4 comportamientos que ayudan a los líderes a manejar una crisis

Resumen.

Los empleados que asumen el liderazgo durante una crisis necesitan ser entrenados en cuatro comportamientos para ser más efectivos en sus funciones. Deben decidir con rapidez sobre precisión, adaptarse a las circunstancias cambiantes con valentía, entregar de forma fiable a pesar de los factores ambientales y comprometerse profundamente con sus equipos. Los gerentes deben recordar que los momentos de crisis pueden decirte mucho sobre los líderes que están debajo de ti. Identifica quién se puso a la altura de las circunstancias, quién luchó y por qué. Evalúa cómo cambiarán los roles en el mundo posterior a la crisis y considera si tus líderes clave están posicionados para el éxito. Lo que es más importante, pregúntate a quién quieres estar en la mesa tanto durante la crisis como en el ansiado mañana cuando salgamos.

Escribir es difícil y escribir bajo la presión de los plazos es aún más difícil. Si eres como muchos de los escritores con los que trabajo, es posible que estés desperdiciando preciosos minutos antes de la fecha límite haciendo ediciones relativamente menores a nivel de oración: cambiar una palabra aquí, cortar una palabra allí (y luego volver a ponerla). Sin duda, debe revisar la ortografía y revisar todos los documentos antes de hacer clic en Enviar. Pero si tu mensaje no es tan claro como debe ser, cambiar la palabra «comprar» por «comprar» es como reorganizar las tumbonas del Titanic: no te salvará.

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Cuando se le presiona el tiempo, lo cual, seamos sinceros, es la mayor parte del tiempo, obtendrá los mejores resultados si prioriza las ediciones que agudizarán su mensaje. En lugar de dedicar esos últimos cinco minutos obsesionándose con una sola oración, intenta centrarte en el panorama general con estas tres estrategias:

1. Corta la apertura «desde el amanecer de los tiempos» y ir directo al grano.

Considere este párrafo inicial de una nota presupuestaria:

Los presupuestos son generalmente complicados y difíciles de crear debido a la cantidad de partes interesadas que deben satisfacerse en una variedad de situaciones. No tenemos recursos infinitos, ni podemos complacer a todos todo el tiempo. Debemos pensar estratégicamente. Cuando consideramos los pros y los contras de aumentar el gasto en marketing digital, las cosas se complican aún más. Dado que los datos no respaldan el aumento del marketing digital, tras una revisión cuidadosa, he llegado a la conclusión de que debemos centrarnos en hacer crecer nuestro equipo de ventas.

Todo lo que hay en este párrafo antes de «desde los datos» es una apertura «desde los albores de los tiempos» porque bien podría decir» Desde los albores de los tiempos la gente ha pensado en los presupuestos. He aquí un resumen general y no muy esclarecedor de esos pensamientos. Cuando te haya aburrido lo suficiente, compartiré contigo mis pensamientos específicos sobre este tema.» Si bien escribir frases «desde los albores de los tiempos» puede ayudarte a llegar a tu punto principal mientras redactas un documento, esas frases en realidad terminan oscureciendo tu punto de vista. Aquí, el punto viene en la última frase:

Tras una cuidadosa revisión, he llegado a la conclusión de que debemos aumentar nuestro equipo de ventas.

En la mayoría de los casos, sus lectores no necesitan escuchar todos los pensamientos que alguien haya tenido sobre su tema. Necesitan saber qué deben pensar sobre el tema ahora mismo. Cuando lideras tu punto principal, enfocas la atención del lector donde pertenece. Conserve solo la información de fondo que sea importante para su mensaje y elimine el resto.

2. Convierta esas oraciones temáticas descriptivas en oraciones temáticas que hagan afirmaciones.

La primera oración o «tema» de un párrafo dice a los lectores qué esperar en el resto del párrafo. Considere la diferencia entre estas dos oraciones temáticas:

Frase temática descriptiva: Me reuní con el cliente el jueves.

Reclamación sobre el tema de la Después de reunirme con el cliente el jueves, recomiendo repensar nuestro argumento.

Si bien la versión descriptiva ofrece información potencialmente útil (una reunión tuvo lugar el jueves), los lectores aún no sabrán por qué son importantes estos hechos. Por otro lado, la versión reclamada de la oración enfoca inmediatamente la atención del lector: la reunión del jueves importa porque algo que ocurrió en esa reunión hizo que cambiara de opinión sobre el terreno de juego . Ahora sé lo que obtengo en ese párrafo: voy a averiguar qué debemos hacer con el argumento y por qué. Y sabes lo que tienes que entregar.

Pero, ¿qué pasa si realmente solo quieres describir algo: una reunión, una conversación, un producto? Incluso en esos casos, la oración del tema debe decirle a los lectores dónde centrar su atención. Considere estas dos oraciones que podrían comenzar un párrafo que describa una reunión con un cliente:

Frase temática descriptiva: Me reuní con el cliente en su oficina en Boston.

Frase del tema de la reclamación: Mi reunión con el cliente se centró principalmente en los planes para el crecimiento futuro.

Ambas oraciones preparan a los lectores para una discusión sobre la reunión con el cliente. Pero después de leer la versión descriptiva, los lectores solo saben que la reunión tuvo lugar en Boston. Por el contrario, la versión de la reclamación establece claramente que la reunión arrojó planes para el crecimiento futuro. Cuando comienzas un párrafo con una afirmación, enseñas a los lectores qué esperar y te recuerdas a ti mismo lo que debe ofrecer el resto del párrafo. Si tienes el hábito de escribir oraciones temáticas basadas en afirmaciones, tendrás menos ediciones que hacer en el futuro.

3. Asegúrate de que las personas hagan cosas en tus oraciones, a menos que no quieras que hagan cosas.

Considera la diferencia entre estas dos oraciones:

Todos los gerentes deben aprobar y presentar informes de gastos antes del viernes a mediodía.

Los informes de gastos deben aprobarse y enviarse antes del viernes a mediodía.

En la primera oración, sabemos quién debe hacer qué: los gerentes deben hacer la aprobación y la presentación. En la segunda oración, sabemos que deben ocurrir dos acciones, pero no tenemos claro quién debe hacer qué. ¿Deben los gerentes aprobar los informes pero dejar los envíos a los miembros del equipo? ¿O los gerentes son responsables de ambos pasos? ¿Todos en el equipo ya saben quién es responsable de aprobar los informes de gastos?

Puede que hayas aprendido en alguna parte que siempre debes usar verbos activos, y ciertamente podrías resolver cualquier confusión sobre la cadena de mando de los informes de gastos empleando la voz activa. Pero no estoy sugiriendo que adoptes la regla del «verbo activo». De hecho, solo debes hacer que la gente haga cosas en tus oraciones cuando quieres que hagan cosas. Considera la diferencia entre estas dos oraciones:

El CEO decidió cerrar las sucursales.

Se tomó la decisión de cerrar las sucursales.

En la primera oración, sabemos exactamente lo que está pasando. El CEO tomó una decisión, y esa decisión fue cerrar las sucursales. En la segunda oración, sabemos qué: las ubicaciones de las sucursales se van a cerrar. Pero no sabemos quién: ¿Quién tomó esta decisión? Antes de que se apresure a reescribir esa segunda oración, debe detenerse y considerar su propósito al escribir la oración. Puede ser que los cierres sean la noticia importante y que en realidad no quieras llamar la atención sobre el hecho de que el CEO tomó esta decisión. En ese caso, te quedarías con la segunda versión. Por otro lado, si estás escribiendo sobre una serie de decisiones tomadas por tu nuevo y audaz CEO, puedes optar por esa primera versión.

La próxima vez que termines un documento con unos minutos de sobra, prueba primero estas tres estrategias. Si adquieres el hábito de usarlos, deberías descubrir que no necesitarás hacer tantas ediciones de última hora en el futuro.

— Escrito por Jane Rosenzweig