10 tácticas para mantener su reunión por buen camino

Demasiados líderes de reuniones piensan que su trabajo termina cuando comienza la reunión o que se limitan a tomar notas y «policías de la agenda». Pero, como ocurre con casi cualquier proyecto de trabajo, el éxito de una reunión depende del éxito de la comunicación de los líderes. Este artículo describe 10 tácticas de comunicación que pueden ayudar a los líderes y ejecutivos que asistan a las reuniones a garantizar que los puntos críticos se planteen y discutan con la misma eficacia como de manera eficiente, de modo que las reuniones, en última instancia, cumplan su misión.

••• Muchos consejos sobre la eficacia de las reuniones, ya sea que la reunión se celebre en una sala o en un Zoom, ya se conocen bien, entre ellos[inicio y fin puntuales](/2017/03/the-right-way-to-start-a-meeting), [crear agendas eficientes](/webinar/2015/09/design-an-agenda-for-an-effective-meeting), establecer funciones claras y recordar cuando está en silencio. Incluso si no sabe lo básico, una búsqueda rápida en Google lo revelará. Pero algunos de los consejos más valiosos para las reuniones también pueden ser los menos conocidos porque no tienen que ver con la estructura de la reunión, los participantes o incluso la agenda, sino con la forma en que el líder de la reunión se prepara para la reunión y se comunica a lo largo de la misma. Como ocurre con casi cualquier proyecto de trabajo, el éxito de una reunión depende del éxito de la comunicación de los líderes. A continuación se muestran 10 tácticas de comunicación que pueden ayudar tanto a los líderes de reuniones como a los ejecutivos que asistan a las reuniones a garantizar que esas reuniones cumplan su misión. ## 1. Prepare sus puntos, no solo una agenda, con antelación La agenda es una hoja de ruta útil para las reuniones, pero no una herramienta eficaz para transmitir sus puntos clave. Así que, además de crear una agenda, conciba y prepare algunos puntos breves pero valiosos con antelación. Algunas preguntas que debe hacerse y que pueden ayudarlo a desarrollar estos puntos: - «¿Qué ideas quiero plantear en esta reunión?» - «¿Con qué desafíos necesitamos ayuda o necesitamos ayuda?» - «¿Quién se merece elogios o menciones?» - «¿Qué preguntas es lo que más quiero que discuta y considere este grupo?» Lleve estas respuestas a la reunión y compártalas al principio o cuando surjan temas relacionados con la agenda. Recuerde: un tema es una hoja de papel. Un punto es un avión de papel. Puede tener las dos sobre la mesa, pero solo una ofrece su idea. ## 2. Proporcionar **el propósito** Al principio de la reunión, comparta el propósito de la reunión: lo que hay que decidir, revisar o lograr como resultado de la reunión. Evite propósitos vagos como «explorar» o «abordar» un tema. Eso solo promete hablar, no acción ni avance. (Incluso en Zoom, hablar puede resultar barato.) Definir un propósito claro al principio de la reunión ayudará a garantizar que se cumpla (o al menos se compruebe) al final. ## 3. Guía **Sus oyentes** Los líderes suelen (y deberían) iniciar las reuniones con saludos, opiniones e información importante. Si sus comentarios iniciales tratan de varios temas, proporcione una vista previa: «Antes de empezar, me gustaría hablar rápidamente del anuncio de las previsiones de la semana pasada, los resultados de nuestra encuesta interna del DEI y algunos nuevos miembros del equipo que se unirán a nosotros pronto». Utilice también transiciones internas («Lo segundo que quiero sugerir es Y») y afirmaciones de conclusión («Como puede ver, X, Y y Z son fundamentales para nuestro éxito»). Este andamiaje de previsualización, transición o revisión ayuda a su equipo a 1) saber qué esperar, 2) seguirlo y 3) entender sus principales conclusiones. ## **4.** **Ser** Preparado **para escuchar** Para el líder de una reunión, escuchar y aparentar escuchar son valores esenciales, ya que, si bien el diálogo es vital, también querrá que se le vea como alguien que se preocupa y aprecia las contribuciones de sus colegas. Estos son algunos consejos rápidos para escuchar activamente y demostrar que escucha activamente: - Mire siempre de frente a su público e intente mantener contacto visual directo cuando escuche. En una reunión virtual, eso significa mirar a la cámara, no a la red de personas. - Demuestre que escucha asintiendo con la cabeza. Asentir con la cabeza es la forma más eficaz de mostrar apoyo, ya que indica: «Escucho su punto de vista y compro lo que vende». - No utilice el tiempo de escucha como una oportunidad para planificar lo que va a decir a continuación. Malinterpretar una pregunta porque no la ha escuchado adecuadamente puede dañar su credibilidad y su confianza. - Evite interrumpir a los oradores o terminar sus frases. A veces pensamos que estamos afirmando el punto de vista de otra persona al terminar sus frases por ella, pero aunque eso sea técnicamente cierto, seguimos robándole tiempo y apropiándonos de su punto de vista, lo cual es grosero. - Considere la posibilidad de devolver las preguntas al orador antes de ofrecer inmediatamente su punto de vista o de buscar una solución. Por ejemplo: «Quiero asegurarme de que lo oigo bien. Está diciendo que tenemos demasiadas reuniones, especialmente los viernes. ¿Es correcto?» Esta poderosa transmisión del reconocimiento genera confianza y demuestra empatía. - Por último, mantenga la mente abierta y resista las ganas de defenderse. Una reunión tiene que ver con el diálogo, no con el debate, así que céntrese primero en entender la perspectiva de su equipo, no en hacer contraargumentos. ## 5. Preparar **Preguntas** En los diálogos entre los ejecutivos y sus equipos, los líderes pueden impulsar el aprendizaje haciendo preguntas de sondeo. En el _Harvard Business Review_ artículo»[Ser un líder estratégico consiste en hacer las preguntas correctas](/2017/01/being-a-strategic-leader-is-about-asking-the-right-questions)», Lisa Lai sostiene que hacer preguntas estratégicas como «¿Por qué hace el trabajo que hace?» y «¿Cómo es el éxito de nuestro equipo?» puede ayudar a los líderes a animar a sus equipos a pensar de forma más estratégica. Tener preguntas en el bolsillo también puede cubrir los vacíos en las reuniones cuando los asistentes tardan en hacer preguntas o necesitan que alguien más rompa el hielo. Las preguntas sobre liderazgo pueden dividirse en varios tipos: ### Cuestiones estratégicas - «¿Qué espera lograr?» - «¿Cómo podemos aplicar ese enfoque en toda la empresa?» ### Preguntas de reconocimiento - «¿Quién lo ayudó con este proyecto?» - «¿Cómo se le ocurrió la idea?» ### Preguntas útiles - «¿Qué puedo hacer para ayudar?» - «¿Qué recursos necesita para llevar su proyecto al siguiente nivel?» ## 6. Mantener **Resumen de desvíos** A veces, puede que se sienta tentado a dejar su línea de pensamiento para hablar de algo que no esté relacionado, ya sea que la idea se le ocurra de repente o la plantee alguien más en la sala. En un segundo habla de aprovechar las redes sociales y al segundo siguiente habla de sus celebridades favoritas de Instagram. Esta rampa de salida es peligrosa porque, cuando se prolonga un tiempo, pierde un tiempo crítico y otras mentes comienzan a deambular. Si presenta o considera una idea que solo está relacionada tangencialmente o no está relacionada, «entre y salga» rápidamente para que pueda volver a lo que quería decir. ## **7. Sabe** Cuándo **Ha terminado su punto de vista** Algunos oradores tienen una voz molesta en la cabeza que dice: «Aún no lo entienden, ¡siga hablando!» Esta voz interior —que surge de su inseguridad— a menudo se equivoca, así que no confíe en ella. Una vez que haya dejado claro su punto de vista, pare y avance la reunión. Si la gente tiene preguntas, las preguntarán. Este enfoque también garantiza que los demás participantes en la reunión tengan tiempo de hablar. ## **8. Dar** Conciso **Crédito** Siempre es una buena idea que los líderes compartan puntos de elogio, apoyo y aliento con sus equipos, pero el impacto de esos sentimientos disminuye cuanto más tiempo pase. Y así sucesivamente. Y así sucesivamente. Entonces se pone incómodo. Nada mata más un buen punto que divagar, así que mantenga sus agradecimientos estructurados y limitados a 15 segundos o menos. Al mismo tiempo, tenga en cuenta que las dos palabras «gracias» nunca tienen mucho impacto. Indique siempre el «por qué». Un buen modelo para dar crédito o aprecio es: quién lo hizo, qué hizo y qué impacto tuvo en los objetivos de la organización o del equipo. ## 9. Ayuda **Otros se mantienen en el punto** Si, durante la reunión, un miembro del personal hace una presentación formal sin un punto o una propuesta claros, prompt one con suavidad preguntándole cortésmente: «¿Qué recomienda?» o «¿Qué propone que hagamos?» Cuantas más preguntas orientativas haga, más probabilidades habrá de que la persona acabe dándose cuenta de la crucial habilidad de comunicación del liderazgo que consiste en transmitir puntos de vista, no solo en compartir ideas. ## 10. Fin **Con un paso de acción significativo** Mantiene el impulso posterior a la reunión al terminar la reunión con los próximos pasos claros, como quién toma las medidas y cuándo. Ese actor puede ser director, asistente administrativo, comité o incluso usted mismo, pero asegúrese de que es alguien que no solo registre y archive las ideas, sino que las promueva. *** Demasiados líderes de reuniones piensan que su trabajo termina cuando comienza la reunión o que se limitan a tomar notas y «policías de la agenda». Pero un líder es un líder, ya dirija una reunión o un equipo, así que utilice todas las herramientas de comunicación a su disposición para asegurarse de que los puntos críticos se plantean y discuten con la misma eficacia que de manera eficiente.