3 formas de hacer que su escritura sea más clara

La próxima vez que termine un documento con unos minutos libres, no pierda el tiempo editándolo con pequeñas revisiones a nivel de oración: cambie una palabra aquí, corte una palabra allí (y luego vuelva a colocarla). No cabe duda de que debería revisar la ortografía y corregir todos los documentos antes de hacer clic en Enviar. Pero si su mensaje no es tan claro como debería estar, cambiar la palabra «comprar» por «comprar» no va a ayudar. En su lugar, céntrese en el panorama general con estas tres estrategias: 1) Elimine la apertura «desde los albores de los tiempos» y vaya directo al grano. 2) Convierta esas oraciones temáticas descriptivas en oraciones temáticas que hagan afirmaciones. 3) Asegúrese de que la gente haga cosas en sus frases, a menos que no quiera que hagan cosas. Si se acostumbra a utilizar estas tres estrategias, descubrirá que no necesitará hacer tantas ediciones de última hora en el futuro.

••• Escribir es difícil y escribir bajo la presión de los plazos es aún más difícil. Si es como muchos de los escritores con los que trabajo, puede que esté desperdiciando preciosos minutos antes de la fecha límite haciendo modificaciones relativamente pequeñas a nivel de oración: cambiando una palabra aquí, cortando una palabra allá (y luego volviéndola a poner). No cabe duda de que debería revisar la ortografía y corregir todos los documentos antes de hacer clic en Enviar. Pero si su mensaje no es tan claro como debería estar, cambiar la palabra «comprar» por «comprar» es como reorganizar las tumbonas del Titanic: no lo salvará. Loading...Cuando tenga poco tiempo —que, seamos sinceros, es la mayoría de las veces—, obtendrá los mejores resultados si prioriza las modificaciones que agudicen su mensaje. En lugar de dedicar los últimos cinco minutos a obsesionarse con una sola frase, intente centrarse en el panorama general con estas tres estrategias: **1. Corte el principio de «Desde los albores de los tiempos» y vaya directo al grano.** Considere este párrafo inicial de una nota sobre el presupuesto: _Los presupuestos suelen ser complicados y difíciles de crear debido al número de partes interesadas que deben satisfacerse en diversas situaciones. No tenemos recursos infinitos ni podemos complacer a todo el mundo todo el tiempo. Debemos pensar estratégicamente. Si tenemos en cuenta los pros y los contras de aumentar el gasto en marketing digital, las cosas se complican aún más. Como los datos no respaldan el aumento del marketing digital, tras analizarlos detenidamente, he llegado a la conclusión de que debemos centrarnos en hacer crecer nuestro equipo de ventas._ Todo lo que aparece en este párrafo antes de «desde los datos» es una apertura de «desde los albores de los tiempos» porque bien podría decir» _Desde los albores de los tiempos, la gente ha estado pensando en los presupuestos. He aquí un resumen general y no muy esclarecedor de esas ideas. Cuando lo haya aburrido lo suficiente, compartiré con usted mis ideas específicas sobre este tema._» Si bien escribir oraciones «desde los albores de los tiempos» puede ayudarlo a llegar a su punto principal al redactar un documento, esas oraciones en realidad terminan ocultando su punto de vista. Aquí, el punto viene en la última frase: _Tras una revisión detenida, he llegado a la conclusión de que debemos hacer crecer nuestro equipo de ventas._ En la mayoría de los casos, sus lectores no necesitan escuchar todas las ideas que alguien haya tenido sobre su tema. Necesitan saber lo que deben pensar sobre el tema _ahora mismo_. Cuando comienza con su punto principal, centra la atención del lector donde debe estar. Conserve solo la información de fondo que sea importante para su mensaje y elimine el resto. **2. Convierta esas frases temáticas descriptivas en oraciones temáticas que hagan afirmaciones.** La primera oración o frase «temática» de un párrafo indica a los lectores qué esperar del resto del párrafo. Tenga en cuenta la diferencia entre estas dos frases temáticas: _Frase temática descriptiva__: Me reuní con el cliente el jueves._ _Reclamar frase temática:_ _Tras la reunión con el cliente el jueves, le recomiendo que se replantee nuestra propuesta._ Si bien la versión descriptiva ofrece información potencialmente útil (se celebró una reunión, tuvo lugar el jueves), los lectores aún no sabrán por qué son importantes estos hechos. Por otro lado, la versión de afirmación de la frase centra inmediatamente la atención del lector: la reunión del jueves importa _porque algo que ocurrió en esa reunión le hizo cambiar de opinión sobre el terreno de juego_. Ahora sé lo que quiero decir en ese párrafo: voy a averiguar qué debemos hacer con el terreno de juego y por qué. Y ya sabe lo que tiene que entregar. Pero, ¿y si realmente solo quiere describir algo: una reunión, una conversación, un producto? Incluso en esos casos, su frase temática debería indicar a sus lectores dónde centrar su atención. Considere estas dos frases que podrían empezar un párrafo que describa una reunión con un cliente: _Frase temática descriptiva__: Me reuní con el cliente en su oficina de Boston._ _Frase temática de la reclamación: Mi reunión con el cliente se centró principalmente en los planes de crecimiento futuro._ Ambas frases preparan a los lectores para el debate sobre la reunión con el cliente. Pero después de leer la versión descriptiva, los lectores solo saben _eso_ la reunión tuvo lugar en Boston. Por el contrario, la versión de la afirmación establece claramente que la reunión arrojó planes para el crecimiento futuro. Cuando comienza un párrafo con una afirmación, enseña a los lectores qué esperar y se recuerda a sí mismo lo que debe ofrecer el resto del párrafo. Si tiene el hábito de escribir frases temáticas basadas en afirmaciones, tendrá menos que editar en el futuro. **3. Asegúrese de que la gente haga cosas en sus frases, a menos que no quiera que hagan cosas.** Tenga en cuenta la diferencia entre estas dos frases: _Todos los gerentes deben aprobar y presentar los informes de gastos antes del viernes a medianoche._ _Los informes de gastos deben aprobarse y presentarse antes del viernes a medianoche._ En la primera frase, sabemos quién debe hacer qué: los gerentes deben hacer la aprobación y la presentación. En la segunda frase, sabemos que se deben realizar dos acciones, pero no tenemos claro quién debe hacer qué. ¿Deberían los directores aprobar los informes pero dejar que los envíen en manos de los miembros del equipo? ¿O los directores son responsables de ambas etapas? ¿Todos los miembros del equipo saben ya quién es responsable de aprobar los informes de gastos? Puede que haya aprendido en algún momento que siempre debe utilizar verbos activos y, sin duda, podría resolver cualquier confusión sobre la cadena de mando de los informes de gastos con la voz activa. Pero no estoy sugiriendo que adopte la regla del «verbo activo». De hecho, solo debería hacer que la gente haga cosas en sus frases _cuando quiere que hagan cosas_. Tenga en cuenta la diferencia entre estas dos frases: _El CEO decidió cerrar las sucursales._ _Se tomó la decisión de cerrar las sucursales._ En la primera frase, sabemos exactamente lo que pasa. El CEO tomó una decisión y esa decisión fue cerrar las sucursales. En la segunda frase, sabemos qué: las sucursales van a cerrar. Pero no sabemos quién: ¿Quién tomó esta decisión? Antes de que se apresure a volver a escribir la segunda frase, debería hacer una pausa y tener en cuenta su propósito al escribirla. Puede ser que los cierres sean la noticia importante y que no quiera llamar la atención sobre el hecho de que el CEO tomó esta decisión. En ese caso, optaría por la segunda versión. Por otro lado, si escribe sobre una serie de decisiones tomadas por su nuevo y audaz CEO, puede optar por la primera versión. La próxima vez que termine un documento con unos minutos libres, pruebe primero estas tres estrategias. Si se acostumbra a usarlos, descubrirá que no necesitará hacer tantas ediciones de última hora en el futuro.