• ¿Cómo será la configuración del trabajo en casa del empleado? ¿Tiene un espacio de trabajo dedicado que es conducentes a la productividad?
• ¿Estarán presentes otras personas (especialmente niños u otras personas que requieran cuidados) durante las horas de trabajo?
• ¿Cómo se sienten el supervisor del empleado y los compañeros de equipo acerca del teletrabajo? Las creencias anticuadas sobre el «presencial» y los sesgos personales pueden influir en la moral y la eficacia de la política de teletrabajo.
• ¿Los teletrabajadores necesitan una práctica de evaluación diferente a la que tienen los trabajadores de oficina?

Estas preguntas proporcionan un buen comienzo para corregir cualquier desafío que sus trabajadores remotos puedan estar enfrentando.

Cambiar las prácticas de comunicación, actualizar el plano de la oficina, renovar los refrigerios y evaluar las condiciones de trabajo remotas; ninguno de ellos requiere cambios radicales. A menudo, los puntos problemáticos surgen orgánicamente con el tiempo, sin intención. Dirigir cierta atención hacia ellos, y evaluar cada uno con ojos frescos, puede afectar positivamente el rendimiento, la moral, la cultura y, en última instancia, la productividad.

— Maura Thomas Via HBR.org